Kalau Negara Lupa, Apa yang Tersisa?

Proses penyelamatan arsip eks-entitas saat peleburan menjadi BRIN , sumber: Dokumen Pribadi Penulis

Apa yang tersisa ketika sebuah lembaga berubah, orang-orangnya berpindah, dan gedungnya tidak lagi digunakan untuk fungsi yang sama? Salah satu yang tersisa adalah arsip. Arsip sering kali hanya dilihat sebagai dokumen lama yang harus disimpan. Padahal, di dalamnya ada jejak tentang apa yang pernah dilakukan, diputuskan, dan dihasilkan oleh sebuah institusi.

Saya menemukan kenyataan itu ketika terlibat langsung dalam tim penyelamatan arsip eks-entitas yang kemudian dilebur menjadi BRIN. Di gedung-gedung yang akan dialihfungsikan, kami menemukan arsip yang masih tersimpan dalam box, tetapi banyak pula dokumen yang tercecer dan belum tertata. Banyak pegawai dari entitas tersebut telah mutasi. Mereka pergi, sementara arsip-arsip itu tetap tinggal.

Kami pun bergotong royong mengangkat dan memindahkan box-box tersebut satu per satu. Dokumen yang tercecer kami kumpulkan dan tata sesuai dengan kode klasifikasi arsip. Beberapa ruangan yang kami kunjungi penuh debu dan kotoran. Tubuh terasa gatal, bahkan beberapa dari kami sempat mengalami sesak napas. Di tengah pekerjaan yang melelahkan itu, saya mulai berpikir: kalau bukan kami yang menyelamatkannya, siapa yang akan menjaga cerita yang tersimpan di dalamnya?

Sejak saat itu, saya melihat arsip dengan cara yang berbeda. Selama ini, arsip mudah dianggap sebagai pekerjaan administratif: disimpan, ditata, lalu selesai. Padahal, ketika sebuah lembaga berubah dan orang-orang di dalamnya berpindah, arsip menjadi salah satu penghubung antara pekerjaan yang pernah dilakukan dengan pekerjaan yang harus dilanjutkan. Di dalamnya ada alasan di balik sebuah keputusan, proses yang pernah dilakukan, hingga pengetahuan yang mungkin tidak lagi dimiliki oleh orang-orang yang bekerja di sana.

Birokrasi sendiri terus bergerak. ASN dapat mutasi, struktur organisasi berubah, lembaga dapat bergabung, dan cara kerja pemerintah berkembang mengikuti zaman. Namun, ada satu hal yang tidak boleh ikut hilang dalam setiap perubahan: ingatan pemerintah tentang apa yang pernah dikerjakannya. Tanpa jejak yang terjaga, pemerintah akan lebih sulit belajar dari apa yang pernah dilakukan dan menggunakan pengetahuan tersebut untuk menjalankan pekerjaan berikutnya.

Lalu, bagaimana pemerintah memastikan ingatan itu tetap ada ketika cara kerjanya terus berubah? Pertanyaan ini menjadi semakin penting ketika pemerintahan bergerak menuju ruang digital. Selama ini, Digital Government sering dibicarakan melalui layanan yang semakin cepat, aplikasi yang terintegrasi, dan proses birokrasi yang semakin sedikit menggunakan kertas. Semua itu penting. Namun, ada bagian yang tidak boleh tertinggal: bagaimana pemerintah menyimpan dan mengingat apa yang dihasilkan dari seluruh proses tersebut.

Pemerintah boleh terus berubah mengikuti teknologi, tetapi apa yang pernah dikerjakannya tidak boleh ikut hilang.

Digitalisasi pun tidak otomatis membuat pemerintah memiliki memori digital. Dokumen yang dahulu tersimpan dalam box kini mungkin hanya berubah menjadi file di dalam server. Tempatnya saja yang berubah. Persoalannya belum tentu. Beberapa tahun kemudian, ketika pegawai berganti, organisasi berubah, atau sistem diperbarui, dokumennya mungkin masih ada, tetapi konteks dan pengetahuan di baliknya bisa semakin sulit ditemukan. Dokumennya ada, tetapi ingatannya hilang.

Pengalaman di BRIN membuat saya menyadari bahwa tantangan menjaga ingatan pemerintah tidak berhenti ketika arsip lama berhasil diselamatkan. Tantangan berikutnya adalah memastikan agar arsip yang lahir dari proses pemerintahan hari ini tidak mengalami persoalan yang sama di kemudian hari. Bedanya, jika dulu kami berhadapan dengan box dan dokumen yang tercecer, ke depan kita mungkin berhadapan dengan file, sistem, dan data yang tersimpan secara digital.

Karena itu, bagi saya, arsip seharusnya tidak dipikirkan setelah sebuah proses digital selesai. Ia harus hadir sejak proses tersebut dirancang. Ketika pemerintah membangun sebuah sistem atau layanan, yang perlu dipikirkan bukan hanya bagaimana data digunakan, tetapi juga informasi apa yang harus tetap menjadi jejak, bagaimana konteksnya dipertahankan, dan bagaimana informasi tersebut dapat ditemukan kembali ketika dibutuhkan.

Jangan sampai kita membangun pemerintah yang semakin cepat mengolah data, tetapi semakin sulit memahami apa yang pernah dilakukannya. Pemerintah tidak seharusnya terus-menerus memulai dari nol hanya karena orang, organisasi, atau teknologi yang menjalankannya telah berubah.

Pada akhirnya, yang kita jaga bukan hanya dokumen. Kita sedang menjaga kemampuan pemerintah untuk belajar dari dirinya sendiri. Apa yang pernah diputuskan, dikerjakan, diteliti, dan dihasilkan oleh lembaga-lembaga pemerintah merupakan bagian dari perjalanan negara ini. Ketika jejak tersebut terjaga, perubahan tidak harus selalu berarti kehilangan pengetahuan yang telah dibangun sebelumnya. Di situlah saya melihat arsip bukan hanya sebagai memori sebuah institusi, tetapi sebagai bagian dari memori bangsa.

Hari itu, kami menyelamatkan arsip dari sebuah ruangan yang akan ditinggalkan. Kini saya menyadari, yang kami selamatkan bukan sekadar dokumen, melainkan bagian dari perjalanan yang tidak boleh dilupakan. Teknologi boleh berubah, orang-orang boleh berganti, dan lembaga boleh bertransformasi. Tetapi negara tidak boleh kehilangan ingatan tentang apa yang pernah dikerjakannya. Karena ketika sebuah negara kehilangan jejak tentang perjalanan yang telah dilaluinya, ia kehilangan sebagian dari dirinya.