Transisi Hard File Menuju Soft File pada Era Mobile Working

Foto oleh cottonbro studio dari Pexels: https://www.pexels.com/id-id/foto/pengusaha-pria-orang-kantor-8468117/

Seiring berkembangnya teknologi dan informasi, istilah mobile working kini semakin sering dijumpai, terlebih saat keadaan sedang pandemi dan aktivitas dibatasi oleh jarak. Mobile working sendiri memiliki arti bekerja melalui seluler atau menggunakan teknologi lainnya yang memiliki sifat portabel sehingga tidak terikat oleh jarak dan waktu dalam penyelesaiannya.

Dulu, melakukan pekerjaan harus berada di kantor atau tempat kerja lainnya. Selain itu, output dari pekerjaan juga masih dilakukan secara konvensional seperti menggunakan hard file atau berkas-berkas yang berbentuk fisik. Segala bentuk legalisir dan peresmian sebelumnya baru dianggap sah atau formal ketika tertandatangani atau dihadiri secara luring.

Kemudian perkembangan teknologi memberikan pilihan dengan menyediakan berbagai device beserta segala fiturnya yang menunjang pekerjaan untuk dilakukan secara mobile. Ketika lingkungan sosial sedang dalam keadaan pandemi, perubahan habit atau kebiasaan dari aktivitas kerja kantoran menjadi kerja secara mobile menjadi tak terelakkan, karena paksaan oleh keadaan. Pada saat itu, hampir seluruh aktivitas dialihkan menjadi daring, termasuk dalam hal pekerjaan.

Semasa penyesuaian gaya hidup dengan lingkungan yang baru, muncul juga persepsi yang baru. Seperti halnya dengan persepsi akan formalitas. Dengan keterbatasan keadaan, pada akhirnya bentuk formalitas juga mulai disederhanakan. Misalnya dulu ketika melamar pekerjaan atau mendaftar sekolah maupun kuliah harus menyertai berkas-berkas dalam bentuk hard file yang diresmikan dengan tanda tangan dan cap menggunakan tinta basah, kemudian melakukan wawancara secara tatap muka, dan lain sebagainya.

Akibatnya, dokumen dalam bentuk soft file dan percakapan melalui seluler dianggap tidak resmi atau tidak formal. Namun, semenjak pandemi persepsi dari formalitas itu sendiri jadi berubah. Pekerjaan terkait administrasi dan arsip beralih menjadi lebih sederhana dengan tidak mengurangi esensi dari pekerjaan itu sendiri.

Berawal dari keadaan yang memaksakan seluruh pihak atau masyarakat untuk memiliki gaya hidup baru, kini justru masyarakat mulai beradaptasi dan mengadopsi mobile working menjadi hal yang lumrah untuk dilakukan. Efektivitas dan kemudahan yang dirasakan setelah mencoba atau memulai mobile working, membentuk kebiasaan baru di lingkungan sosial.

Dengan teknologi saat ini, produktivitas secara mobile juga semakin didukung, hal tersebut tidak membatasi kinerja namun justru menjawab masalah-masalah yang sebenarnya sudah ada bahkan sebelum pandemi. Mungkin sebelumnya ketika akan melakukan rapat atau pertemuan lainnya, sulit untuk menentukan jadwal yang sesuai dan dapat dihadiri oleh seuruh anggota. Namun, dengan bantuan device yang telah memadai, kini rapat atau meeting dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja bahkan saat bersamaan dengan menjalankan kegiatan lainnya atau bisa disebut menunjang aktivitas multitasking.

Perubahan gaya hidup baru ini didukung dengan fasilitas yang memadai, sehingga kepentingan-kepentingan dari setiap aktivitas yang biasanya dilakukan secara luring juga tidak tergantikan ketika dialihkan menjadi daring. Dalam bidang kesekretariatan misalnya, biasanya dalam menyelesaikan pekerjaannya perlu memberikan hasilnya dalam bentuk fisik atau hard file, kemudian dikumpulkan atau dikonsultasikan dengan menemui pihak terkait secara langsung, ditambah harus membawa berkas tersebut dengan map supaya terkesan lebih etis, dan nantinya akan diterima atau disetujui dengan diberikannya tanda tangan ataupun cap secara langsung sebagai bentuk pengesahan yang sah.

Keabsahan, kepantasan, dan tingkat etis yang selama ini diikuti sebenarnya adalah konstruksi atau pembentukan makna dari suatu kegiatan komunikasi non-verbal yang dibentuk sendiri oleh masyarakat sosial. Nyatanya, saat keadaan mengalami peralihan, hal-hal tersebut mengalami perubahan makna, menyesuaikan dengan keadaan. Seperti cukup dengan mengumpulkan soft file melalui surel elektronik atau email misalnya, kemudian konsultasi cukup dilakukan dengan saling berbalas pesan di media, dan pemberian tanda tangan, cap, atau bentuk legalisir lainnya juga sudah dapat dilakukan secara daring.

Preferensi atau pilihan pada soft file dibandingkan dengan hard file, yaitu soft file lebih mudah untuk diarsipkan, cukup dengan mengunggah atau menyimpan file tersebut pada cloud storage atau ruang penyimpanan data digital di komputer. Kemudian, hal tersebut memudahkan juga untuk mencari lagi berkas-berkas yang sebelumnya telah dibuat karena bisa tersimpan dengan lebih tertata di satu tempat dan tidak berserakan. Selain itu, penggunaan soft file juga lebih menghemat biaya dan waktu karena tidak perlu melakukan proses pencetakan, dan ini juga bermanfaat bagi lingkungan karena lebih ramah lingkungan. Namun, seperti yang dibahas sebelumnya, apabila penggunaan hard file memiliki etika dan syarat ataupun ketentuan tertentu, soft file juga dapat memilikinya dengan rekonstruksi makna sendiri, seperti formalitas yang diukur dari jenis file yang dikirimkan, seperti harus dalam format PDF ketika mengirim file dengan lebih resmi atau etis.

Perubahan atau transisi yang telah dijelaskan di atas tidak selamanya buruk, justru beberapa memiliki manfaat tersendiri yang sebelumnya tidak ditemukan. Dalam peralihan hard file ke soft file di era mobile working juga masih dapat tetap tidak menghilangkan esensi dari kepentingan file yang dibuat atau dikirimkan. Kebutuhan-kebutuhan pekerjaan dalam mobile working juga tetap dapat terpenuhi. Penyesuaian dan adaptasi adalah hal utama yang harus dilakukan semasa transisi hard file menuju soft file selama era mobile working ini.