3 Contoh Surat Undangan Rapat dan Cara Menyusunnya
Menyajikan beragam informasi terbaru, terkini dan mengedukasi.
·waktu baca 2 menit
Tulisan dari Kabar Harian tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarContoh surat undangan rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi dan formal. Surat ini digunakan untuk mengundang pihak tertentu agar hadir dalam suatu pertemuan.
Surat ini biasa digunakan oleh sekolah, organisasi, instansi pemerintah, dan perusahaan. Supaya lebih mudah dalam praktiknya, terdapat cara menyusun surat ini dan contohnya yang harus dipahami.
Cara Menyusun Surat Undangan Rapat
Menyusun surat undangan rapat harus mengikuti format secara resmi agar terlihat profesional dan mudah dipahami.
1. Kop Surat
Cantumkan nama instansi, alamat, dan logo sebagai identitas lembaga penyelenggara yang mengundang rapat.
2. Nomor, Lampiran, dan Perihal
Tuliskan nomor surat, lampiran, dan perihal yang dimaksud seperti “Undangan Rapat Guru” atau “Rapat Bulanan.”
3. Alamat Tujuan
Tuliskan penerima surat yang dituju, misalnya “Yth. Bapak/Ibu Guru SMP Harapan Bangsa.”
4. Pembuka Surat
Gunakanlah kalimat yang sopan untuk menyampaikan maksud surat, misalnya “Dengan hormat, kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam rapat yang akan diselenggarakan pada…”
5. Isi Surat
Jelaskan keterangan waktu, tanggal, tempat, dan agenda rapat secara lengkap pada isi surat.
6. Penutup dan Tanda Tangan
Tutup surat dengan ucapan terima kasih, tanda tangan, nama, serta jabatan lengkap pengirim.
Contoh Surat Undangan Rapat
Di bawah ini terdapat beberapa contoh surat undangan rapat yang bisa dijadikan acuan sebelum melaksanakan rapat, yang dikutip dari smahangtuah1sby.sch.id.
1. Surat Undangan Rapat Sekolah
Nomor: 132/SMPHB/XI/2025
Hal: Undangan Rapat Guru
Kepada Yth. Bapak/Ibu Dewan Guru
Kami mengundang Bapak/Ibu hadir pada rapat persiapan ujian akhir semester:
Hari/Tanggal: Senin, 14 November 2025
Waktu: 09.30 WIB
Tempat: Ruang Rapat Guru
Agenda: Pembagian tugas pengawas ujian.
Kepala Sekolah,
(Drs. Bambang Subakti)
2. Surat Undangan Rapat Organisasi
Nomor: 056/ORG/XI/2025
Hal: Rapat Evaluasi
Diharapkan anggota hadir pada:
Hari/Tanggal: Jumat, 18 November 2025
Waktu: 19.30 WIB
Tempat: Balai Desa Cendana
Agenda: Rencana kegiatan sosial akhir tahun.
3. Surat Undangan Rapat Perusahaan
Nomor: 142/PT.MN/XI/2025
Hal: Evaluasi Kinerja
Hari/Tanggal: Rabu, 12 November 2025
Waktu: 10.00 WIB
Tempat: Ruang Meeting Utama
Dengan memahami format dan contoh surat undangan rapat di atas, surat formal ini dapat disusun secara resmi, efektif, dan profesional sesuai kebutuhan lembaga atau organisasi. (Aya)
Baca juga: Contoh Proposal Hari Pahlawan untuk Kegiatan Sekolah