3 Contoh Arsip Statis beserta Pengertiannya

Ilustrasi Contoh Arsip Stati, foto:pexels

Arsip statis merupakan metode untuk menyimpan data dan informasi dengan cara menyimpan file secara berkala, sehingga data tersebut dapat diakses namun tidak dapat di-update. Untuk memahami terkait jenis arsip tersebut, maka perlu mengetahui contoh arsip statis.

Arsip statis mempunyai peran penting dalam melakukan penjagaan data maupun informasi yang disimpan. Arsip ini biasa digunakan oleh perusahaan-perusahaan untuk menyimpan berbagai dokumen penting.

Pengertian Arsip Statis

Ilustrasi Contoh Arsip Statis, foto:pexels

Mengutip dari buku Manajemen Kearsipan, Sttar (2019:7), arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pembuat arsip karena mempunyai nilai guna kesejahteraan, sudah habis masa retensinya, serta memiliki keterangan telah dipermanenkan.

Arsip tersebut sudah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh pohak Arsip Nasional Republik Indonesia atau lembaga kearsipan. Arsip statis ini menjadi arsip yang tidak dipakai lagi secara langsung oleh pencipta arsip tersebut dalam kegiatan operasional manajemen organisasi dan sifatnya tidak dapat diubah atau di-update lagi.

Arsip ini dikelola langsung oleh lembaga kearsipan yang menjadi bentuk akusisi selektif serta sistemtis terhadap kekayaan arsip pada instansi tertentu. Secara umum keberadaan arsip memiliki peranan penting dalam organisasi pemerintahan maupun swasta.

Arsip mempunyai peranan dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk memutuskan dan merumuskan kebijakan tertentu. Oleh karena itu agar dapat menyajikan informasi secara lengkap dan tepat, maka harus terdapat sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.

Kumpulan Contoh Arsip Statis

Ilustrasi contoh arsip statis. Sumber: Unsplash/ageing_better.

Penggunaan arsip statis sering dipakai oleh perusahaan-perusaan tertentu maupun instansi pemerintahan. Untuk lebih memahami terkait arsip statis, berikut beberapa contoh arsip statis.

1. Contoh yang pertama yaitu arsip surat-surat yang dikirimkan oleh perusaan atau organisasi tertentu. Arsip surat tersebut disimpan pada file statis yang tidak dapat lagi diupdate. Setiap surat yang sudah masuk akan diarsipkan dalam bentuk file statis yang sama.

2. Contoh selanjutnya yaitu arsip pemilu yang menyimpan data polling perolehan suara. Arsip tersebut tidak dapat diubah lagi.

3. Contoh yang terakhir yaitu arsip yang digunakan untuk melakukan penyimpanan laporan keuangan atau laporan hasil audit pada perusahaan tertentu. Arsip tersebut tidak dapat di-update lagi dan data-data yang sudah disimpan akan selalu terjaga keamanannya.

Melalui penjelasan contoh arsip statis dapat menambah wawasan bagi pembaca. Arsip statis sering digunakan untuk menyimpan berbagai dokumen akutansi, dokumen hukum, dan data historis. (PAM)

Baca Juga: 5 Contoh Nilai Guna Arsip Menurut Ensiklopedia Administrasi