Mengenal EO atau Event Organizer beserta Perannya

Ilustrasi sekelompok orang yang tergabung sebagai EO. Foto: Pixabay.com

EO adalah kepanjangan dari Event Organizer yang dalam bahasa Indonesia berarti penyelenggara acara. Secara harfiah, EO ialah pihak atau penyedia jasa profesional yang mengatur keberlangsungan suatu acara.

Sebuah EO sendiri sebenarnya telah dikenal di berbagai organisasi kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan pendidikan (in-house production).

Definisi EO

Berdasarkan buku Modul Manajemen Event oleh Rr. Chusnu Syarifa, EO adalah sekelompok orang yang berusaha di bidang jasa yang secara resmi ditunjuk oleh klien untuk mengorganisasi rangkaian acara.

Susunan acara yang diatur oleh EO mulai dari sisi kreatif, persiapan, hingga pelaksanaan sampai selesai. Suatu EO bertujuan untuk membantu klien menyukseskan dan mewujudkan tujuan yang diharapkan.

Selain itu, dari kegiatan yang diselenggarakan bertujuan untuk memperoleh keuntungan di kedua belah pihak. Baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat kegiatan berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material, tetapi juga bisa bersifat non-material.

Ilustrasi sekelompok orang yang tergabung sebagai EO. Foto: Pixabay.com

Klasifikasi EO

Menurut buku Modul Event Organizer oleh Jeaneta Josefin Rumerung, pada praktiknya, setiap EO mempunyai klasifikasi khusus berdasarkan jenis-jenis acara yang diselenggarakan. Berikut dua klasifikasi EO:

1. EO Spesialisasi Kontraktor

EO ini spesialis melayani keperluan perusahaan atau instansi yang akan mempunyai hajat. Hampir seluruhnya memiliki acara yang bersifat internal atau program yang disusun secara khusus oleh mereka sendiri.

Untuk melaksanakannya, mereka biasanya menggandeng EO demi efisiensi dan keberhasilan acara tersebut. Misalnya, acara ulang tahun perusahaan, acara pertemuan konsumen, promosi langsung, dan lain-lain.

2. EO Spesialis Program

EO ini mengandalkan sebagian besar hidupnya melalui program atau konsep acara yang dibuat untuk dijual kepada sponsor. Misalnya, acara pameran, kompetisi olahraga atau otomotif, dan lain-lain.

Peran EO

Peran penyelenggara acara dapat dilihat pada pelaksanaan tugasnya untuk melangsungkan berbagai acara sesuai spesifikasinya. Menurut buku Modul Event Organizer oleh Jeaneta Josefin Rumerung, peran EO adalah sebagai berikut:

EO adalah penyelenggara acara yang berhubungan dengan acara. Mulai dari persiapan sampai pelaporan tanggung jawab.
Tugas utama EO dan prinsipnya adalah mengorganisir acara secara keseluruhan.
Klien mempunyai fokus yang besar terhadap suatu merek dan perusahaannya. Maka di sini suatu permintaan dapat menjadi kesempatan besar agar EO bisa masuk. Penyelenggara acara bisa membantu klien untuk mempromosikan merek perusahaan.
Klien menyerahkan acara kepada Event Organizer profesional di bidangnya. Hasil yang dikerjakan oleh penyelenggara acara harus lebih bagus daripada yang dikerjakan perusahaan itu sendiri.
EO adalah usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh kliennya untuk mewujudkan tujuan yang diharapkan klien.
EO harus menjadi penyedia solusi bisnis untuk kebutuhan klien, mendukung dan memikirkan keputusan yang terbaik serta tepat bagi acara.
Peran EO yang terakhir ialah sebagai rekan bisnis, bukan pelayan. Secara hierarki EO sejajar dengan klien, sehingga tanggung jawabnya sama besar.

(FNS)