SKP Lima Langkah bagi Pejabat Administrasi

Tahapan penyusunan rencana SKP dibedakan menjadi dua tahap, yaitu tahapan pertama adalah penyusunan rencana SKP pejabat pimpinan tinggi dan pimpinan unit kerja mandiri. Dan berikutnya tahapan penyusunan rencana SKP pejabat administrasi dan pejabat fungsional.

Dalam artikel sebelumnya, saya sudah menjelaskan tahapan pertama. Tahapan pertama ini wajib dilalui sebelum melakukan tahapan yang kedua. Tahapan kedua adalah penyusunan rencana SKP pejabat administrasi dan pejabat fungsional. Pada artikel ini saya hanya menjelaskan penyusunan rencana SKP pejabat administrasi dengan model dasar melalui 5 langkah dibawah ini.

Langkah pertama, melihat gambaran keseluruhan organisasi pada perjanjian kinerja memperhatikan Rencana Strategis (Renstra) dan Rencana Kerja Tahunan (RKT) unit kerja, dan instansi

Tahap ini sama persis dengan tahapan penyusunan Rencana SKP pejabat pimpinan tinggi atau pimpinan unit kerja mandiri, yang telah dijelaskan di artikel sebelumnya. Untuk menggambarkan tahapan ini, coba cek kembali pohon kinerja yang ada di instansi/unit kerja anda.

Contoh pohon kinerja (Sumber : data diolah sendiri)

Kalau di tempat kerja saya, pohon kinerjanya tidak menyajikan sasaran program, sasaran kegiatan, maupun sasaran sub-kegiatan. Namun dalam Permenpan 8 tahun 2021 terdapat contoh pohon kinerja yang menyajikan cascading-nya berupa sasaran beserta indikatornya secara berjenjang. Coba amati lagi contoh pohon kinerjanya. Jika memang berbeda, sepertinya pohon kinerja unit kerja anda, perlu direvisi, termasuk pohon kinerja unit kerja tempat saya bertugas.

Langkah kedua, membagi peran koordinator/ ketua dan anggota tim Kerja/ kelompok kerja sesuai matriks pembagian peran dan hasil

Permenpan RB ini sudah menyebutkan istilah koordinator/ ketua dan anggota tim Kerja/ kelompok kerja. Istilah itu sangat asing bagi PNS yang bekerja di instansi daerah. Jika penyederhanaan organisasi nanti dilaksanakan, istilah itu akan lebih familier bagi PNS yang bekerja di instansi daerah. Saya sendiri kurang paham mengenai istilah tersebut. Sepertinya istilah itu menggantikan peran pejabat administrator atau pejabat pengawas yang hilang karena penyederhanaan organisasi.

Matrik pembagian peran dan hasil ini, sangat diperlukan dalam membagi peran ke seluruh pegawai. Pembagian peran dan hasil ini dapat menggunakan metode direct cascading atau non-direct cascading.

Metode direct cascading tepat digunakan untuk Instansi Pemerintah yang memiliki deskripsi sasaran dan indikator kinerja unit kerja yang jelas dan dapat dibagi berdasarkan aspek, wilayah, dan/atau beban target kuantitatif. Sedangkan metode non-direct cascading paling tepat digunakan untuk Instansi Pemerintah yang belum memiliki deskripsi sasaran dan indikator kinerja unit kerja yang jelas sehingga memerlukan strategi-strategi untuk mencapainya dengan menggunakan pendekatan layanan dan/atau pendekatan output antara (output milestone).

langkah untuk membuat matriks pembagian peran dan hasil ada lima langkah. Pertama, tuliskan peran koordinator/ ketua tim kerja/kelompok kerja di baris paling atas tabel. Kedua, daftar setiap anggota tim kerja atau setiap pekerjaan posisikan ke bawah kolom kiri matriks. Ketiga, untuk setiap sel tabel, ajukan pertanyaan ini: apa yang harus dihasilkan atau dilakukan oleh anggota tim (misalkan: menyelesaikan apa untuk mendukung suatu produk atau layanan).

Selanjutnya langkah keempat, cantumkan peran pegawai sesuai langkah tiga (menggunakan bahasa pencapaian / hasil bukan aktivitas) pada sel yang tepat. Dan terakhir langkah kelima, produk atau layanan yang dihasilkan setiap pegawai adalah rencana Kinerja yang akan dituliskan dalam Format Rencana SKP.

Contoh matrik pembagian peran dan hasil (Sumber : data diolah sendiri)

Langkah ketiga, menentukan rencana kinerja pada format rencana SKP

Menentukan rencana kinerja merupakan langkah awal dalam menyusun Format Rencana SKP. Rencana kinerja dalam format SKP terdiri dari kinerja utama dan kinerja tambahan. Kinerja utama terdiri dari : strategi untuk merealisasikan rencana kinerja atasan langsung sesuai metode direct cascading atau non direct cascading yang tercantum dalam matriks pembagian peran dan hasil pada tahap 2 (dua); dan direktif dari pimpinan unit kerja untuk mendukung pencapaian sasaran di tingkat unit kerja dan organisasi bagi pejabat fungsional. Kinerja utama wajib ada dalam SKP pejabat administrasi mapun pejabat fungsional.

Sedangkan kinerja tambahan dapat berupa development commitment dan community involvement. Pengertian kedua istilah tersebut telah saya sampaikan dalam artikel sebelumnya.

Contoh rencana kinerja pejabat administrator (Sumber : data diolah sendiri)

Contoh rencana kinerja pejabat pengawas (Sumber : data diolah sendiri)

Contoh rencana kinerja pelaksana (Sumber : data diolah sendiri)

Pada tahap ini juga, pejabat yang akan menyusun SKP, harus bisa menentukan kualitas dan tingkat kendali kinerja utama. Kualitas dan tingkat kendali kinerja utama terdiri dari : outcome; output dengan tingkat kendali rendah; output dengan tingkat kendali sedang; atau output dengan tingkat kendali tinggi.

Langkah keempat, menentukan aspek indikator dan indikator kinerja individu pada Format Rencana SKP

Sebelum menentukan indikator kinerja individu (IKI) setiap rencana kerja, terlebih dahulu menentukan aspek indikator yang tepat untuk mengukur rencana kerja. Aspek indikator bagi pejabat administrasi dan pejabat fungsional meliputi : kuantitas, kualitas, waktu biaya. Jika rencana kerja ingin mengukur jumlah/ banyaknya keluaran (output) dan/atau manfaat (outcome) yang harus ada dalam setiap target kinerja, maka aspek indikatornya adalah kuantitas.

Jika rencana kerja ingin mengukur mutu keluaran dan/atau mutu manfaat dan tidak selalu harus ada dalam target kinerja, maka aspek indikatornya adalah kualitas. Jika rencana kerja ingin mengukur Standar waktu yang digunakan untuk menyelesaikan kegiatan dan tidak selalu harus ada dalam target kinerja, maka aspek indikatornya adalah waktu.

Dan jika rencana kerja ingin mengukur dana yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan dan tidak selalu harus ada dalam target kinerja, maka aspek indikatornya adalah biaya. Setelah menetapkan aspek indikator yang tepat untuk mengukur rencana Kinerja, selanjutnya adalah mengembangkan indikator kinerja individu (IKI).

Contoh cara menentukan aspek indikator dan indikator kinerja individu bagi pejabat administrator (Sumber : data diolah sendiri)

Contoh cara menentukan aspek indikator dan indikator kinerja individu bagi pejabat pengawas (Sumber : data diolah sendiri)

Contoh cara menentukan aspek indikator dan indikator kinerja individu bagi pelaksana (Sumber : data diolah sendiri)

Untuk mempermudah menentukan indikator bisa menggunakan piramida indikator kinerja . Piramida indikator kinerja dibawah ini menunjukkan jenis indikator yang mencerminkan tingkatan yang berbeda dalam organisasi.

Piramida indikator kinerja (Sumber : Permenpan RB Nomor 8 Tahun 2021)

Langkah kelima, menetapkan target pada format rencana SKP

Menetapkan target adalah tahap terakhir menyusun rencana kerja SKP bagi pejabat administrasi model dasar. Target kinerja adalah hasil kerja yang diharapkan akan dicapai dari setiap pelaksanaan rencana kinerja dan disepakati oleh pejabat penilai kinerja dan pegawai yang bersangkutan.

Contoh rencana SKP pejabat administrator (Sumber : data diolah sendiri)

Contoh rencana SKP pejabat pengawas (Sumber : data diolah sendiri)

Contoh rencana SKP pelaksana (Sumber : data diolah sendiri)

Demikianlah lima langkah cara menyusun rencana SKP administrator, pengawas, dan pelaksana. Agar memudahkan, cara ini dilengkapi dengan gambar simulasi. Selamat mencoba!.

Baca artikel jajang jaenudin yang lain