Cara Membuat Surat yang Efektif agar Pesan Tersampaikan dengan Jelas
Membagikan informasi dari berbagai topik.
ยทwaktu baca 3 menit
Tulisan dari Pojok Informasi tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarCara membuat surat perlu dipahami agar pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan jelas dan sesuai tujuan. Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang digunakan oleh satu pihak untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain.
Informasi yang dimuat dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, maupun keperluan lainnya. Oleh karena itu, penulisan surat harus dilakukan secara tepat agar isi pesan mudah dipahami oleh penerima.
Meskipun komunikasi digital semakin berkembang, surat tetap digunakan untuk berbagai keperluan, seperti administrasi, pendidikan, organisasi, dan dunia kerja. Penulisan surat yang baik juga menunjukkan profesionalisme serta memudahkan penerima dalam memahami isi pesan.
Cara Membuat Surat yang Baik dan Sesuai Kaidah
Salah satu langkah penting dalam cara membuat surat adalah mencantumkan seluruh bagian surat secara lengkap. Kelengkapan setiap bagian surat membantu menyampaikan informasi secara jelas, sistematis, dan mudah dipahami oleh penerima surat.
Menurut informasi diskominfo.rejanglebongkab.go.id, yang termasuk bagian surat, yaitu kepala surat, nomor surat, tanggal, bulan dan tahun surat, lampiran, hal atau perihal, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, nama organisasi, nama terang dan tanda tangan penanggung jawab surat, tembusan, serta inisial/kaki surat.
Setiap surat memiliki bagian yang saling melengkapi dan masing-masing menjalankan fungsi tertentu. Kepala surat berfungsi sebagai identitas pengirim, biasanya berupa instansi atau organisasi.
Nomor surat digunakan sebagai penanda administrasi agar mudah ditelusuri kembali, sedangkan tanggal, bulan, dan tahun surat menunjukkan waktu pembuatan.
Jika terdapat dokumen tambahan, lampiran dicantumkan untuk menunjukkan adanya berkas pendukung. Setelah itu, hal atau perihal ditulis secara ringkas untuk menggambarkan pokok isi surat, sehingga penerima dapat memahami tujuan surat sejak awal.
Alamat tujuan harus ditulis dengan jelas dan tepat agar surat sampai kepada pihak yang dituju. Selanjutnya, salam pembuka digunakan sebagai bentuk penghormatan sebelum masuk ke bagian isi.
Isi surat menjadi bagian paling penting karena memuat inti pesan yang ingin disampaikan. Isi surat sebaiknya ditulis dengan bahasa yang baku, jelas, dan langsung pada pokok pembahasan agar tidak menimbulkan salah pengertian. Penyusunan kalimat yang runtut juga membantu pembaca memahami isi dengan lebih mudah.
Surat ditutup dengan salam penutup sebagai bentuk penghormatan. Kemudian dicantumkan nama organisasi bila diperlukan, disertai nama terang dan tanda tangan penanggung jawab sebagai bentuk pengesahan.
Jika ada pihak lain yang perlu mengetahui isi surat, tembusan dapat ditambahkan di bagian akhir. Sementara itu, inisial atau kaki surat biasanya digunakan untuk kebutuhan administrasi internal.
Susunan bagian surat dapat sedikit berbeda tergantung bentuk yang digunakan, seperti bentuk lurus atau bentuk lekuk. Namun, apa pun formatnya, seluruh unsur surat tetap perlu dicantumkan agar surat tersusun lengkap, rapi, dan sesuai kaidah penulisan yang berlaku.
Selain memperhatikan struktur, penulis juga perlu memeriksa kembali ejaan, tanda baca, dan data yang dicantumkan sebelum surat dikirim. Langkah ini dapat mengurangi kesalahan penulisan sekaligus memastikan informasi tersampaikan dengan baik kepada penerima.
Dengan memahami fungsi setiap bagian dan menyusun surat secara lengkap, proses penyampaian informasi akan menjadi lebih efektif. Menguasai cara membuat surat dapat membantu menghasilkan surat yang rapi, mudah dipahami, dan sesuai dengan kebutuhan komunikasi resmi. (Kiki)