Dengan SEVIMA Platform, Politeknik Bina Madani Tak Lagi Rekonsiliasi Harian

Foto: Dok. SEVIMA

Pencatatan keuangan secara manual di sebuah perguruan tinggi memiliki risiko tinggi terhadap human error. Kesalahan sekecil apa pun, seperti salah memasukkan satu angka dalam laporan keuangan, dapat menyebabkan ketidaksesuaian pembukuan, mengganggu transparansi, dan bahkan berdampak pada pengambilan keputusan pimpinan.

Jika tidak segera terdeteksi, kesalahan tersebut bisa berujung pada laporan keuangan, proses audit, serta potensi masalah dalam perencanaan anggaran. Proses manual juga membutuhkan waktu dan tenaga ekstra, karena setiap transaksi harus dicatat dan diverifikasi secara satu per satu.

Hal itulah yang dirasakan oleh Restu Kusumawardhani, Manajer Keuangan dan SDM Politeknik Bina Madani. Saat awal kampusnya berdiri, masih melakukan pencatatan keuangan secara manual. Pihaknya harus melakukan rekonsiliasi keuangan setiap hari, yang menghabiskan waktu, tenaga, dan pikiran.

"Politeknik Bina Madani berdiri pada 2020 akhir, karena masih manual pekerjaan rekonsiliasi keuangan dilakukan setiap hari karena kami tidak tahu uang masuk dari mana saja," kata Restu kepada SEVIMA saat menghadiri Pelatihan Cikarang di Gedung Pink Gobel Auditorium Universitas Medika Suherman, Selasa (25/2/2025).

Restu menceritakan setiap hari timnya harus melakukan rekonsiliasi manual dengan dengan beberapa step yang tak boleh terlewatkan. Mulai dari mengumpulkan voucher, mengecek rekening di bank, dan lain sebagainya. Tentu hal tersebut sangat melelahkan dan butuh ketelitian.

Rekonsiliasi Keuangan Tak Lagi Manual dengan SEVIMA Platform

Kini proses manual tersebut sudah digantikan dengan sistem, setelah Politeknik Bina Madani menjalin kerjasama dengan SEVIMA. Tidak hanya dalam hal keuangan, semua proses akademik mulai dari penerimaan mahasiswa baru, pembelajaran, hingga mahasiswa lulus kuliah sudah terdigitalisasi.

"Pada 2022 kami menggunakan SEVIMA Platform, karena kampus kami memang fokus sekali dengan yang namanya teknologi supaya mempermudah pekerjaan kita sehari-hari," ucapnya.

Menurut Restu setelah menggunakan SEVIMA Platform, pekerjaan sehari-hari yang biasanya dilakukan secara manual kini sudah mengadopsi teknologi. Sehingga tim keuangan tidak perlu lagi melakukan rekonsiliasi keuangan setiap hari.

"History pencatatan di keuangan lebih mudah untuk rekapitulasi. Jadi bisa meminimalisir kesalahan pencatatan, proyeksi keuangan yang diminta oleh pimpinan lebih cepat karena dengan SEVIMA Platform yang kami pakai sudah bisa real time report," cerita Restu.

Sistem Akademik Terintegrasi dari Hulu Hingga Hilir

Restu menambahkan kemudahan yang dirasakan tidak hanya di bagian keuangan. Karena SEVIMA Platform mengakomodir sistem yang saling terintegrasi dari hulu hingga hilir. Mulai dari penerimaan mahasiswa baru, Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Hasil Studi (KHS), pembayaran kuliah, kegiatan perkuliahan, pelacakan alumni atau tracer study, kepegawaian, dan aktivitas akademik dan non-akademik lainnya.

Semua sistem tersebut saling terintegrasi, sehingga memudahkan pengelolaan, membantu pimpinan dalam memantau dan mengambil kebijakan strategis. SEVIMA kini telah dipercaya oleh 1.200 perguruan tinggi di Indonesia dalam menyediakan layanan sistem informasi akademik terintegrasi.

"Dengan adanya SEVIMA tentu sangat membantu karena sistem sudah saling terintegrasi mulai penerimaan sampai akhir. Dengan SEVIMA saving data ada di server yang sudah kredibel jadi membantu untuk operasional di kampus secara keseluruhan," tandasnya.