10 Contoh Arsip Permanen dan Pengertiannya
Ragam Info
·waktu baca 2 menit
Tulisan dari Ragam Info tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarDalam dunia arsip dan dokumentasi, istilah “arsip permanen” menjadi fokus utama dalam pengelolaan informasi. Contoh arsip permanen adalah semua dokumen yang memiliki nilai sangat penting dalam jangka waktu panjang.
Arsip permanen membutuhkan perhatian khusus dalam hal penyimpanan, perlindungan, dan aksesibilitas informasi agar dapat mempertahankan keasliannya. Dokumen ini umumnya disimpan untuk keperluan audit, pengawasan, atau penelitian.
Pengertian dan Contoh Arsip Permanen
Hampir setiap lembaga atau organisasi memiliki arsip permanen. Secara umum, contoh arsip permanen tidak hanya ditentukan berdasarkan isi dokumen, tetapi juga oleh nilai historis, legal, administratif, dan informasional.
Menurut buku Akuntansi Yayasan dan Lembaga Publik, Indra Bastian, S.E., Akt., M.B.A., Ph.D (2007), arsip permanen dalam sebuah instansi biasanya memuat informasi mengenai:
Salinan anggaran dasar dan anggaran rumah tangga.
Salinan surat perjanjian penting yang berlaku jangka panjang.
Salinan notulen rapat.
Pedoman akun dan prosedur pengendalian internal.
Ringkasan prinsip akuntansi.
Pembentukan arsip permanen berguna untuk mengingatkan auditor mengenai informasi yang akan datang, memberikan ringkasan informasi kepada staf auditor baru, serta menghindari duplikasi kertas kerja pada audit tahun berikutnya.
Menurut buku Kearsipan, Dra. Loesida Roeliana, M.Si., dan Jatmiko Yogopriyatno, S.IP., M.Si (2023), pengertian arsip permanen adalah arsip yang berdasarkan ketentuan teknis kearsipan dan hukum dianggap memiliki nilai guna primer sekaligus sekunder.
Arsip permanen juga mengandung nilai keberlanjutan karena memuat informasi yang relatif tidak pernah mengalami perubahan. Jenis arsip ini menjadi fondasi dalam pembentukan suatu lembaga atau organisasi.
Setelah memahami definisi arsip permanen, berikut beberapa contoh arsip permanen yang perlu diketahui.
Akta Pendirian Badan Usaha atau Perusahaan
Surat Izin Usaha atau Perusahaan
NPWP dan PkP
Struktur Organisasi dan Deskripsi Kerja
Standar Operasional Perusahaan (SOP)
Surat Keterangan Domisili Perusahaan
Surat Keputusan Pengangkatan Direksi
Perjanjian dan Kontrak Pekerjaan Konstruksi dan Distribusi
Surat Keputusan Kementerian Hukum
Chart of Account (CoA)
Namun, perlu dicatat bahwa klasifikasi arsip permanen dapat bervariasi tergantung pada kebijakan yang berlaku pada masing-masing instansi.
Memahami contoh arsip permanen sangat krusial bagi organisasi atau lembaga dalam menjaga rekam jejak yang akurat. Strategi pengelolaan yang efektif juga penting untuk mengamankan informasi arsip permanen sebagai aset tak ternilai saat ini dan di masa depan. (ALF)
Baca juga: 3 Contoh Arsip Statis beserta Pengertiannya