Mengenal EO atau Event Organizer beserta Perannya
Menyajikan beragam informasi terbaru, terkini dan mengedukasi.
·waktu baca 5 menit
Tulisan dari Kabar Harian tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarEO adalah kepanjangan dari event organizer yang dalam bahasa Indonesia berarti penyelenggara acara. Secara harfiah, EO ialah pihak atau penyedia jasa profesional yang mengatur keberlangsungan suatu acara.
Sebuah EO sendiri sebenarnya telah dikenal di berbagai organisasi kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan pendidikan (in-house production).
Definisi EO
Berdasarkan buku Modul Manajemen Event oleh Rr. Chusnu Syarifa, event organizer atau EO adalah sekelompok orang yang berusaha di bidang jasa yang secara resmi ditunjuk oleh klien untuk mengorganisasi rangkaian acara.
Susunan acara yang diatur oleh EO mulai dari sisi kreatif, persiapan, hingga pelaksanaan sampai selesai. Suatu EO bertujuan untuk membantu klien menyukseskan dan mewujudkan tujuan yang diharapkan.
Selain itu, dari kegiatan yang diselenggarakan bertujuan untuk memperoleh keuntungan di kedua belah pihak. Baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat kegiatan berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material, tetapi juga bisa bersifat non-material.
Klasifikasi EO
Menurut buku Modul Event Organizer oleh Jeaneta Josefin Rumerung, pada praktiknya, setiap EO mempunyai klasifikasi khusus berdasarkan jenis-jenis acara yang diselenggarakan. Berikut dua klasifikasi EO:
1. EO Spesialisasi Kontraktor
EO ini spesialis melayani keperluan perusahaan atau instansi yang akan mempunyai hajat. Hampir seluruhnya memiliki acara yang bersifat internal atau program yang disusun secara khusus oleh mereka sendiri.
Untuk melaksanakannya, mereka biasanya menggandeng EO demi efisiensi dan keberhasilan acara tersebut. Misalnya, acara ulang tahun perusahaan, acara pertemuan konsumen, promosi langsung, dan lain-lain.
2. EO Spesialisasi Program
EO ini mengandalkan sebagian besar hidupnya melalui program atau konsep acara yang dibuat untuk dijual kepada sponsor. Misalnya, acara pameran, kompetisi olahraga atau otomotif, dan lain-lain.
Peran EO
Peran penyelenggara acara dapat dilihat pada pelaksanaan tugasnya untuk melangsungkan berbagai acara sesuai spesifikasinya. Menurut buku Modul Event Organizer oleh Jeaneta Josefin Rumerung, peran EO adalah sebagai berikut:
EO adalah penyelenggara acara yang berhubungan dengan acara. Mulai dari persiapan sampai pelaporan tanggung jawab.
Tugas utama EO dan prinsipnya adalah mengorganisir acara secara keseluruhan.
Klien mempunyai fokus yang besar terhadap suatu merek dan perusahaannya. Maka di sini suatu permintaan dapat menjadi kesempatan besar agar EO bisa masuk. Penyelenggara acara bisa membantu klien untuk mempromosikan merek perusahaan.
Klien menyerahkan acara kepada event organizer profesional di bidangnya. Hasil yang dikerjakan oleh penyelenggara acara harus lebih bagus daripada yang dikerjakan perusahaan itu sendiri.
EO adalah usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh kliennya untuk mewujudkan tujuan yang diharapkan klien.
EO harus menjadi penyedia solusi bisnis untuk kebutuhan klien, mendukung dan memikirkan keputusan yang terbaik serta tepat bagi acara.
Peran EO yang terakhir ialah sebagai rekan bisnis, bukan pelayan. Secara hierarki EO sejajar dengan klien, sehingga tanggung jawabnya sama besar.
Berapakah Gaji dan Pendapatan EO?
Berdasarkan data yang dihimpun Indeed, pendapatan seorang EO rata-rata berkisar dari Rp5 juta hingga Rp10 juta. Gaji ini bisa lebih atau kurang menyesuaikan dengan lokasi tempat bekerja, ketenaran, dan pengalaman.
Bagi staf suatu penyelenggara acara, gaji pokok yang diperoleh rata-rata berkisar dari Rp3 juta dan ditambah bonus. Sementara bagi pekerja lepas, pendapatan yang diterima bervariasi, mulai dari Rp300 ribu hingga Rp2 juta.
Di sisi lain, untuk pendapatan dari bisnisnya sendiri, pendapatan kotor yang diperoleh dari suatu penyelenggaraan acara bisa mencapai Rp200 juta hingga Rp500 juta, tergantung pada jenis acara yang diselenggarakan.
Biasanya, acara yang lebih kecil akan memperoleh pendapatan kotor yang lebih kecil pula, berkisar antara Rp5 juta hingga Rp50 juta.
Cara Kerja Event Organizer
Pada dasarnya, cara kerja event organizer adalah dengan menyewakan jasa dalam bidang penyelenggaraan acara kepada perusahaan, lembaga, atau perorangan yang membutuhkan.
Event organizer membantu pemilik acara dalam masalah perencanaan, pengorganisasian, dan juga secara umum memfasilitasi acara, baik yang berukuran kecil, menengah, ataupun besar.
Adapun langkah-langkah kerja event organizer secara umum, yaitu:
Menyusun konsep-konsep acara yang jelas sehingga bisa ditawarkan kepada calon klien.
Membuat perencanaan dan teknis acara dengan baik, mulai dari lokasi, pengisi acara, dan semua hal yang perlu dipersiapkan.
Menjalin komunikasi dan kerja sama yang sangat baik dengan pengusaha restoran atau mereka yang memiliki tempat untuk pertemuan (hotel dan penginapan), serta pengusaha suvenir yang ada di suatu daerah.
Mengatur anggaran sesuai dengan bagian-bagian yang diperlukan, seperti anggaran untuk keperluan administrasi fasilitas, hotel transportasi, pengisi acara, konsumsi, hingga dekorasi acara.
Jenis Event Organizer
Dikutip dari Strategi Bisnis Pariwisata oleh Bachruddin Saleh Luturlean (2019: 183-185), berdasarkan acara yang diselenggarakan, event organizer terbagi menjadi beberapa jenis, yaitu:
1. One Stop Service Agency
One stop service agency adalah event organizer besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga skala internasional sekalipun.
2. MICE
MICE adalah kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition. Event organizer ini khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
3. Brand Activation
Brand activation adalah event organizer yang secara spesifik membantu kliennya untuk mempromosikan dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan merek kalangan konsumen, dengan berinteraksi langsung ke target pasarnya.
4. Musik dan Hiburan
Musik dan hiburan adalah event organizer yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan, terutama musik.
5. Penyelenggara Pernikahan
Penyelenggara pernikahan adalah event organizer yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan.
6. Penyelenggara Ulang Tahun
Penyelenggara Ulang Tahun adalah event organizer yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak-anak.
7. Penyelenggara Pribadi
Penyelenggara pribadi adalah event organizer khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi, terutama bagi orang kaya.
Baca Juga: Bisnis Event Organizer: Pengertian dan Strategi yang Dapat Dilakukan
Tips Jalankan Bisnis Event Organizer
Dalam menjalankan bisnis event organizer, dibutuhkan perencanaan dan detail yang matang serta ketekunan dari seluruh anggota tim yang terlibat agar bisnis berjalan lancar.
Dikutip dari Mengubah Ide Menjadi Duit oleh Deti Yektiningsih (2010: 80-81), adapun beberapa strategi dan tips menjalankan bisnis event organizer yang baik, yaitu:
Konsep event harus matang, kreatif, dan sesuai dengan harapan klien. Kunci sukses sebuah event organizer adalah kreativitas, kepercayaan, dan teamwork yang kuat.
Tingkatkan kemampuan tim yang ada.
Cari sponsor dan jalin kerja sama dengan komunitas terdekat.
Lakukan promosi melalui media sosial dan dari mulut ke mulut.
Memiliki spesialisasi tertentu yang menyasar segmen tertentu.
(FNS & SFR)
Frequently Asked Question Section
Apa itu event organizer?
Apa itu event organizer?
Event organizer atau EO adalah sekelompok orang yang berusaha di bidang jasa yang secara resmi ditunjuk oleh klien untuk mengorganisasi rangkaian acara.
Apa itu One Stop Service Agency?
Apa itu One Stop Service Agency?
One stop service agency adalah event organizer besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga skala internasional sekalipun.
Apa saja klasifikasi EO?
Apa saja klasifikasi EO?
Dua klasifikasi EO, yaitu EO Spesialisasi Kontraktor dan EO Spesialisasi Program.