Cara Membuat Kop Surat di Word beserta Penjelasannya
Menyajikan beragam informasi terbaru, terkini dan mengedukasi.
·waktu baca 7 menit
Tulisan dari Kabar Harian tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarCara membuat kop surat di Word biasanya ada beberapa ketentuan dan isi yang harus diperhatikan, seperti logo, nama instansi, alamat, kontak, nomor surat, dan lain sebagainya.
Mengutip dari Jurnal Elsa, Vidya Octa Sari, (2018:91) surat adalah sarana untuk menyampaikan pikiran, isi hati, maksud, atau kehendak kepada orang lain melalui bahasa tulis dengan menggunakan kertas sebagai medianya.
Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang efisien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. Surat juga dapat berfungsi sebagai alat untuk mewakili penulis.
Daftar isi
Daftar isi
Daftar isi
Pengertian Kop Surat
Berikut adalah pengertian dari kop surat secara umum dan pengertian menurut para ahli.
Kop surat adalah bagian atas dari sebuah surat resmi yang berisi informasi penting tentang pengirim surat, seperti nama instansi, alamat, nomor telepon, email, dan logo perusahaan atau organisasi.
Kop surat berfungsi sebagai identitas resmi pengirim dan memberikan kesan profesionalisme. Kop surat biasanya digunakan pada surat-surat resmi, baik itu dalam urusan bisnis, pemerintahan, pendidikan, maupun organisasi lainnya.
Kop surat, menurut para ahli adalah bagian penting dari sebuah surat resmi yang berfungsi sebagai identitas dan representasi dari pengirim surat. Beberapa ahli memberikan definisi tentang kop surat sebagai berikut:
Ismail Solihin: Kop surat adalah bagian yang berada di atas surat, berisi nama instansi, alamat, nomor telepon, dan informasi lainnya yang mewakili identitas pengirim surat. Fungsinya adalah sebagai pengenal instansi atau organisasi yang menerbitkan surat.
Edi Sudrajat: Kop surat merupakan elemen penting dalam korespondensi resmi, karena selain sebagai identitas, juga menandakan keabsahan dari surat yang dikeluarkan. Kop surat menunjukkan profesionalisme dan kepercayaan dari organisasi pengirim.
Suryana: Kop surat tidak hanya berperan sebagai informasi kontak, tetapi juga mencerminkan citra organisasi atau perusahaan. Penempatan logo, desain, dan informasi lainnya harus dibuat dengan jelas dan sesuai standar perusahaan.
Dari berbagai pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa kop surat adalah bagian atas dari surat yang berfungsi sebagai identitas resmi pengirim dan memudahkan penerima untuk mengetahui siapa yang mengirimkan surat tersebut.
Tujuan Pembuatan Kop Surat
Berikut adalah tujuan dari pembuatan kop surat menurut para ahli.
Suryani (2005) Menurut Suryani, tujuan kop surat adalah memberikan identitas resmi dari suatu organisasi atau perusahaan. Kop surat membantu penerima surat mengetahui asal surat tersebut, sehingga menambah kepercayaan dan legitimasi.
Samsudin (2012) Menurut Samsudin, kop surat berfungsi sebagai identitas perusahaan yang dapat memberikan informasi singkat tentang lembaga atau instansi pengirim.
Zainal Arifin (2009) Zainal Arifin menekankan bahwa kop surat memiliki tujuan estetika dan profesionalisme. Penampilan yang formal dan rapi dari kop surat mencerminkan citra positif organisasi.
Hadiyanto (2011) Hadiyanto menyatakan bahwa kop surat juga bertujuan untuk memastikan keaslian dan otoritas surat. Surat yang dilengkapi kop surat dianggap resmi dan sah, karena merepresentasikan suatu lembaga atau perusahaan yang jelas.
Siregar (2013) Menurut Siregar, surat yang tanpa kop dianggap tidak resmi atau tidak jelas asal usulnya, sehingga kop surat adalah tanda bahwa surat tersebut dikeluarkan oleh pihak yang berwenang.
Kop surat secara umum berfungsi sebagai identitas resmi, memberikan legitimasi, memperlihatkan profesionalisme, dan mempermudah pengenalan asal surat oleh penerima.
Elemen Kop Surat
Kop surat sering kali digunakan untuk dokumen formal seperti surat resmi, kontrak, pengumuman, atau memo internal. Berikut adalah elemen-elemen yang umumnya terdapat dalam kop surat beserta penjelasannya:
1. Logo Instansi/Perusahaan
Biasanya terletak di sebelah kiri atau tengah bagian atas. Logo ini menunjukkan identitas visual dari pengirim surat, seperti instansi pemerintah, perusahaan, atau organisasi tertentu.
2. Nama Instansi/Perusahaan
Diletakkan di sebelah kanan logo atau di bawahnya. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital dan biasanya tebal untuk menegaskan siapa pengirim surat.
3. Alamat Lengkap Instansi/Perusahaan
Setelah nama instansi, dicantumkan alamat lengkap termasuk nama jalan, nomor gedung, kota, dan kode pos. Ini untuk memudahkan penerima surat mengetahui lokasi pengirim.
4. Kontak Instansi/Perusahaan
Informasi kontak meliputi nomor telepon, email, dan website resmi (jika ada). Hal ini untuk memudahkan komunikasi lebih lanjut jika diperlukan.
5. Nomor dan Nama Surat
Terkadang, di bagian bawah kop surat juga terdapat nomor surat yang menunjukan identifikasi surat resmi yang dikirimkan.
6. Tanggal
Tanggal biasanya berada di bagian kanan atas setelah kop surat dan memberikan informasi kapan surat tersebut dibuat.
Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word
Berikut adalah cara membuat kop surat di Microsoft Word beserta penjelasannya.
1. Buka Microsoft Word
Buka program Microsoft Word yang sudah di install di komputer atau laptop.
2. Atur Margin dan Ukuran Kertas
Masuk ke Tab "Layout" → Pilih Margins → Atur sesuai kebutuhan (umumnya Normal: 2,54 cm di semua sisi).
Lalu atur ukuran kertas. Di tab Layout, klik Size dan pilih ukuran kertas yang sesuai, misalnya A4 (21 x 29,7 cm).
3. Masukkan Header untuk Kop Surat
Masuk ke tab Insert → klik Header → pilih Blank (Header kosong) untuk memasukkan kop surat di bagian atas halaman. Kursor akan otomatis berada di area header.
4. Masukkan Logo Perusahaan atau Organisasi (Opsional)
Pilih Insert → Pilih Pictures untuk memasukkan logo dari file di komputer. Atur ukuran dan posisi logo sesuai kebutuhan (biasanya di pojok kiri atas).
5. Masukkan Nama, Alamat, dan Informasi Kontak
Ketikkan nama perusahaan atau organisasi, alamat, nomor telepon, email, dan website. Contoh formatnya:
PT Contoh Perusahaan
Jl. Contoh Alamat No. 123, Jakarta 10000
Telp: (021) 123 456 78, Email: info@contoh.com
Website: www.contoh.com
6. Pengaturan Format Teks
Pilih jenis font, seperti Arial atau Times New Roman, ukuran font biasanya 12 atau 14 pt. Jika ingin teks berada di tengah, sorot teks dan pilih Center Align di tab Home. Sesuaikan warna dan ukuran teks sesuai dengan desain kop surat yang diinginkan.
7. Tambahkan Garis Pembatas (Opsional)
Pada bagian ini bisa menambahkan garis pemisah di bawah kop surat untuk memisahkannya dari isi surat: Pilih Insert → Pilih Shapes → Pilih Line. Tarik garis di bawah teks header dan atur ketebalan serta warna sesuai keinginan.
8. Keluar dari Header
Setelah selesai mengedit kop surat, klik dua kali di area di luar header untuk kembali ke dokumen utama.
9. Simpan Template
Jika ingin menggunakan format ini lagi, simpan sebagai template: Pilih File → Pilih Save As → Pilih lokasi → Ubah Save as type menjadi Word Template (.dotx).
Setelah di save, kop surat yang sudah dibuat sudah siap digunakan dan langsung bisa mulai menulis isi surat di bawah header.
Syarat Pembuatan Kop Surat
Untuk membuat kop surat, berikut adalah syarat-syarat yang perlu diperhatikan:
Nama lembaga atau perusahaan. Nama lembaga atau perusahaan yang menerbitkan surat harus jelas dan ditempatkan di bagian atas kop surat.
Logo lembaga atau perusahaan. Logo resmi lembaga atau perusahaan biasanya ditempatkan di sebelah kiri atau tengah bagian atas kop surat.
Alamat lengkap. Sertakan alamat lengkap lembaga atau perusahaan, termasuk kota, kode pos, dan negara jika perlu.
Nomor kontak. Cantumkan nomor telepon, faks, atau alamat email resmi untuk komunikasi.
Website atau media sosial. Jika ada, bisa menambahkan alamat situs web resmi atau media sosial lembaga atau perusahaan.
Nomor pokok (jika ada): Misalnya, nomor registrasi, NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak), atau nomor izin usaha.
Posisi teks. Kop surat biasanya menggunakan format rata tengah atau rata kiri dengan elemen-elemen tertata rapi.
Jenis huruf dan ukuran: Gunakan font yang formal, seperti Times New Roman, Arial, atau Calibri, dengan ukuran yang tidak terlalu kecil (sekitar 10-12 pt).
Contoh Format Kop Surat Resmi
Logo Instansi
NAMA INSTANSI ATAU PERUSAHAAN
Jl. Nama Jalan No. 123, Kota, Kode Pos
Telepon: (021) 123 456 78 | Email: info@instansi.com | Website: www.instansi.com
Dengan memperhatikan cara membuat kop surat di Word di atas, kop surat dapat memberikan kesan profesional dan formal. Kop surat ini berfungsi untuk memperjelas identitas pengirim. (DDC)
Baca Juga: Cara Membuat Daftar Tabel Otomatis di Word dengan Praktis