2 Contoh Percakapan Telepon tentang Konfirmasi Undangan Rapat
Ragam Info
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Ragam Info tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarContoh percakapan telepon tentang konfirmasi undangan rapat adalah hal yang penting dipahami penyelenggara rapat. Pasalnya, melakukan konfirmasi peserta rapat adalah salah satu prosedur yang harus dilakukan sebelum rapat dimulai.
Umumnya, melakukan konfirmasi undangan rapat adalah tugas dari seorang sekretaris. Meski begitu, tidak jarang hal ini juga dilakukan jabatan lainnya seperti divisi internal dan resepsionis.
Pentingnya Konfirmasi Undangan Rapat
Konfirmasi undangan rapat adalah salah satu hal penting yang dilakukan dalam mengorganisasi rapat. Hal ini berkaitan dengan persiapan agenda hingga keperluan peserta rapat, seperti kursi, minuman, dan alat tulis.
Selain itu, konfirmasi undangan rapat bertujuan untuk mengatur mekanisme pelaksanaan kegiatan rapat sesuai dengan peserta rapat yang datang.
Dikutip dari buku Sukses di Kantor, Ciara Woods (2007:44), dalam mengorganisasi sebuah rapat, undang orang-orang yang sekiranya akan berkontribusi pada topik yang dibahas dan pastikan kehadiran peserta dua hari sebelum rapat.
Jika peserta rapat tidak melakukan konfimasi juga setelah tenggat waktu yang ditentukan, umumnya penyelenggara rapat akan menganggap peserta tersebut tidak akan hadir dalam rapat.
Baca juga: 2 Contoh Notulensi Rapat yang Bisa Menjadi Referensi
Contoh Percakapan Telepon tentang Konfirmasi Undangan Rapat
Konfirmasi undangan rapat dapat dilakukan dengan berbagai cara, salah satunya adalah dengan panggilan telepon. Panggilan telepon lebih sering dilakukan di era modern seperti saat ini karena lebih efektif dibandingkan harus pergi ke tempatnya langsung.
Meski tidak bertatap muka, percakapan telepon untuk konfirmasi udangan rapat tetap memerlukan tata krama yang benar.
Agar lebih terbayang seperti apa percakapan telepon tentang konfirmasi undangan rapat yang benar dan sesuai tata krama, berikut dipaparkan 2 contohnya.
1. Contoh 1
Sekretaris: "Selamat pagi, dengan saya Vina Rahmania, Sekretaris dari PT. Cahaya Abadi. Ada yang bisa saya bantu?"
Peserta Rapat: "Selamat pagi, saya Bapak Haris Rahmanto. Saya ingin menkonfirmasi kesediaan saya untuk hadir sebagai peserta rapat umum perusahaan yang akan dilaksanakan di hari Rabu, 17 Januari 2024."
Sekretaris: "Baik Bapak Haris, terima kasih atas konfirmasinya. Kembali saya ingatkan untuk rapat umum ini akan dilaksanakan pada hari Rabu, 17 Januari 2024 pukul 10 pagi di ruang serbaguna 1 lantai 5 kantor pusat PT. Cahaya Abadi. Mohon untuk datang maksimal 10 menit sebelum rapat dimulai."
Peserta Rapat: "Baik, terima kasih atas informasinya."
Sekretaris: "Apakah ada yang bisa saya bantu lagi, pak?"
Peserta Rapat: "Tidak, terima kasih."
Sekretaris: "Baik, saya sudahi dulu percakapan hari ini. Terima kasih dan selamat pagi."
Peserta Rapat: "Selamat pagi."
2. Contoh 2
Peserta Rapat: "Selamat pagi."
Sekretaris: "Selamat pagi, saya Nadifa Marcella Putri, sekretaris PT. Cahaya Abadi. Apakah benar ini dengan Ibu Veronica Pancawati?"
Peserta Rapat: "Benar, dengan saya sendiri. Ada yang bisa dibantu?"
Sekretaris: "Saya ingin melakukan konfirmasi kehadiran untuk rapat umum PT. Cahaya Abadi yang akan dilaksanakan pada hari Rabu, 17 Januari 2024. Apakah ibu akan hadir pada rapat tersebut?"
Peserta Rapat: "Iya, saya akan datang di rapat tersebut."
Sekretaris: "Baik, terima kasih atas konfirmasinya, Ibu Veronica. Izin mengingatkan kembali, bahwa rapat umum akan dilaksanakan pada hari Rabu, 17 Januari 2024 pukul 10 pagi di ruang serbaguna 1 lantai 5 kantor pusat PT. Cahaya Abadi. Mohon untuk datang maksimal 10 menit sebelum rapat dimulai."
Peserta Rapat: "Baik, terima kasih atas informasinya."
Sekretaris: "Baik kalau begitu, apakah dari Ibu Veronica ada pertanyaan?"
Peserta Rapat: "Tidak, sudah cukup."
Sekretaris: "Baik, saya izin tutup percakapan kali ini. Terima kasih dan selamat pagi."
Peserta Rapat: "Selamat pagi."
Itulah penjelasan mengenai 2 contoh percakapan telepon tentang konfirmasi undangan rapat. Semoga ulasan di atas dapat dijadikan referensi saat ingin menelepon peserta rapat untuk melakukan konfirmasi undangan. (YAS)