Cara Membuat Kop Surat di Word beserta Penjelasannya

Cara Membuat Kop Surat di Word. Foto: Pexels/Elena Golovchenko

Cara membuat kop surat di Word biasanya ada beberapa ketentuan dan isi yang harus diperhatikan, seperti logo, nama instansi, alamat, kontak, nomor surat, dan lain sebagainya.

Mengutip dari Jurnal Elsa, Vidya Octa Sari, (2018:91) surat adalah sarana untuk menyampaikan pikiran, isi hati, maksud, atau kehendak kepada orang lain melalui bahasa tulis dengan menggunakan kertas sebagai medianya.

Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang efisien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. Surat juga dapat berfungsi sebagai alat untuk mewakili penulis.

Pengertian Kop Surat

Cara Membuat Kop Surat di Word. Foto: Pexels/Cottonbro Studio

Berikut adalah pengertian dari kop surat secara umum dan pengertian menurut para ahli.

Kop surat adalah bagian atas dari sebuah surat resmi yang berisi informasi penting tentang pengirim surat, seperti nama instansi, alamat, nomor telepon, email, dan logo perusahaan atau organisasi.

Kop surat berfungsi sebagai identitas resmi pengirim dan memberikan kesan profesionalisme. Kop surat biasanya digunakan pada surat-surat resmi, baik itu dalam urusan bisnis, pemerintahan, pendidikan, maupun organisasi lainnya.

Kop surat, menurut para ahli adalah bagian penting dari sebuah surat resmi yang berfungsi sebagai identitas dan representasi dari pengirim surat. Beberapa ahli memberikan definisi tentang kop surat sebagai berikut:

Dari berbagai pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa kop surat adalah bagian atas dari surat yang berfungsi sebagai identitas resmi pengirim dan memudahkan penerima untuk mengetahui siapa yang mengirimkan surat tersebut.

Tujuan Pembuatan Kop Surat

Cara Membuat Kop Surat di Word. Foto: Pexels/Artem Podrez

Berikut adalah tujuan dari pembuatan kop surat menurut para ahli.

Kop surat secara umum berfungsi sebagai identitas resmi, memberikan legitimasi, memperlihatkan profesionalisme, dan mempermudah pengenalan asal surat oleh penerima.

Elemen Kop Surat

Cara Membuat Kop Surat di Word. Foto: Pexels/Angela Roma

Kop surat sering kali digunakan untuk dokumen formal seperti surat resmi, kontrak, pengumuman, atau memo internal. Berikut adalah elemen-elemen yang umumnya terdapat dalam kop surat beserta penjelasannya:

1. Logo Instansi/Perusahaan

Biasanya terletak di sebelah kiri atau tengah bagian atas. Logo ini menunjukkan identitas visual dari pengirim surat, seperti instansi pemerintah, perusahaan, atau organisasi tertentu.

2. Nama Instansi/Perusahaan

Diletakkan di sebelah kanan logo atau di bawahnya. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital dan biasanya tebal untuk menegaskan siapa pengirim surat.

3. Alamat Lengkap Instansi/Perusahaan

Setelah nama instansi, dicantumkan alamat lengkap termasuk nama jalan, nomor gedung, kota, dan kode pos. Ini untuk memudahkan penerima surat mengetahui lokasi pengirim.

4. Kontak Instansi/Perusahaan

Informasi kontak meliputi nomor telepon, email, dan website resmi (jika ada). Hal ini untuk memudahkan komunikasi lebih lanjut jika diperlukan.

5. Nomor dan Nama Surat

Terkadang, di bagian bawah kop surat juga terdapat nomor surat yang menunjukan identifikasi surat resmi yang dikirimkan.

6. Tanggal

Tanggal biasanya berada di bagian kanan atas setelah kop surat dan memberikan informasi kapan surat tersebut dibuat.

Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word

Cara Membuat Kop Surat di Word. Foto: Pexels/Kaboompics.com

Berikut adalah cara membuat kop surat di Microsoft Word beserta penjelasannya.

1. Buka Microsoft Word

Buka program Microsoft Word yang sudah di install di komputer atau laptop.

2. Atur Margin dan Ukuran Kertas

Masuk ke Tab "Layout" → Pilih Margins → Atur sesuai kebutuhan (umumnya Normal: 2,54 cm di semua sisi).

Lalu atur ukuran kertas. Di tab Layout, klik Size dan pilih ukuran kertas yang sesuai, misalnya A4 (21 x 29,7 cm).

3. Masukkan Header untuk Kop Surat

Masuk ke tab Insert → klik Header → pilih Blank (Header kosong) untuk memasukkan kop surat di bagian atas halaman. Kursor akan otomatis berada di area header.

4. Masukkan Logo Perusahaan atau Organisasi (Opsional)

Pilih Insert → Pilih Pictures untuk memasukkan logo dari file di komputer. Atur ukuran dan posisi logo sesuai kebutuhan (biasanya di pojok kiri atas).

5. Masukkan Nama, Alamat, dan Informasi Kontak

Ketikkan nama perusahaan atau organisasi, alamat, nomor telepon, email, dan website. Contoh formatnya:

PT Contoh Perusahaan

Jl. Contoh Alamat No. 123, Jakarta 10000

Telp: [phone] 78, Email: [email protected]

Website: www.contoh.com

6. Pengaturan Format Teks

Pilih jenis font, seperti Arial atau Times New Roman, ukuran font biasanya 12 atau 14 pt. Jika ingin teks berada di tengah, sorot teks dan pilih Center Align di tab Home. Sesuaikan warna dan ukuran teks sesuai dengan desain kop surat yang diinginkan.

7. Tambahkan Garis Pembatas (Opsional)

Pada bagian ini bisa menambahkan garis pemisah di bawah kop surat untuk memisahkannya dari isi surat: Pilih Insert → Pilih Shapes → Pilih Line. Tarik garis di bawah teks header dan atur ketebalan serta warna sesuai keinginan.

8. Keluar dari Header

Setelah selesai mengedit kop surat, klik dua kali di area di luar header untuk kembali ke dokumen utama.

9. Simpan Template

Jika ingin menggunakan format ini lagi, simpan sebagai template: Pilih File → Pilih Save As → Pilih lokasi → Ubah Save as type menjadi Word Template (.dotx).

Setelah di save, kop surat yang sudah dibuat sudah siap digunakan dan langsung bisa mulai menulis isi surat di bawah header.

Syarat Pembuatan Kop Surat

Cara Membuat Kop Surat di Word. Foto: Pexels/Kaboompics.com

Untuk membuat kop surat, berikut adalah syarat-syarat yang perlu diperhatikan:

Contoh Format Kop Surat Resmi

Cara Membuat Kop Surat di Word. Foto: Pexels/Lum3n

Logo Instansi

NAMA INSTANSI ATAU PERUSAHAAN

Jl. Nama Jalan No. 123, Kota, Kode Pos

Telepon: [phone] 78 | Email: [email protected] | Website: www.instansi.com

Dengan memperhatikan cara membuat kop surat di Word di atas, kop surat dapat memberikan kesan profesional dan formal. Kop surat ini berfungsi untuk memperjelas identitas pengirim. (DDC)

Baca Juga: Cara Membuat Daftar Tabel Otomatis di Word dengan Praktis