Daftar Tugas Staff Administrasi dalam Perusahaan

Ilustrasi Tugas Staff Administrasi. Unsplash/Emma Dau.

Tugas staff administrasi sangat penting dalam kelancaran operasional perusahaan. Dalam era digital seperti sekarang, staff administrasi dituntut untuk menguasai berbagai aplikasi dan teknologi informasi untuk mendukung efisiensi kerja.

Dalam perusahaan, pekerjaan staf administrasi seringkali dianggap yang paling mudah. Padahal, tugas minimum untuk menjadi staf administrasi itu sangat beragam, mulai dari mengelola dokumen, mengatur jadwal rapat, hingga melayani tamu.

Dengan demikian, staff administrasi merupakan salah satu tulang punggung dalam mendukung kinerja perusahaan. Sehingga, kemampuan untuk bekerja yang baik sangat dibutuhkan dalam menjalankan tugas-tugas tersebut.

Pengertian Administrasi

Ilustrasi Tugas Staff Administrasi. Unsplash/Gabrielle H.

Mengutip dari buku Pengantar Ilmu Administrasi, Alemina Henuk-Kacaribu, (2020) administrasi merupakan serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan pengaturan, pengorganisasian hingga pengurusan dari berbagai hal untuk mewujudkan tujuan bersama.

Sederhananya, administrasi adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan penataan dan pengaturan pekerjaan agar berjalan dengan baik. Tujuan utamanya adalah untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dalam menjalankan suatu organisasi atau kegiatan.

Dikutip dari laman inspektorat.kuansing.go.id, pengertian administrasi dapat dibedakan ke dalam dua pengertian yaitu dalam artian sempit dan artian luas. Berikut penjelasannya:

Tugas Staff Administrasi

Ilustrasi Tugas Staff Administrasi. Unsplash/Tim Icon8.

Tugas seorang staff administrasi sangat beragam dan mencakup berbagai aspek dalam operasional sebuah perusahaan. Secara umum, tugas utamanya adalah memastikan kelancaran administrasi sehari-hari agar kegiatan bisnis dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

Berikut adalah daftar tugas staff administrasi dalam perusahaan secara lengkap:

1. Membuat Jadwal dan Agenda

Ini merupakan salah satu tugas krusial seorang staff administrasi dengan membuat jadwal dan agenda. Tugas ini mungkin terdengar sederhana, namun memiliki dampak yang signifikan terhadap efisiensi dan produktivitas kerja di sebuah organisasi.

Bagian administrasi perkantoran wajib menyiapkan rencana terperinci tentang waktu pelaksanaan suatu kegiatan atau rangkaian kegiatan. Jadwal biasanya dibuat untuk jangka waktu tertentu, seperti harian, mingguan, bulanan, atau tahunan.

Sedangkan, agenda merupakan daftar hal-hal yang harus dilakukan atau dibahas dalam suatu pertemuan atau acara. Agenda biasanya lebih spesifik dan terfokus pada satu kegiatan tertentu.

2. Pengelolaan Dokumen

Pengelolaan dokumen adalah salah satu tugas inti yang dilakukan oleh staff administrasi. Ini melibatkan serangkaian kegiatan yang bertujuan untuk mengatur, menyimpan, dan memelihara dokumen perusahaan agar mudah diakses, aman, dan terorganisir dengan baik.

Dengan sistem pengelolaan dokumen yang baik, risiko kehilangan data penting dapat diminimalkan dan tidak sembarangan diakses oleh orang yang tidak berwenang.

3. Pengelolaan Data

Pengelolaan data adalah salah satu tugas penting yang dilakukan oleh seorang staff administrasi. Ini melibatkan serangkaian kegiatan yang bertujuan untuk mengumpulkan, mengorganisir, menyimpan, dan menganalisis data untuk mendukung pengambilan keputusan.

Tujuan pengelolaan data ini adalah memastikan data yang tersimpan akurat dan bebas dari kesalahan, menjamin data yang tersimpan lengkap dan mencakup semua aspek yang relevan, dan melindungi data dari akses yang tidak sah, kerusakan, atau kehilangan.

4. Pengelolaan Perjalanan Dinas:

Pengelolaan perjalanan dinas merupakan tugas penting yang dilakukan oleh seorang staff administrasi, terutama di perusahaan yang sering melakukan kegiatan bisnis di luar kantor. Hal ini dilakukan agar keuangan perusahaan dapat terorganisir dengan baik.

Tugas ini mencakup serangkaian kegiatan yang bertujuan untuk mengatur dan mengkoordinasikan seluruh aspek perjalanan dinas, mulai dari mengatur transportasi untuk perjalanan dinas, memilih hotel yang sesuai dengan kebutuhan mengurus visa dan dokumen.

5. Pengelolaan Komunikasi

Pengelolaan komunikasi dalam konteks tugas staff administrasi adalah kegiatan yang bertujuan untuk memastikan kelancaran arus informasi dan komunikasi di dalam suatu organisasi.

Hal ini melibatkan berbagai aktivitas yang berhubungan dengan penyampaian, penerimaan, dan pengelolaan informasi baik secara internal maupun eksternal. Contohnya adalah menjawab telepon dari pelanggan, mitra bisnis, atau pihak lain.

6. Pengelolaan Perlengkapan Kantor

Pengelolaan perlengkapan kantor adalah salah satu tugas penting staff administrasi. Tugas ini melibatkan kegiatan mengatur, menjaga, dan memastikan ketersediaan berbagai jenis perlengkapan kantor agar kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar.

Tujuannya adalah untuk memastikan ketersediaan perlengkapan kantor yang dibutuhkan sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar dan efisien.

7. Dukungan Administratif

Dukungan administratif merujuk pada segala bentuk bantuan yang diberikan oleh seorang staff administrasi untuk menunjang kelancaran operasional sehari-hari di suatu organisasi atau perusahaan.

Sederhananya, staff administrasi berperan sebagai pendukung di balik layar yang memastikan semua hal berjalan dengan lancar. Misalnya, membantu dalam proses rekrutmen, pelatihan, atau event perusahaan.

Skills yang Dibutuhkan Staf Administrasi

Ilustrasi Tugas Staff Administrasi. Unsplash/rupixen.

Seorang staff administrasi membutuhkan berbagai keterampilan untuk menjalankan tugasnya dengan baik. Berikut adalah beberapa skill atau keterampilan yang penting dimiliki staff administrasi:

1. Kemampuan Komunikasi

Kemampuan menyampaikan informasi secara jelas dan efektif, baik secara lisan maupun tertulis adalah salah satu hal yang harus dikuasai staff administrasi. Ini penting untuk berinteraksi dengan berbagai pihak, baik internal maupun eksternal.

Dalam konteks pekerjaan administrasi, kemampuan komunikasi yang baik akan sangat membantu dalam menjalankan tugas sehari-hari dan membangun hubungan yang baik dengan rekan kerja, atasan, dan klien.

2. Kemampuan Organisasi

Kemampuan organisasi adalah kemampuan untuk mengatur waktu dan prioritas pekerjaan, merencanakan, mengorganisir dan menyimpan dokumen dengan sistematis, dan mengelola tugas-tugas, waktu, dan sumber daya dengan efisien.

Bagi staff administrasi, kemampuan ini sangat krusial karena mereka seringkali harus menangani berbagai tugas sekaligus dengan tenggat waktu yang berbeda-beda.

3. Manajemen Waktu

Kemampuan manajemen waktu adalah kemampuan seorang tenaga administrasi untuk merencanakan, mengatur, dan menggunakan waktu secara efektif untuk menyelesaikan tugas-tugas.

Staff administrasi biasanya memiliki banyak tugas yang harus diselesaikan dalam waktu yang bersamaan. Kemampuan manajemen waktu membantu mereka untuk memprioritaskan tugas, membuat jadwal yang efektif, dan memastikan semua tugas selesai tepat waktu.

4. Kemampuan Teknis

Kemampuan teknis merujuk pada penguasaan terhadap perangkat lunak, peralatan, seperti komputer, printer, telepon dan teknologi yang digunakan dalam menjalankan tugas-tugas administrasi.

Dalam era digital saat ini, kemampuan teknis menjadi semakin penting bagi staff administrasi untuk meningkatkan produktivitas kerja. Misalnya, mampu menggunakan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), software pengelolaan database, dan software lainnya.

5. Kemampuan Interpersonal

Kemampuan interpersonal adalah kemampuan seseorang untuk berinteraksi dan berkomunikasi dengan orang lain secara efektif. Ini mencakup kemampuan untuk membangun hubungan yang baik, bekerja sama dalam tim, dan menyelesaikan konflik.

Bagi staf administrasi, kemampuan interpersonal sangat penting karena mereka berinteraksi dengan berbagai macam orang setiap hari, baik rekan kerja, atasan, maupun klien.

6. Problem-Solving

Kemampuan problem-solving atau pemecahan masalah adalah satu skill yang wajib dimiliki oleh staf administrasi untuk mengidentifikasi masalah, menganalisis penyebabnya, dan menemukan solusi yang efektif.

Dalam pekerjaan administrasi, masalah bisa muncul dalam berbagai bentuk, mulai dari masalah teknis hingga masalah interpersonal. Kemampuan ini juga membantu seseorang menjadi terbuka untuk meminta pertolongan orang lain untuk menyelesaikan masalah.

7. Perhatian Terhadap Detail

Kemampuan ini adalah salah satu yang perlu dimiliki oleh staf administrasi. Keterampilan ini memperhatikan hal-hal kecil yang seringkali terlewatkan oleh orang lain. Biasanya, memiliki ketelitian tinggi dalam menjalankan tugas-tugas yang melibatkan banyak data.

Gaji Staff Administrasi

Ilustrasi Tugas Staff Administrasi. Unsplash/Sebastian H,

Gaji staff administrasi berada di kisaran UMR masing-masing kota dengan tugas dan tanggung jawab yang dipegang. Dikutip dari Indeed, inilah gaji staff administrasi dari beberapa kota di Indonesia:

Itu dia daftar tugas staff administrasi dalam perusahaan beserta informasi tentang gaji staff administrasi di Indonesia. (LA)

Baca Juga: Tugas dan Wewenang KPPS Selama Pemilu Selengkapnya