Ketika Kertas Menumpuk Jadi Pelajaran: Belajar Digitalisasi dari Administrasi HR

Arsip Dokumen

Dari Tumpukan Kertas ke Layar Komputer

Salah satu tugas pertama yang saya kerjakan saat magang di Divisi Human Experience Management (HXM) GMEDIA adalah membantu mendigitalisasi dokumen fisik karyawan menjadi arsip digital pekerjaan yang awalnya saya kira semudah "tinggal scan, simpan, selesai", ternyata setelah dikerjakan langsung ada cukup banyak hal yang harus diperhatikan.

Dokumen harus dicek satu per satu supaya tidak ada yang terlewat. Setelah itu, dokumen dirapikan dan disusun menjadi satu dokumen sebelum disimpan secara digital melalui OneDrive. Penyimpanannya juga harus teratur supaya nanti saat dibutuhkan, dokumennya mudah ditemukan.

Kenapa Dokumennya Masih Banyak yang Manual?

Selama mengerjakan tugas ini, saya sempat kepikiran, kenapa masih ada dokumen yang harus diurus secara manual padahal sekarang hampir semuanya sudah serba digital?

Setelah beberapa minggu magang, saya mulai paham. Dokumen yang dimiliki perusahaan sudah ada sejak sebelum semuanya beralih ke sistem digital. Digitalisasi saat ini memang dibutuhkan, karena dokumen berbentuk kertas membutuhkan lebih banyak ruang penyimpanan, sedangkan dokumen digital cukup disimpan di satu tempat, lebih sederhana, serta lebih mudah diolah dan dicari kembali. Jadi, untuk mengubah arsip yang sebelumnya berbentuk fisik menjadi digital tentu membutuhkan proses yang cukup panjang.

Apalagi dokumen yang harus dirapikan jumlahnya tidak sedikit. Semuanya perlu dicek dan disusun satu per satu.

Teknologi Tetap Butuh Orang yang Teliti

Dari pengalaman ini, saya juga belajar bahwa adanya teknologi tidak berarti semua pekerjaan bisa langsung beres.

OneDrive dan berbagai aplikasi yang digunakan memang membantu proses penyimpanan dan pengelolaan dokumen. Tapi tetap ada orang yang harus memastikan dokumen yang dimasukkan sudah benar dan tersusun dengan baik. Saya juga menyadari bahwa pekerjaan administrasi ternyata tidak melulu soal digitalisasi dokumen ada juga proses lain, seperti bagaimana data-data tersebut diubah dan dikelola menjadi sebuah sistem yang lebih terstruktur, agar bisa digunakan dan dipantau dengan lebih mudah oleh perusahaan.

Pengalaman ini membuat saya melihat pekerjaan administrasi dari sudut pandang yang berbeda. Sebelumnya, pekerjaan seperti mengarsipkan dokumen mungkin terlihat biasa saja. Setelah mengerjakannya sendiri, ternyata pekerjaan tersebut tetap membutuhkan ketelitian dan tanggung jawab.

Buat saya, proses digitalisasi yang saya kerjakan selama magang menjadi pengalaman kecil yang cukup berarti. Saya jadi tahu bahwa perubahan dari sistem manual ke digital tidak bisa langsung terjadi begitu saja. Ada banyak dokumen yang harus dirapikan dan banyak proses yang harus dilakukan sedikit demi sedikit.

Dari pekerjaan yang awalnya saya kira cuma "scan, simpan, selesai", saya justru belajar tentang pentingnya kerapian, ketelitian, dan bagaimana teknologi digunakan untuk membantu pekerjaan administrasi sehari-hari.

Meida Khoirunnisa

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Muhammadiyah Yogyakarta