Menyimpan Arsip Terlahir Digital

Ilustrasi (koleksi pribadi)

Seorang rekan kerja menunjukkan kepada Tim Pengawas semua arsip aktif yang disimpannya dalam filing cabinet. Arsip-arsip tersebut awalnya arsip dalam bentuk softcopy. Ia mencetaknya agar menjadi bukti dukung berupa fisik arsip yang tertata dalam folder dan guide di filing cabinet saat dilakukan pengawasan arsip. Komentar dari salah seorang Tim Pengawas adalah arsip yang diciptakan secara elektronik tidak perlu dicetak untuk dimasukkan dalam filing cabinet. Rekan kerja bertanya, lalu bila bukan di filing cabinet, arsip aktif harus disimpan di mana untuk dapat dilakukan penilaian?

Pengawasan Kearsipan

Kejadian serupa rekan kerja saya di atas mungkin terjadi di beberapa satuan kerja saat ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) dan Unit Kearsipan (UK) I melakukan verifikasi arsip di lapangan. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 dan Peraturan Kepala ANRI Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan, setiap tahun ANRI menyelenggarakan pengawasan kearsipan terhadap kementerian, lembaga tingkat pusat, perguruan tinggi negeri, dan pemerintah provinsi yang dilaksanakan oleh Pusat Akreditasi Kearsipan.

Sementara UK I di Kementerian/Lembaga melakukan pengawasan internal ke seluruh satuan kerja di instansinya. Nilai hasil pengawasan ANRI dan UK I akan digabung menjadi nilai Kementerian/Lembaga/Pemda yang bersangkutan. Komposisi nilai terdiri dari 60% nilai eksternal dan 40% nilai internal. Hasil pengawasan diumumkan secara terbuka pada website ANRI. Sebegitu pentingnya pengawasan arsip karena hasil penilaian akan menjadi indeks masing-masing instansi pada unsur penilaian Reformasi Birokrasi.

Pengawasan kearsipan dilakukan melalui verifikasi langsung ANRI ke UK I dan UK I ke satuan kerja instansinya. Hasil verifikasi dihimpun dalam formulir pengawasan. Penilaian internal meliputi 2 (dua) aspek yaitu, Pengelolaan Arsip Dinamis dan Sumber Daya Kearsipan. Salah satu sub aspek yang dinilai adalah pemeliharaan arsip aktif. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau terus menerus. Dalam Peraturan ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pengelolaan Arsip Dinamis, arsip aktif disimpan dalam filing cabinet. Arsip yang sudah memberkas disusun dalam folder disesuaikan dengan guide primer, sekunder dan tersiernya sesuai aturan Kode Klasifikasi Arsip instansi masing-masing.

Tuntutan Transformasi Digital

Pandemi Covid 19 di tahun 2020 mendorong perubahan pola pikir dari konvensional ke digital dalam banyak sisi kehidupan. Pada sisi pemerintahan, perubahan pun berlaku di kegiatan administrasi perkantoran. Semua kegiatan operasional menjadi berbasis TIK mulai dari presensi kehadiran hingga penciptaan arsip yang ditandatangani dan dikirim secara elektronik. Arsip yang semula berupa fisik berubah menjadi arsip elektronik.

Perubahan media arsip dari kertas menjadi elektronik tentunya merubah tempat penyimpanannya. Penyimpanan arsip aktif secara elektronik akan mengurangi atau bahkan menghilangkan kebutuhan sarana fisik seperti filing cabinet, guide dan folder arsip yang ditetapkan dalam Peraturan ANRI Nomor 9 Tahun 2018, sebuah aturan yang diterbitkan sebelum pandemi melanda dunia. Tuntutan transformasi digital menciptakan kebutuhan baru berupa penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip secara elektronik, termasuk penyimpanannya.

Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi)

Pemerintah telah menyiapkan sarana kearsipan elektronik yang dinamakan Srikandi yang merupakan sebuah aplikasi umum pertama yang ditetapkan berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 679 Tahun 2020 tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis (AUBKD).

Srikandi diluncurkan pada tanggal 27 Oktober 2021 sebagai kolaborasi empat instansi pemerintah, yaitu Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), Kementerian Komunikasi dan Informatika, Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN), dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Berdasarkan data sampai dengan Agustus 2024 secara nasional jumlah instansi pengguna Srikandi sebanyak 695 Instansi dengan 3.591.912 user/pengguna.

Dalam Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2021 dijelaskan berbagai aspek yang diperlukan dalam penerapan Srikandi, diantaranya sumber daya manusia sebagai pelaksana. Ketersediaan aplikasi harus didukung juga dengan peningkatan kompetensi SDM dalam menggunakan aplikasi tersebut.

Pada Srikandi tidak hanya terdapat menu penciptaan dan pengiriman arsip saja, tetapi juga ada menu pemberkasan arsip aktif. Saat ini sosialisasi pemberkasan arsip aktif dalam bentuk elektronik perlu terus dilakukan, agar arsiparis atau pengelola arsip tidak lagi mencetak softcopy arsip sebagai bukti telah menata arsip aktifnya. Hal ini hanya menghamburkan penggunaan kertas dan menuntut pengelola arsip bekerja dua kali.

Hendaknya aturan terkait sarana prasarana kearsipan yang menuntut tersedianya filing cabinet, folder dan guide arsip perlu segera diperbarui karena penyimpanan arsip aktif telah diwadahi dalam pemberkasan di Srikandi.