Aturan Penulisan Kode Nomor Surat Dinas Kantor yang Benar

Ilustrasi Aturan Penulisan Kode Nomor Surat Dinas Kantor. Pexels/Marc Mueller

Aturan penulisan kode nomor surat dinas kan mempunyai fungsi yang sangat penting. Aturan tersebut tidak hanya membantu instansi dalam mengetahui jumlah surat keluar.

Namun, juga bisa melakukan pengelompokan surat sesuai dengan kategori tertentu. Dengan demikian, sistem administrasi kantor menjadi lebih rapi dan tertata.

Perlu diketahui, kode pada nomor surat dari setiap instansi atau lembaga pembuat surat akan berbeda-beda dan kode yang dibuat juga mempunyai kategori masing-masing sesuai dengan jenis surat yang dibuat.

Mengenal Surat Dinas

Ilustrasi Penulisan Surat Dinas Kantor. Pexels/Rodeo Software

Dikutip dari buku Mahir Membuat Surat Dinas dalam Sekejap, Indri Saraswati, (11), surat dinas adalah segala bentuk surat resmi yang digunakan dalam hubungannya dengan kegiatan-kegiatan kedinasan (lembaga atau instansi pemerintah).

Surat ini juga harus menggunakan format baku dan dengan bahasa Indonesia yang baik dan benar, serta menggunakan bentuk-bentuk ejaan yang disempurnakan. Pembuatan surat dinas memerlukan pemahaman mengenai bentuk surat itu sendiri.

Sebuah surat dinas memiliki kegunaan antara lain sebagai dokumen tertulis yang resmi yang dapat menjadi dasar sebuah kebijakan, ketentuan atau kegiatan dan juga sebagai arsip tertulis yang disimpan sebagai pengingat jika suatu hari nanti dibutuhkan.

Ada beberapa jenis surat dinas, antara lain, surat pemberitahuan, surat keterangan, surat permohonan, memo, nota dinas, dan lain sebagainya.

Sebagai contoh, surat permohonan berisi permintaan akan sesuatu atau kesediaan dari pihak lain misalnya surat permohonan izin, surat permohonan bantuan, surat permohonan pindah tugas, dan lain-lain.

Fungsi Surat Dinas

Ilustrasi Fungsi Surat Dinas. Pexels/CoWomen

Secara umum, surat dinas berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi yang bersifat resmi atau formal. Akan tetapi, secara khusus, surat dinas berfungsi sebagai berikut:

Secara lebih spesifik, berikut beberapa fungsi surat dinas:

1. Sebagai Bukti Hitam di Atas Putih

Dalam sebuah perjanjian, bukti hitam di atas putih ini sangat penting, terutama untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan. Misalnya, terjadinya sengketa dan perselisihan.

Maka, adanya surat tersebut dapat menjadi bukti hitam di atas putih untuk mengantisipasi hal-hal yang bisa merugikan di kemudian hari.

2. Sebagai Pengingat

Surat dinas dapat digunakan sebagai fungsi kearsipan. Keberadaan surat ini memiliki peran penting untuk mendata semua kebijakan dan keputusan yang telah dibuat sebelumnya.

Dengan adanya surat ini, diharapkan kebijakan dan keputusan yang sudah pernah diambil dapat diidentifikasi secara baik, sehingga bisa mempermudah urusan-urusan kedinasan di kemudian hari.

3. Sebagai Bukti Sejarah

Keberadaan surat dinas kategori ini sangat penting, terutama untuk merespons beberapa perubahan yang dianggap penting terkait perkembangan dari sebuah instansi, serta untuk merekam berbagai kejadian pada masa silam.

Dengan adanya surat dinas tersebut, perubahan-perubahan pada masa depan yang lebih baik bisa ditemukan rujukannya.

4. Sebagai Pedoman Kerja

Keberadaan surat dinas ini cukup penting untuk memberikan kepastian dalam rangka menjalankan kerja-kerja terkait surat keputusan atau instruksi dalam memberikan kejelasan dan tingkat kepastian dari sebuah mekanisme kerja.

Bagi yang menjalankannya juga akan terasa lebih nyaman dan pasti sehingga pertanggungjawaban mekanisme kerja bisa lebih jelas.

5. Sebagai Duta Perusahaan atau Instansi

Surat dinas ini memiliki andil besar dalam membentuk pencitraan dari sebuah perusahaan. Surat dinas yang dibuat dengan kaidah-kaidah yang formal dan resmi secara tidak langsung akan mencerminkan identitas sebuah instansi atau lembaga.

Misalnya, penomoran surat, bentuk surat, pemilihan bahasa, dan penyampaian maksud dari surat tersebut.

Jenis-Jenis Surat Dinas

Ilustrasi Jenis-Jenis Surat Dinas. Pexels/Jane Trang Doan

Surat dinas telah mengalami perkembangan yang cukup pesat demi mengakomodasi kepentingan komunikasi antar lembaga dan di dalam lembaga itu sendiri. Berikut adalah jenis-jenis surat dinas.

1. Surat Undangan Dinas

Surat undangan dinas berisi permohonan kepada suatu instansi atau perorangan agar menghadiri sebuah pertemuan. Untuk hari, tanggal, dan tempatnya telah tertulis dalam surat undangan dinas.

2. Surat Kuasa

Surat kuasa dibuat ketika yang berkepentingan tidak bisa datang atau berhadapan langsung dengan pihak lain.

Pihak tersebut, kemudian membuatkan surat kuasa sebagai ganti dalam pengalihan kekuasaan dari seseorang kepada orang lain untuk bertindak terhadap segala sesuatu yang berhubungan dengan pemberi kuasa yang tidak dapat dilaksanakannya sendiri.

3. Surat Pengantar

Surat pengantar adalah surat dinas yang berfungsi untuk mengantarkan sesuatu (orang/barang) dari pihak tertentu kepada pihak lain. Misalnya, surat pengantar reportase bagi wartawan.

4. Surat Perintah

Surat perintah berisikan tugas dan perintah dari atasan terhadap bawahannya untuk melaksanakan sesuatu yang diinginkannya.

5. Surat Edaran

Surat edaran merupakan surat dinas yang diedarkan agar berita dinas atau pesan yang diedarkan diketahui oleh anggota atau orang-orang tertentu.

6. Surat Keputusan

Surat keputusan adalah surat dinas yang berisikan pernyataan untuk memberikan suatu keputusan sesuai dengan bunyi keputusan tersebut.

7. Surat Keterangan

Surat keterangan adalah surat dinas yang isinya memberikan keterangan mengenai suatu hal agar pihak yang bersangkutan tidak timbul keraguan. Jenis surat ini juga disebut sebagai surat referensi atau surat rekomendasi.

8. Surat Perintah Kerja

Surat perintah kerja merupakan surat dinas yang memerintahkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan sesuai dengan yang tertera di dalam surat perintah tersebut. Surat ini, biasanya diberikan kepada perusahaan yang telah memenangkan tender pekerjaan.

9. Surat Tugas

Surat tugas merupakan surat dinas yang berisi penugasan dari atasan yang harus dilakukan oleh staf atau bawahannya. Surat ini memuat petunjuk yang harus dilakukan seseorang atau kelompok dalam bentuk satuan organisasi atau satuan kerja.

10. Surat Instruksi

Surat instruksi merupakan surat dinas yang memuat petunjuk-petunjuk secara teknis dan terperinci tentang semua yang harus dilakukan dalam rangka pelaksanaan suatu ketetapan.

Selain itu, surat ini juga memuat petunjuk dan tuntutan mengenai tata cara dalam melaksanakan ketetapan atau kebijaksanaan.

11. Surat Pengumuman

Surat pengumuman merupakan surat dinas yang berisi pemberitahuan suatu hal yang ditujukan kepada para karyawan atau masyarakat umum dan kepada pihak-pihak yang terlihat dalam isi atau perihal yang dicakup dalam pengumuman tersebut.

12. Surat Nota Dinas

Surat nota dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan yang digunakan antara pejabat atau unit organisasi di lingkungan intern dinas yang bersifat meminta penjelasan atau keputusan.

13. Surat Memorandum

Memorandum adalah salah satu alat komunikasi di lingkungan dinas yang sifat penyampaiannya tidak resmi (lugas).

Aturan Penulisan Kode Nomor Surat Dinas Kantor

Ilustrasi Aturan Penulisan Kode Nomor Surat Dinas Kantor. Pexels/Vojtech Okenka

Pembuatan surat dinas tidak boleh sembarangan. Aturan penulisan kode nomor surat dinas kantor telah diatur dalam Permendagri No. 78 Tahun 2012 tentang kode surat dinas.

Karena itu, klasifikasi kode surat perlu dicermati secara baik agar lebih mudah dalam pengarsipannya. Berikut adalah kode surat dinas keluar yang biasa dipakai dalam penomoran surat resmi:

Merujuk pada format kode surat dinas di atas, berikut ini adalah contoh pengaplikasiannya dalam pembuatan nomor surat resmi.

Nomor: 14.011/DP-KM/X/2024

Penjelasan dari penomoran surat dinas tersebut adalah sebagai berikut:

Baca Juga: Cara Penulisan Alamat Surat yang Benar

Itulah aturan penulisan kode nomor surat dinas kantor yang penting dan perlu dijadikan pedoman untuk lembaga atau organisasi pemerintah. (glg)