Kenalan Singkat dengan Digitalisasi Arsip

Contoh digitalisasi arsip yang berupa softfile sertifikat

Sederhananya digitalisasi arsip merupakan proses peralihan media cetak, bisa video, foto, dokumen, surat, dan lainnya yang diubah ke dalam bentuk digital. Digitalisasi dilakukan tentunya untuk mengurangi penggunaan kertas dan bahan tulis lainnya. Karena dengan diubahnya media tersebut kepada digital akan menghemat dana, ruang, dan sumber daya. Di sisi lain, langkah ini juga menjadi upaya dalam melestarikan arsip masa lalu.

Seteleh tadi dibahas mengenai digitalisasi, saatnya beralih kepada arsip. Sederhananya arsip merupakan jejak, tanda, bukti, dan lainnya yang digunakan untuk menandai, merekam, dan menyimpan isi, materi, bahkan proses kegiatan yang telah dilakukan.

Jika keduanya digabungkan, maka kita akan menemukan kesimpulan bahwasanya digitalisasi arsip merupakan proses peralihan penggunaan media tulis kepada media cetak yang memuat jejak, tanda, bukti, dan lainnya yang ditujukan untuk mempermudah penggunaan dan pemanfaatan teknologi.

Dalam buku Managing Electronic Record, digitalisasi arsip digunakan sebagai bukti transaksi dan aktivitas individu atau perorangan yang ditransfer ke dalam sistem ataupun komputer. Hal ini sejalan dengan teori yang disampaikan oleh NARA yang menyatakan bahwa arsip merupakan bukti yang diolah ke dalam suatu format yang diproses oleh komputer.

Bicara mengenai manfaat, tentu banyak sekali manfaat yang bisa diambil dari digitalisasi arsip. Pertama, akurasi data yang disimpan tinggi. Kedua, menghemat pengeluaran dan penggunaan sumber daya. Ketiga, informasi yang terpusat agar menjaga keakuratan informasi. Terakhir, penyajian data yang cepat dan bisa dinikmati kapan saja.