2 Contoh Arsip Aktif beserta Pengertian dan Jenisnya

Ilustrasi. Contoh arsip aktif. Sumber: Pexels / Element 5 Digital

Arsip merupakan hal yang penting dalam pekerjaan. Arsip terbagi menjadi beberapa jenis, di mana salah satu jenisnya, yaitu arsip aktif. Arsip aktif merupakan arsip yang masih digunakan dalam berlangsungnya pekerjaan. Oleh karena itu, informasi mengenai contoh arsip aktif sangat diperlukan.

Kegiatan pengarsipan sangat penting dalam menunjang pekerjaan baik untuk data maupun pengingat. Maka dari itu, melakukan kegiatan pengarsipan akan mempermudah pekerjaan dan pemeliharaan pekerjaan yang sedang dilakukan.

Contoh Arsip Aktif

Ilustrasi. Contoh arsip aktif. Sumber: Pexels / Andrea Piacquadio

Dikutip dari buku Pengelolaan Arsip Berbasis Otomasi, Mulyadi, (2023:28), arsip aktif merupakan arsip-arsip yang masih dipergunakan atau dijalankan bagi kelangsungan kerja. Artinya, arsip masih ada dalam unit pengelola dalam masa transisi antara aktif dan inaktif.

Setelah memahami pengertian dari arsip aktif. Maka masyarakat juga perlu memahami contoh arsip aktif. Tujuannya masyarakat dapat memahami perbedaan arsip aktif dengan arsip yang lain. Berikut ini, contoh dari arsip aktif yang wajib diketahui.

Contoh 1

Kode klasifikasi HM.01.01

HM = Hubungan Kemasyarakatan

01 = Hubungan kemasyarakatan

01.01 = Peliputan kegiatan dinas pimpinan, acara kedinasan dan peristiwa dalam berbagai media kegiatan yang diselenggarakan oleh sekretariat kabinet.

Penjabaran:

Kode klasifikasi arsip: HM. 01.01

Cara membaca klasifikasi: -

HM (Kode primer): Singkatan dari "hubungan kemasyarakatan"

01 (kode sekunder): Kode angka dengan nomor kode 01 bagian sekunder yaitu "hubungan kemasyarakatan"

01 (kode tersier): Kode dengan angka 01 bagian sekunder yang menjelaskan item-item arsip apa saja yang termasuk daftar kegiatan apapun yang ada dalam penjelasan yang tercantum kode klasifikasi arsip HM.01.01.

Unit kerja pengguna klasifikasi: Asisten Deputi bidang hubungan masyarakat dan protokol, Deputi bidang dukungan kerja kabinet.

Contoh 2

Kode klasifikasi SK.01.01

SK: Sekretariat

01: Kearsipan

01.01: Bidang sekretariat, bidang kearsipan dan bidang administrasi.

Penjabaran:

Kode klasifikasi arsip: SK.01.01

Cara membaca klasfikasi: -

SK (kode prmer): Singkatan dari "kesekretariatan"

01 (kode sekunder): Kode angka dengan nomor kode 01 bagian sekunder yaitu "kearsipan"

01 (kode tersier): Kode dengan angka 01 bagian sekunder yang menjelaskan item-item arsip apa saja yang termasuk daftar arsip apapun yang ada dalam penjelasan yang tercantum kode klasifikasi arsip SK.01.01.

Unit kerja pengguna klasifikasi: Kearsipan, Perpustakaan, dan Administrasi.

Jenis-Jenis Arsip

Ilustrasi. Contoh arsip aktif. Sumber: Pexels / Pixabay

Dalam proses pengarsipan, memahami jenis-jenis arsip sangat diperlukan sebagai bentuk pengkategorian dari setiap administrasi yang akan diarsipkan.

Jadi, jenis-jenis arsip perlu diketahui oleh masyarakat. Berikut berbagai jenis-jenis arsip yang perlu diketahui oleh masyarakat.

1. Arsip Berdasarkan Sifatnya

Arsip penting
Arsip tidak penting
Arsip biasa
Arsip sangat penting
Arsip rahasia

2. Arsip Berdasarkan Fungsinya

Arsip dinamis (Arsip aktif, arsip semi aktif, arsip inaktif)
Arsip statis

3. Arsip Berdasarkan Nilai Gunanya

Arsip bernilai informasi
Arsip bernilai hukum
Arsip bernilai administrasi
Arsip bernilai ilmiah
Arsip bernilai keuangan
Arsip bernilai sejarah
Arsip bernilai pendidikan

4. Arsip Berdasarkan Masalahnya

Arsip financial record
Arsip inventory record
Arsip personal record
Arsip sales record
Arsip production record

5. Arsip Berdasarkan Keahliannya

Arsip asli
Arsip salinan
Arsip tembusan

6. Arsip Berdasarkan Kekuatan Hukum

Arsip Autentik
Arsip Tidak Autentik

7. Arsip Berdasarkan Pemiliknya

Lembaga pemerintahan
Instansi pemerintah atau swasta

8. Arsip Berdasarkan Bentuk Fisiknya

Arsip berbentuk lembaran
Arsip tidak berbentuk lembaran

9. Arsip Berdasarkan Subjek atau Isinya

Arsip Keuangan
Arsip Kepegawaian
Arsip Pemasaran
Arsip daftar pendidikan

Itulah beberapa contoh arsip aktif beserta jenis-jenis arsip. Arsip aktif sangat penting dalam berjalannya suatu pekerjaan. Dari penjelasan di atas, bisa diketahui bahwa arsip sangat diperlukan dan wajib untuk dilakukan. (RFL)