Public-Private-Community Partnership: Sektor Kearsipan

Ilustrasi buku di rak. Foto: Shutter Stock

Arsip bukan sekadar tumpukan kertas atau file digital yang tersimpan di pojok ruangan. Lebih dari itu, arsip adalah memori kolektif bangsa, bukti perjalanan sejarah, serta sumber informasi yang sangat penting untuk pengambilan keputusan.

Tanpa pengelolaan arsip yang baik, suatu lembaga akan kehilangan jejak masa lalunya, dan bangsa bisa kehilangan bagian dari identitasnya. Selama ini, upaya membangun kearsipan nasional sering dianggap hanya menjadi tanggung jawab pemerintah, padahal tugas besar ini memerlukan keterlibatan semua pihak, termasuk sektor swasta.

Seiring berkembangnya kebutuhan pengelolaan arsip, peran sektor swasta dalam penyediaan layanan kearsipan menjadi semakin signifikan. Kehadiran perusahaan jasa kearsipan swasta diyakini dapat membantu memperkuat ekosistem kearsipan nasional sekaligus mendukung terwujudnya tertib arsip secara menyeluruh.

Mitra Strategis Pemerintah

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, sejatinya telah membuka ruang luas bagi peran serta masyarakat, baik secara individu, komunitas, maupun lembaga swasta, untuk ikut terlibat dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional. Peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan kearsipan sangat penting untuk memperkuat ekosistem kearsipan, tanpa dukungan masyarakat upaya pemerintah untuk mewujudkan tertib arsip nasional akan berjalan lebih lambat dan kurang optimal.

Dalam konteks ini keterlibatan swasta bukan berarti melepaskan tanggung jawab pemerintah. Justru, swasta dapat menjadi mitra strategis dalam mendukung kebijakan kearsipan nasional. Di mana pemerintah tetap berperan sebagai regulator dan pembina, sementara swasta membantu implementasi di lapangan.

Swasta sebagai Penyedia Layanan Jasa Kearsipan

Tidak sedikit lembaga, baik pemerintah maupun swasta, yang masih memiliki keterbatasan dalam mengelola arsip. Sementara pengelolaan arsip yang profesional membutuhkan sumber daya manusia yang kompeten, sarana dan prasarana yang memadai, serta sistem yang sesuai standar.

Tidak semua lembaga atau perusahaan mampu memenuhi kebutuhan tersebut secara mandiri. Oleh karena itu, keterlibatan sektor swasta melalui penyediaan jasa kearsipan menjadi solusi alternatif dan di sinilah peran penyelenggara jasa kearsipan swasta menjadi penting.

Mereka hadir untuk membantu mengelola arsip secara profesional, mulai dari penataan, penyimpanan, hingga pemusnahan sesuai aturan. Dengan dukungan jasa ini, lembaga yang tidak memiliki kapasitas penuh tetap bisa memastikan arsipnya tertata dan terjaga. Setidaknya keterlibatan swasta dalam kearsipan membawa sejumlah manfaat nyata, antara lain:

Penjaminan Mutu Layanan

Dalam hal penjaminan mutu layanan, pemerintah sebagai regulator Kearsipan menjalankan peranan penting untuk menjamin kualitas mutu layanan jasa kearsipan sekaligus mendorong tumbuhnya iklim persaingan yang sehat dalam bidang layanan jasa kearsipan. Tentu saja, ada tantangan yang harus diantisipasi.

Perlu regulasi dan pengawasan agar layanan kearsipan swasta berjalan sesuai standar nasional. Swasta juga diharapkan tidak hanya berorientasi pada keuntungan bisnis, tetapi menaati aturan yang ada dan berkontribusi dalam menjaga memori kolektif bangsa.

Hal ini sebenarnya sudah dilaksanakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai lembaga kearsipan nasional melalui kewenangannya dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Pasal 25 , di mana ANRI dapat melakukan Akreditasi Kearsipan terhadap lembaga penyelenggara jasa kearsipan (LPJK) dalam rangka menjamin mutu layanan dan kualitas yang dihasilkan. Dengan cara ini, layanan kearsipan swasta tetap kompetitif, inovatif, namun tetap sejalan dengan standar nasional kearsipan.

Namun demikian, masih perlu dilakukan optimalisasi kebijakan untuk memastikan penjaminan mutu layanan jasa dapat terlaksana dengan baik sehingga dibutuhkan sinergi dan kolaborasi antar lintas instansi dan stakeholder terkait, guna mewujudkan mutu layanan jasa kearsipan yang sesuai dengan NSPK bidang kearsipan misalnya dengan lembaga yang berwenang mengeluarkan izin usaha melalui Sistem Online Single Submission (OSS) perlu mempersyaratkan pemenuhan akreditasi layanan jasa kearsipan dalam penerbitan NIB (Nomor Induk Berusaha) dan memonitoring kepatuhan pelaksanaannya bersama ANRI.

Ke depan, pembinaan yang berkelanjutan terhadap penyelenggara jasa kearsipan swasta menjadi sangat penting. Dengan begitu, kualitas layanan tetap terjaga, dan kontribusi mereka benar-benar dapat memberi nilai tambah bagi pembangunan kearsipan nasional.

Selain itu diharapkan adanya sinergi lebih kuat antara lembaga kearsipan nasional, pemerintah daerah, dan sektor swasta untuk meningkatkan standarisasi layanan, kompetensi SDM, serta pengawasan kepatuhan terhadap regulasi kearsipan dalam rangka memperkuat peran sektor swasta dalam ekosistem kearsipan nasional. Dengan kolaborasi yang kuat dan terarah, cita-cita mewujudkan kearsipan nasional yang tertib, modern, dan sesuai ketentuan perundang-undangan diyakini bisa lebih cepat tercapai.

Penutup

Membangun kearsipan nasional adalah tugas besar, dibutuhkan kolaborasi antara pemerintah, swasta, dan masyarakat (Public-Private-Community Partnership). Kolaborasi ini menekankan bahwa pembangunan kearsipan nasional tidak bisa hanya mengandalkan salah satu pihak saja, melainkan membutuhkan sinergi dan peran aktif dari ketiga pilar tersebut.

Pemerintah, swasta, dan masyarakat harus bergandengan tangan seiring sejalan. Pemerintah menjamin mutu, swasta menyediakan layanan, masyarakat ikut mengawasi dan memanfaatkan. Dengan peran strategis yang dimiliki swasta, terutama dalam hal inovasi dan layanan profesional, kearsipan Indonesia dapat berkembang menjadi lebih tertib, modern, dan berkelanjutan.

Arsip yang terkelola dengan baik bukan hanya menyelamatkan memori bangsa, tetapi juga menjadi fondasi kokoh bagi perencanaan masa depan. Karena itu, sudah saatnya peran swasta dalam kearsipan dipandang bukan sekadar pelengkap, melainkan mitra strategis dalam membangun memori kolektif bangsa.