4 Contoh Surat Pernyataan beserta Format dan Cara Menulisnya

Ilustrasi Contoh Surat Pernyataan. Unsplash/Unseen Studio

Contoh surat pernyataan merupakan salah satu dokumen penting yang sering dibutuhkan dalam berbagai keperluan, baik untuk keperluan resmi maupun pribadi.

Surat ini berfungsi sebagai pernyataan tertulis yang menyatakan kesanggupan, persetujuan, atau konfirmasi terhadap suatu hal.

Apa itu Surat Pernyataan?

Ilustrasi Contoh Surat Pernyataan. Unsplash/Cathryn Lavery

Berdasarkan laman kemenkumham.go.id, surat pernyataan adalah suatu dokumen yang dibuat untuk menyatakan suatu hal secara tertulis, yang umumnya bersifat mengikat dan resmi.

Surat ini biasanya digunakan untuk menegaskan komitmen, pengakuan, atau kondisi tertentu dari penulis surat kepada pihak yang berkepentingan.

Beberapa contoh penggunaan surat pernyataan antara lain:

Fungsi Surat Pernyataan

Ilustrasi Contoh Surat Pernyataan. Unsplash/Thought Catalog

Ada beberapa fungsi surat pernyataan yang dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Sebagai Bukti Tertulis

Surat pernyataan berfungsi sebagai bukti tertulis yang mengikat. Pihak yang menulis surat ini dapat dipertanggungjawabkan atas isi surat tersebut.

2. Untuk Kepentingan Resmi

Surat pernyataan biasanya digunakan dalam situasi resmi, seperti perjanjian kerja, utang-piutang, atau pengesahan dokumen.

3. Memastikan Keabsahan Suatu Pernyataan

Surat pernyataan membantu memastikan bahwa suatu pernyataan atau pengakuan dilakukan secara resmi dan dapat diverifikasi.

Format Surat Pernyataan

Ilustrasi Contoh Surat Pernyataan. Unsplash/Nick Morrison

Sebelum membahas contoh surat pernyataan dan cara menulisnya, penting untuk memahami format yang benar.

Surat pernyataan memiliki struktur yang cukup baku dan harus memuat elemen-elemen tertentu agar dapat dianggap sah. Berikut adalah format umum surat pernyataan:

1. Kop Surat (Jika Diperlukan)

Untuk surat pernyataan resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau perusahaan, kop surat dapat digunakan. Kop surat berfungsi sebagai tanda bahwa surat tersebut dikeluarkan secara resmi oleh pihak tertentu.

2. Judul Surat

Judul surat harus jelas dan mencerminkan isi surat tersebut. Contoh judul surat pernyataan antara lain:

3. Identitas Penulis

Bagian ini harus mencantumkan identitas lengkap penulis surat. Biasanya meliputi nama lengkap, alamat, nomor identitas (KTP/SIM), serta keterangan lain yang diperlukan.

4. Isi Surat

Isi surat harus mencakup pernyataan yang jelas, singkat, dan padat mengenai hal yang ingin dinyatakan. Pastikan menggunakan bahasa formal dan langsung ke pokok permasalahan.

5. Tanda Tangan dan Nama Terang

Surat pernyataan harus ditandatangani oleh penulis sebagai bukti bahwa ia bertanggung jawab atas isi pernyataan tersebut.

Tanda tangan biasanya dilengkapi dengan nama terang dan terkadang juga memerlukan materai untuk pengesahan lebih lanjut.

6. Tanggal dan Tempat Penulisan

Sebaiknya sertakan tanggal dan tempat penulisan surat sebagai informasi tambahan yang berguna, terutama dalam hal verifikasi di kemudian hari.

Langkah-langkah Menulis Surat Pernyataan

Ilustrasi Contoh Surat Pernyataan. Unsplash/Kaitlyn Baker

Berikut langkah-langkah menulis surat pernyataan:

1. Tentukan Jenis Surat Pernyataan

Langkah pertama dalam menulis surat pernyataan adalah menentukan jenis surat yang akan ditulis.

Apakah itu surat pernyataan keaslian, surat pernyataan kesanggupan, atau yang lainnya? Setiap jenis surat pernyataan memiliki perbedaan kecil dalam cara penyampaian isinya, jadi pastikan untuk memahami konteks surat sebelum menulis.

2. Cantumkan Identitas Lengkap

Setelah menentukan jenis surat, mulailah dengan mencantumkan identitas diri. Tuliskan nama lengkap, nomor identitas (seperti KTP atau SIM), alamat lengkap, dan kontak yang dapat dihubungi jika diperlukan.

Jika surat pernyataan terkait dengan pekerjaan atau institusi, sertakan informasi tambahan seperti jabatan atau nomor pegawai.

Contoh:

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Hudan Ahmad

NIK : 1234567890

Alamat : Jl. Sudirman No. 10, Jakarta

Pekerjaan : Karyawan Swasta

3. Tulis Isi Pernyataan dengan Jelas

Pada bagian ini, jelaskan dengan detail pernyataan yang ingin disampaikan. Misalnya, jika surat tersebut merupakan surat pernyataan kesanggupan untuk menjalankan tugas tertentu, sampaikan dengan jelas apa tugasnya dan bagaimana Anda akan melaksanakannya.

Contoh:

Dengan ini saya menyatakan bahwa saya siap bertanggung jawab penuh atas proyek pengembangan aplikasi yang akan dimulai pada tanggal 1 Oktober 2024.

Saya juga menyanggupi untuk menyelesaikan proyek ini sesuai dengan waktu yang telah disepakati.

4. Sertakan Tanda Tangan

Setelah menulis isi surat, sertakan tanda tangan sebagai bukti bahwa yeng bersangkutan telah membaca dan memahami isi surat tersebut. Jika diperlukan, surat ini juga dapat ditempelkan materai sebagai tanda legalitas.

Contoh:

Jakarta, 25 September 2024

Hudan Ahmad

(Tanda tangan)

Tip Menulis Surat Pernyataan yang Baik

Ilustrasi Contoh Surat Pernyataan. Unsplash/Aaron Burden

Beberapa tips menulis surat pernyataan agar terlihat profesional sebagai berikut:

1. Gunakan Bahasa Formal dan Jelas

Mengingat surat pernyataan adalah dokumen resmi, gunakan bahasa yang formal dan lugas. Hindari penggunaan kata-kata yang ambigu atau dapat menimbulkan kesalahpahaman.

2. Jangan Lupa Periksa Kembali

Setelah menulis surat, periksa kembali untuk memastikan tidak ada kesalahan pengetikan atau kesalahan informasi yang tercantum. Hal ini penting agar surat pernyataan dapat diterima tanpa adanya revisi.

3. Cantumkan Informasi yang Relevan

Hanya sertakan informasi yang relevan dengan pernyataan Anda. Terlalu banyak informasi yang tidak terkait dapat mengaburkan maksud dari surat tersebut.

Contoh Surat Pernyataan

Ilustrasi Contoh Surat Pernyataan. Unsplash/Andrew Neel

Setelah memahami materi di atas, inilah contoh surat pernyataan yang dapat dijadikan referensi pembaca:

Contoh 1: Surat Pernyataan Kesanggupan

SURAT PERNYATAAN KESANGGUPAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Indah Susanti

NIK : 9876543210

Alamat : Jl. Maju Jaya No. 20, Bandung

Dengan ini menyatakan bahwa saya sanggup untuk menyelesaikan seluruh tugas yang diberikan oleh perusahaan PT. Maju Sukses, terhitung sejak tanggal 1 Oktober 2024 hingga 31 Desember 2024. Saya juga menyatakan siap menerima segala konsekuensi jika terjadi pelanggaran terhadap pernyataan ini.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan penuh kesadaran tanpa adanya paksaan dari pihak manapun.

Bandung, 25 September 2024

Indah Susanti

(Tanda tangan)

Contoh 2: Surat Pernyataan Keaslian Dokumen

SURAT PERNYATAAN KEASLIAN DOKUMEN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Ahmad Zulkarnain

NIK : 4567890123

Alamat : Jl. Pelita No. 3, Surabaya

Dengan ini menyatakan bahwa seluruh dokumen yang saya lampirkan dalam proses pendaftaran kerja di PT. Cemerlang adalah benar dan asli. Saya bersedia menerima segala sanksi jika di kemudian hari terbukti bahwa dokumen yang saya berikan tidak sesuai dengan yang sebenarnya.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya.

Surabaya, 25 September 2024

Ahmad Zulkarnain

(Tanda tangan)

Contoh 3: Surat Pernyataan Tidak Terlibat Kasus Pidana

SURAT PERNYATAAN TIDAK TERLIBAT KASUS PIDANA

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Budi Santoso

NIK : 1357924680

Alamat : Jl. Merdeka No. 15, Semarang

Dengan ini menyatakan dengan sebenarnya bahwa hingga saat surat ini dibuat, saya tidak pernah terlibat dalam kasus pidana apapun, baik sebagai pelaku, tersangka, ataupun saksi. Saya bersedia untuk memberikan keterangan lebih lanjut dan menerima segala konsekuensi hukum jika di kemudian hari pernyataan ini terbukti tidak benar.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya dan penuh kesadaran tanpa adanya tekanan dari pihak manapun, untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya.

Semarang, 25 September 2024

Budi Santoso

(Tanda tangan)

Contoh 4: Surat Pernyataan Pengunduran Diri

SURAT PERNYATAAN PENGUNDURAN DIRI

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Ikbar Firdaus

NIK : 1122334455

Alamat : Jl. Melati No. 22, Yogyakarta

Jabatan : Supervisor Pemasaran

Perusahaan : PT. Sukses Makmur

Dengan ini menyatakan bahwa saya, Rina Amalia, secara resmi mengajukan pengunduran diri dari posisi Supervisor Pemasaran di PT. Sukses Makmur, efektif per tanggal 30 September 2024. Pengunduran diri ini dilakukan atas kehendak pribadi tanpa paksaan dari pihak manapun.

Saya berterima kasih atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya selama bekerja di PT. Sukses Makmur, dan saya bersedia membantu proses transisi selama masa pemberitahuan sesuai dengan ketentuan perusahaan.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya.

Yogyakarta, 25 September 2024

Ikbar Firdaus

(Tanda tangan)

Baca juga: Syarat Buat Akta Kelahiran dan Prosesnya

Itulah cara menulis surat pernyataan yang benar berserta contohnya. Semoga bermanfaat. (Andi)