Contoh SOP Beserta Fungsinya bagi Perusahaan dan Pegawai

Seperti apa contoh SOP dan fungsinya? Foto: Pixabay

Dalam dunia kerja, SOP atau standar operasional prosedur sangat dibutuhkan untuk memperlancar kinerja dari perusahaan dan para pegawai. Bahkan jika mengamati contoh SOP yang beredar, pembuatannya tidak dilakukan sembarangan dengan tujuan agar pesan dapat tersampaikan tepat kepada para pegawai.

Umumnya, terdapat beberapa jenis SOP yang diciptakan oleh suatu perusahaan, misalnya SOP jam kerja, jam operasional, jam lembur, hingga SOP ketika melayani customer, dan masih banyak lagi yang lainnya.

Semua jenis SOP tersebut yang nantinya akan membantu menjaga kinerja para pegawai agar sejalan dengan visi dan misi perusahaan. Berikut penjelasan lengkap soal SOP, fungsi, dan cara pembuatannya.

Apa itu SOP Kerja?

Pada dasarnya, pengertian SOP dapat diartikan sebagai panduan atau alur kerja yang sudah terstandarisasi oleh perusahaan yang bersangkutan.

Untuk mendapat penjelasan yang lebih jelas tentang SOP suatu perusahaan, berikut beberapa pengertian SOP, seperti yang dikutip dari buku SAFETY: Safety Management karangan Adika Fuad A.

Sementara itu, menurut Tjipto Atmoko dalam bukunya Standar Operasional Prosedur dan Akuntabilitas, SOP adalah panduan atau pedoman yang digunakan untuk mengerjakan sebuah tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi non pemerintah atau pemerintah serta non-usaha atau usaha.

Panduan atau pedoman tersebut ditentukan berdasarkan pada administratif, indikator-indikator teknis, dan prosedur kerja, prosedural sesuai tata kerja, dan sistem kerja pada unit kerja yang saling berkaitan.

Fungsi SOP

Salah satu fungsi SOP adalah untuk mendisplinkan para pegawai. Foto: Pixabay

Menurut buku Manajemen Sumber Daya Manusia karangan Agus Yulistiyono, fungsi SOP dapat dilihat sebagai pedoman kerja, dasar hukum, informasi hambatan kerja, hingga tolak ukur. Berikut penjabaran dari masing-masing fungsi tersebut.

1. Sebagai pedoman kerja

Fungsi utama SOP, yakni sebagai pedoman untuk memudahkan pelaksanaan kerja. Dengan adanya SOP, kinerja pegawai bisa lebih terarah dan optimal.

Pegawai akan tahu apa saja yang harus dikerjakan dan hal mana yang tidak boleh dilakukan. Dengan demikian, tujuan organisasi atau perusahaan bisa lebih mudah tercapai.

2. Sebagai dasar hukum

Hal-hal yang terjadi di luar standar operasional prosedur akan dinilai sebagai suatu kesalahan atau pelanggaran. Sebaliknya, jika terdapat suatu kesalahan padahal pegawai sudah melakukan pekerjaan sesuai SOP maka itu akan menjadi pertimbangan hukum tertentu yang dapat meringankan.

3. Sebagai informasi hambatan kerja

SOP juga berisi tentang hambatan dan kendala yang bisa saja dihadapi oleh para pegawai. Biasanya informasi ini sangat dibutuhkan, sehingga pegawai dan perusahaan bisa menentukan langkah preventif seperti apa yang harus dilakukan.

4. Sebagai pengontrol disiplin kerja

SOP juga berisikan beberapa aturan yang harus dipatuhi oleh para pekerja. Tidak hanya itu, peraturan yang ada di dalamnya akan ditambahkan dengan konsekuensi berupa sanksi. Dengan begitu, SOP secara otomatis membuat semua pegawai lebih disiplin dalam menjalankan pekerjaannya.

5. Sebagai alat komunikasi

Adanya SOP di sebuah organisasi atau perusahaan bisa juga difungsikan sebagai alat komunikasi. Itu karena memperbarui SOP atau mengatur ulang prosedur di dalamnya termasuk bagian dari komunikasi antara perusahaan dan pegawai.

6. Sebagai reduksi kesalahan

Prosedur tertulis merinci serangkaian instruksi untuk melakukan tugas. Apabila setiap individu di dalam tim berhasil melakukan tugas seperti yang sudah tertulis, peluang untuk mengurangi kesalahan akan lebih besar.

Cara Membuat Standar Operasional Prosedur

Bagaimana cara membuat SOP yang benar? Foto: Pixabay

SOP yang baik adalah SOP yang dapat dimengerti dengan mudah oleh setiap orang yang akan menggunakannya. Oleh karena itu, dalam pembuatannya diperlukan cara yang tepat dan benar.

Lantas, seperti apa cara efektif dalam membuat SOP? Berikut informasinya.

Adapun susunan yang ada di dalam isi SOP, di antaranya:

1. Lembar data dokumen (document data sheet)

Berisi tentang semua informasi yang mewakili dokumen itu sendiri, seperti nama dokumen, siapa yang membuat, kapan dokumen disetujui, siapa yang menyetujui, ringkasan dar isi dokumen, dan lainnya.

2. Tujuan dan ruang lingkup

Berisi penjelasan tentang tujuan dibuatnya prosedur dan alasan mengapa prosedur tersebut dibutuhkan serta penjelasan batasan-batasan dan area pembahasan prosedur yang dibuat.

3. Prosedur

Prosedur merupakan bagian utama dari dokumen. Dalam SOP, prosedur yang dibuat merupakan gambaran dari suatu proses yang menjelaskan dalam detail setiap urutan prosesnya.

4. Tugas dan tanggung jawab.

Berisi tentang tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak yang terkait dalam suatu proses.

Contoh SOP Perusahaan

Contoh SOP perusahaan yang dijadikan sebagai format penyusunan SOP. Foto: Pixabay

Setelah mengetahui pengertian, fungsi, dan cara penyusunannya, berikut adalah contoh SOP perusahaan yang dapat dijadikan sebagai format.

Judul :

SOP PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN

Tujuan :

Ruang lingkup. :

Tanggung jawab :

Prosedur Pelaksanaan :

(JA)