Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif Dilakukan Berdasarkan Prinsip
Menyajikan beragam informasi terbaru, terkini dan mengedukasi.
ยทwaktu baca 2 menit
Tulisan dari Kabar Harian tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarPenataan dan penyimpanan arsip inaktif dilakukan berdasarkan prinsip apa? Pertanyaan ini penting untuk dibahas dalam pengelolaan arsip di berbagai instansi. Contohnya seperti pemerintahan, pendidikan, maupun perusahaan.
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun tetapi masih memiliki nilai guna. Sehingga arsip ini tetap harus disimpan sesuai aturan kearsipan. Pengelolaan arsip membantu memudahkan pencarian dokumen, menjaga keamanan informasi, dan mendukung tertib administrasi.
Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif Dilakukan Berdasarkan Prinsip Asal usul dan Aturan
Penataan dan penyimpanan arsip inaktif dilakukan berdasarkan prinsip apa? Berdasarkan pedoman kearsipan nasional, penataan dan penyimpanan arsip inaktif dilakukan berdasarkan dua prinsip, yaitu prinsip asal-usul (principle of provenance) dan prinsip aturan asli (principle of original order).
Prinsip asal-usul (provenance) artinya arsip harus tetap dikelola dalam satu kesatuan sesuai pencipta arsipnya dan tidak dicampur dengan arsip dari unit lain. Dengan prinsip ini, konteks penciptaan arsip tetap terjaga dan informasi di dalamnya lebih mudah dipahami.
Sementara itu, prinsip aturan asli (original order) mengharuskan arsip disusun sesuai dengan susunan atau sistem aslinya ketika masih aktif digunakan.
Dalam praktiknya, penataan arsip inaktif dilakukan melalui beberapa kegiatan penting, yaitu:
Pengaturan fisik arsip, yaitu menata dokumen berdasarkan klasifikasi tertentu agar tersusun rapi dan aman.
Pengolahan informasi arsip yang bertujuan mencatat identitas dan isi arsip secara sistematis.
Penyusunan daftar arsip inaktif agar proses pencarian kembali arsip menjadi lebih cepat dan efisien.
Selain itu, penyimpanan arsip inaktif juga harus memperhatikan sarana dan prasarana sesuai standar. Banyak lembaga yang menggunakan record center atau ruang penyimpanan khusus untuk menjaga keamanan fisik arsip dari kerusakan karena debu, kelembapan, dan kehilangan data.
Dikutip dari layanan kearsipan dari Arsip Nasional Republik Indonesia anri.go.id, penataan arsip yang baik bertujuan untuk menciptakan keteraturan, sehingga arsip dapat ditemukan dengan cepat, tepat, dan aman.
Penataan arsip inaktif juga membantu proses penyusutan arsip. Contohnya seperti pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Dalam dunia pendidikan dan administrasi modern, pengelolaan arsip inaktif sangat penting karena berkaitan dengan akuntabilitas dan keberlangsungan informasi organisasi. Oleh sebab itu, setiap instansi harus menerapkan prinsip-prinsip kearsipan secara benar agar dokumen terpelihara dan mudah diakses.
Penataan dan penyimpanan arsip inaktif dilakukan berdasarkan prinsip asal usul dan aturan asli. Dengan menerapkan prinsip tersebut, penataan s penyimpanan arsip inaktif dapat berjalan lebih tertib, efisien, dan sesuai standar nasional kearsipan. (Win)
Baca juga: Contoh Khutbah Idul Adha Singkat Padat dan Mengharukan 2026