2 Contoh Invoice Tagihan dan Pengertiannya
Menyajikan beragam informasi terbaru, terkini dan mengedukasi.
·waktu baca 7 menit
Tulisan dari Kabar Harian tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarContoh invoice tagihan perlu diketahui staf admin setiap perusahaan. Invoice menjadi salah satu dokumen yang penting dalam proses jual dan beli barang.
Setiap transaksi yang terjadi, perlu dibuatkan invoice. Hal ini bertujuan supaya penyusunan laporan keuangan dapat dilakukan dengan mudah dan benar.
Format invoice yang digunakan, biasanya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan masing-masing. Lantas, seperti apa bentuk dari invoice tagihan pembayaran?
Daftar isi
Daftar isi
Daftar isi
Pengertian Invoice
Sebelum mengetahui contoh invoice tagihan, tidak ada salahnya jika mengetahui pengertian invoice terlebih dahulu. Inilah pengertian invoice berdasarkan buku yang berjudul Mengenal Operasional Perbankan 2, yang ditulis oleh Ikatan Bankir Indonesia (2015:35).
Dokumen komersial perdagangan yang utama adalah invoice yang berfungsi sebagai perwujudan transaksi jual beli antar eksportir dan importir. Berdasarkan invoice dapat diketahui berapa harga yang harus dibayar oleh importir dan apa jenis barang serta berapa jumlah barang yang harus diserahkan oleh eksportir.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invoice adalah daftar barang yang akan dikirimkan, yang dilampiri rincian nama, jumlah dan harga yang harus dibayar oleh pembeli (pesanan).
Biasanya tiga salinan invoice atau faktur dibuat. Satu halaman digunakan untuk pembeli atau pelanggan untuk membayar invoice, satu halaman digunakan untuk arsip departemen penjualan, dan satu halaman digunakan untuk laporan departemen keuangan.
Namun belum ada aturan yang jelas mengenai pembuatan invoice. Dengan mengirimkan invoice kepada pelanggan, perusahaan mengakui bahwa pelanggan mempunyai kewajiban yang harus dibayarkan kepada perusahaan pembuat invoice.
1. Invoice Tagihan
Invoice tagihan merupakan dokumen transaksi pembayaran yang berbentuk faktur. Dalam transaksi penjualan, penjual menerbitkan faktur atau invoice tagihan kepada pembeli.
Invoice tagihan berisi informasi tentang transaksi yang berhasil diselesaikan. Beberapa komponen yang selalu menjadi bagian dari invoice tagihan adalah sebagai berikut:
Nama penjual yang melakukan penjualan barang
Nama pembeli yang melakukan pembelian barang
Nama barang yang dijual
Harga barang per unit atau per item sesuai dengan perjanjian
Jumlah barang yang dibeli.
Jumlah total yang harus dibayar oleh pembeli atau konsumen
Informasi yang terdapat dalam invoice tagihan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perdagangan perusahaan masing-masing.
Invoice tagihan yang diberikan oleh satu perusahaan mungkin berisi informasi yang berbeda dengan invoice yang diberikan oleh perusahaan lain. Tidak jarang invoice tagihan mencantumkan metode pembayaran dan rincian lainnya yang diperlukan oleh pihak terkait di dalam perusahaan.
Jenis-Jenis Invoice
Berdasarkan buku yang berjudul Mengenal Operasional Perbankan 2, yang ditulis oleh Ikatan Bankir Indonesia (2015:36), secara umum, sesuai dengan kegunaannya invoice dibedakan menjadi tiga jenis, yakni sebagai berikut.
1. Proforma Invoice
Sesuai dengan namanya, proforma invoice adalah suatu bentuk invoice yang sifatnya belum final, hanya berupa penawaran dari penjual kepada pembeli yang potensial. Tujuan dikeluarkannya proforma invoice adalah sebagai tawaran (offer) dari penjual kepada pembeli untuk menempatkan order yang pasti.
Apabila pembeli setuju dengan syarat-syarat jual beli yang diajukan dalam proforma invoice, maka akan dikeluarkan sales contract yang pasti disertai dengan commercial invoice yang bersifat final.
2. Commercial Invoice
Commercial Invoice yang terkadang disebut dengan "invoice" merupakan nota perincian tentang keterangan barang-barang yang dijual dan harga dari barang-barang tersebut. Commercial Invoice ini dibuat oleh penjual atau seller dan ditujukan kepada pembeli atau buyer.
3. Consular Invoice
Invoice jenis ini adalah invoice yang secara khusus diterbitkan oleh instansi resmi kedutaan atau konsuler suatu negara. Dalam beberapa negara, invoice tetap diterbitkan oleh eksportir, namun harus ditandasahkan oleh konsuler perdagangan di negara eksportir.
Tujuan utama penerbitan consular invoice adalah untuk memeriksa harga jual dibandingkan dengan harga pasar yang sedang berlaku dan untuk memastikan bahwa tidak terjadi "dumping" terhadap barang yang ditransaksikan.
Fungsi Invoice
Berikut adalah beberapa fungsi invoice berdasarkan laman journal.uinsgd.ac.id.
Fungsi dari faktur atau invoice secara umum adalah sebagai dokumen bukti penagihan terhadap transaksi yang dilakukan oleh customer. Berikut ini merupakan beberapa fungsi atau kegunaan invoice secara lengkap, di antaranya:
Untuk menyimpan arsip keuangan atau catatan penjualan. Dalam invoice memuat data-data seperti waktu transaksi, identitas penagih, daftar produk atau jasa, jumlah pajak, jumlah tagihan, serta identitas pembeli.
Invoice digunakan sebagai informasi besarnya tagihan dan termin pembayaran yang harus dibayarkan oleh pelanggan.
Sebagai sumber rujukan yang sah apabila barang atau jasa yang tercantum dalam invoice akan dijual kembali kepada pihak lain.
Invoice digunakan sebagai rujukan yang valid ketika menambahkan transaksi ke pembukuan keuangan.
Pada fenomena tertentu, invoice dapat digunakan sebagai rujukan yang valid f sebagai tanda terima barang atau jasa dan faktur pajak.
Sebagai rujukan yang valid apabila kemungkinan terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan total tagihan yang tertulis.
Invoice digunakan untuk menangani kepastian hukum bagi penjual dan pembeli.
Invoice dapat digunakan sebagai alat untuk menganalisis bisnis dengan cara melihat pola pembelian yang diminati oleh para customer. Sehingga perusahaan dapat menyiapkan strategi bisnis yang baru untuk masa yang akan datang.
Komponen Penyusun Invoice
Adapun komponen yang diperlukan untuk menyusun invoice berdasarkan buku yang berjudul Buku Pintar Pengurusan Perizinan & Dokumen yang ditulis oleh Henry S. Siswosoediro, adalah sebagai berikut.
1. Nama dan Alamat Penerbit Invoice
Data pihak yang membuat invoice tentu merupakan komponen yang wajib tertera dalam dokumen tersebut. Pastikan invoice mencantumkan nama dan alamat pihak penyedia barang atau jasa.
2. Nomor Resmi dan Tanggal
Setiap invoice yang dibuat perlu disertai nomor unik yang dipakai untuk mengurutkan tagihan satu dengan tagihan yang lainnya. Tanggal juga harus ditulis dalam invoice.
Beberapa jenis tanggal yang ada di invoice yakni tanggal dikeluarkannya invoice, tanggal pembelian produk atau penggunaan jasa, dan tanggal pembayaran maksimal. Ini akan mempermudah proses verifikasi apabila dibutuhkan di kemudian hari.
3. Identitas Pembeli
Selain identitas penjual, data yang harus terdapat dalam invoice yakni identitas pembeli. Identitas tersebut dapat berupa nama perorangan atau instansi pembeli dan detail kontak yang dimiliki.
4. Detail Barang atau Jasa
Deskripsi barang atau jasa juga harus tertulis sebagai bukti bahwa pembayaran yang dilakukan benar atas barang atau jasa yang dimaksud.
Apabila tidak ada detail produk atau layanan, maka informasi yang disajikan menjadi kurang lengkap. Jika terjadi sebuah masalah tentu akan sulit untuk memverifikasi dengan invoice tersebut.
5. Harga Satuan dan Harga Total
Harga per unit produk sebenarnya tidak harus ada. Akan tetapi, akan lebih bagus jika hal tersebut tertulis untuk memperjelas berapa unit produk yang dibeli dan harga satuannya. Di akhir, tuliskan juga biaya total yang harus dibayar pelanggan.
6. Ketentuan Pembayaran
Ketentuan pembayaran ini berisi tentang metode pembayaran, kapan pembayaran harus dilakukan, rincian tentang keterlambatan pembayaran, dan yang lainnya.
Hal yang Harus Diperhatikan
Berdasarkan buku yang berjudul Buku Pintar Pengurusan Perizinan & Dokumen oleh Henry S. Siswosoediro, halaman 92, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan invoice.
Nama dan alamat pembeli sesuai dengan yang ada dalam L/C.
Invoice harus ditandatangan asli dan bukan tanda tangan stempel.
Dalam invoice harus disebutkan nama kapal, tanggal pengapalan, tanggal B/L, nomor dan tanggal L/C, serta issuing bank L/C.
Jika dalam L/C mempersyaratkan partial shipment permited, nilai invoice harus proporsional dengan jumlah barang yang dikirim.
Jika L/C mempersyaratkan invoice dilegalisasi oleh pihak lain, invoice tersebut harus dilegalisasi oleh pihak yang diminta oleh L/C.
Perincian jenis, kualitas barang tertera dalam invoice harus persis sama dengan yang diminta dalam L/C.
Nama dan alamat eksportir sesuai dengan nama yang tercantum dalam L/C.
Invoice harus menyebutkan syarat pengapalan.
Contoh Invoice Tagihan
Seperti yang sudah dijelaskan di atas, invoice merupakan faktur tagihan yang dibuat atau dikeluarkan oleh perusahaan penjual untuk diberikan kepada pembeli atau konsumen. Berikut merupakan contoh invoice tagihan yang bisa dijadikan sebagai referensi.
Contoh 1
Contoh ini diambil dari buku yang berjudul The Guide Book of Sop Pedoman Lengkap dan Praktis untuk Mengelola Usaha, Fajar Nur'aini D. F., (2019:114).
Contoh 2
Contoh ini diambil dari laman resmi PT Sinar Mas Agro Resources and Technology, smart-tbk.com.
Baca juga: Contoh Tinjauan Pustaka dan Cara Menyusun dengan Tepat
Itulah ulasan tentang contoh invoice tagihan lengkap dengan pengertian, jenis-jenis, fungsi, hingga cara membuat invoice,yang dapat bermanfaat untuk para admin penjualan yang sedang mencari informasi tersebut.(adm)