15 Contoh Kegiatan Administrasi yang Umum Dilakukan
Ragam Info
·waktu baca 2 menit
Tulisan dari Ragam Info tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarContoh kegiatan administrasi dapat dijadikan panduan untuk memahami aktivitas penting dalam organisasi atau instansi. Administrasi membuat organisasi atau instansi berjalan lancar, rapi dan bisa dipertanggungjawabkan.
Administrasi di zaman modern sangat terbantu dengan teknologi digital, namun juga lebih kompleks karena ada lebih banyak aktivitas yang harus didokumentasikan, termasuk kegiatan online. Banyak contoh yang bisa menggambarkan hal itu.
Contoh Kegiatan Administrasi
Ada bermacam-macam pengertian administrasi, baik dalam segi bahasa maupun bidang yang menerapkannya. Dikutip dari Ilmu Administrasi, Mariati Rahman, (2017:7) dalam bahasa Indonesia, arti administrasi mengacu pada bahasa Belanda, yaitu administratie.
Administratie merupakan definisi administrasi dalam arti sempit, yaitu kegiatan tata usaha kantor. Kegiatan tersebut dapat dibagi menjadi 3 kelompok. Berikut adalah pembagian administrasi beserta contoh kegiatan administrasi tersebut:
1. Korespondensi atau Surat Menyurat
Korespondensi adalah rangkaian aktivitas yang berkaitan dengan pengiriman informasi secara tertulis, mulai dari penyusunan, penulisan, hingga pengiriman ke pihak yang bersangkutan.
Contoh:
Membuat surat dinas bagi karyawan yang mendapatkan penugasan sebagai pegangan bagi karyawan tersebut untuk melakukan pelaporan di kantor asal dan tujuan.
Membuat surat keputusan dengan kertas surat resmi dan ditandatangani oleh pihak-pihak yang memiliki otoritas.
Membuat surat edaran yang akan ditandatangani oleh pihak-pihak-pihak yang memiliki otoritas, yang ditujukan ke banyak pihak.
Membuat berita acara yang berisi kronologi sebuah peristiwa.
Membuat surat kuasa untuk memberikan kewenangan pada pihak yang disebutkan dalam surat untuk melakukan tindakan atas nama pemberi kuasa.
2. Ekspedisi
Ekspedisi merupakan bagian administrasi yang mencatat setiap informasi yang dikirim atau diterima.
Contoh:
Mencatat semua semua surat masuk dan keluar.
Membuat surat pengantar yang menyertai pengiriman dokumen ke pihak atau kantor lain.
Mengatur pengiriman surat keluar berdasarkan prioritas yang diminta pengirim.
Mengkoordinasikan barang-barang dan dokumen yang akan dikirimkan oleh tiap departemen.
Mengatur penjemputan barang-barang yang akan dikirimkan.
3. Pengarsipan
Pengarsipan adalah kegiatan mengatur dan menyimpan informasi secara sistematis agar mudah ditemukan.
Contoh:
Melakukan input data pribadi karyawan.
Melakukan pencatatan dan penataan dokumen surat masuk dan keluar.
Membuat dan mengatur data penjualan agar mudah dianalisa oleh pihak-pihak yang membutuhkan.
Mengumpulkan dan menata kuintansi pembayaran kepada vendor.
Mengumpulkan dan menata surat-surat perjanjian dengan berbagai pihak.
Baca juga: 10 Contoh Administrasi Niaga dan Penjelasannya
Itulah contoh kegiatan administrasi yang umum dilakukan sehari-hari di berbagai instansi. Administrasi adalah pekerjaan besar. Sistem digital sangat membantu tapi dibutuhkan sumber daya manusia dengan kompetensi yang mumpuni untuk menanganinya. (lus)