2 Contoh Rundown Acara Piknik Kantor dan Cara Membuatnya

Ilustrasi contoh rundown acara piknik. Sumber: Pexels/energepic.com

Bagi pembaca yang ingin mengadakan piknik kantor alangkah baiknya untuk menyusun rundown acara terlebih dahulu agar acara berjalan dengan baik. Contoh rundown acara piknik yang ada di internet dapat digunakan sebagai sumber referensi dalam membuatnya.

Rundown acara dibuat agar pelaksanaan suatu acara terstruktur dan lancar. Selain itu, adanya rundown juga berfungsi untuk mengingatkan pembawa acara maupun pengisi acara agar tidak melebihi waktu yang ditetapkan.

Cara Membuat Rundown Acara

Ilustrasi contoh rundown acara piknik. Sumber: Pexels/Karolina Grabowska

Dikutip dalam buku Show Must Go On oleh Soni Marti Lova (2011:9) rundown merupakan susunan acara dari awal sampai akhir. Dalam rundown akan dijabarkan secara detail itemnya apa, siapa pengisi acaranya, durasinya berapa lama, dan keterangannya bagaimana.

Dengan dibuatnya rundown acara, maka kegiatan yang ada di acara tersebut akan tersusun lebih teratur dan sistematis. Adapun cara membuat rundown acara yaitu:

1. Susunlah kegiatan berdasarkan tema acara bersama panitia lainnya secara runtut.

2. Lakukan koordinasi dengan panitia Humas terkait tamu undangan, narasumber, atau orang-orang penting yang akan datang pada acara tersebut.

3. Susun kegiatan dengan durasi waktu tertentu yang diberikan pada acara yang akan dilaksanakan.

4. Tentukan tata letak tempat acara berlangsung agar semakin lengkap susunan acara yang dibuat bila berada di lebih dari satu ruang.

5. Tentukan pihak penanggung jawab baik dari laki-laki maupun perempuan yang dianggap mampu dan siap.

6. Jika telah dibuat sedemikian rupa, sampaikan rundown acara pada saat rapat koordinasi dengan panitia lain. Hal ini dilakukan bila ada revisi atau masukan dari panitia lain terkait rundown acara.

7. Ubah segera bila dalam rapat terdapat susunan acara yang perlu revisi.

8. Jika sudah ditetapkan dan tidak ada revisi, maka bisa melakukan koordinasi dengan panitia yang bertugas sebagai pembawa acara, untuk menggunakan rundown acara yang telah dibuat.

Contoh Rundown Acara Piknik Kantor

Ilustrasi contoh rundown acara piknik. Sumber: Pexesl/Anete Lusina

Acara piknik kantor merupakan salah satu acara yang sangat dinantikan oleh para karyawan. Acara tersebut diadakan untuk memperkuat rasa kebersamaan, mempererat hubungan antar sesama karyawan, serta meningkatkan semangat dan motivasi kerja.

Meskipun rundown sudah disusun, tapi rundown bersifat fleksibel dan masih mungkin mengalami perubahan. Berikut contoh rundown acara piknik kantor yang dapat digunakan sebagai sumber referensi.

Contoh 1 Piknik ke Pantai Baron Yogyakarta

1. Registrasi Peserta

   • Waktu: 05.00 - 05.30

   • Deskripsi: Mengisi daftar hadir dan mendapatkan name tag.

2. Koordinasi Bersama

   • Waktu: 05.30 - 06.00

   • Deskripsi: Ketua panitia memberikan arahan tentang kegiatan apa saja yang akan dilakukan selama piknik dan doa bersama sebelum berangkat ke Pantai Baron.

3. Perjalanan Berangkat

   • Waktu: 06.00 - 08.30

   • Deskripsi: Berangkat dari kantor menuju Pantai Baron dan pembagian snack pagi di dalam bus.

4. Pembukaan

   • Waktu: 08.30 - 08.45

   • Deskripsi: Pimpinan memberikan sambutan dan membuka acara.

5. Game dan Penyerahan Hadiah

   • Waktu: 08.45 - 11.30

   • Deskripsi: Semua karyawan mengikuti game dan penyerahan hadiah kepada karyawan yang telah berprestasi.

6. Istirahat, Sholat, Makan

   • Waktu: 11.30 - 13.00

   • Deskripsi: Karyawan melakukan bersih diri, kemudian menikmati hidangan makan siang yang lezat dan sholat yang dijamak (Dhuhur dan Ashar).

7. Perjalanan Pulang

   • Waktu: 13.00 - 15.30

   • Deskripsi: -

Contoh 2 Piknik Villa Kancil Bayu

1. Panitia mempersiapkan sarana dan prasarana yang diperlukan

   • Waktu: 06.30 - 06.45

   • Tempat: Gudang logistik

   • Deskripsi: Cek persiapan, air mineral, snack, P3K, kantong plastik, toa, dan lainnya.

2. Briefing panitia

   • Waktu: 06.45-06.55

   • Tempat: Lapangan parkiran

   • Deskripsi: Briefing dipimpin oleh Sie acara

3. Karyawan berkumpul

   • Waktu: 06.55-06.30

   • Tempat: Lapangan parkiran

   • Deskripsi: Mengisi absensi dan pembagian kaos.

4. Pemberangkatan

   • Waktu: 06.30-06.45

   • Tempat: Parkiran

   • Deskripsi: Karyawan masuk ke dalam bis, pembagian snack, dan pengondisian karyawan.

5. Perjalanan berangkat menuju Villa Kancil

   • Waktu: 06.45 - 08.00

   • Tempat: Bus masing-masing

   • Deskripsi: -

6. Tiba di lokasi, panitia melakukan briefing serta pengondisian karyawan

   • Waktu: 08.00 - 08.15

   • Tempat: Villa Kancil

   • Deskripsi: Briefing dipimpin Sie acara dan dibantu dengan Koordinator Lapangan.

7. Kegiatan Karyawan

   • Waktu: 08.15 - 11.00

   • Tempat: Villa Kancil

   • Deskripsi: Kegiatan berupa seminar karyawan dan fun games.

8. Bersih-bersih dan ganti baju

   • Waktu: 11.00 - 11.30

   • Tempat: Toilet

   • Deskripsi: -

9. Istirahat, sholat dan makan siang

   • Waktu: 11.30 - 13.00

   • Tempat: Villa Kancil

   • Deskripsi: Sholat dijamak (penggabungan sholat Dhuhur dan Ashar).

10. Kegiatan lainnya

    • Waktu: 13.00 - 13.30

    • Tempat: Villa Kancil

    • Deskripsi: Kegiatan bebas, karyawan dapat foto bersama, mengetahui area villa, dan lainnya.

11. Pengondisian pulang dan pengecekan akhir

    • Waktu: 13.30 - 15.00

    • Tempat: Area parkir Villa Kancil

    • Deskripsi: Pengabsenan karyawan.

12. Perjalanan pulang

    • Waktu: 15.00 - 16.15

    • Tempat: Bus masing-masing

    • Deskripsi: -

13. Tiba di kantor

    • Waktu: 16.15-16.30

    • Tempat: Parkiran

    • Deskripsi: Cek akhir keseluruhan.

Baca juga: 2 Contoh Rundown Acara yang Detail dalam Event

Itulah contoh rundown acara piknik kantor dan cara membuatnya. Rundown yang baik dapat menentukan keberhasilan suatu acara yang telah direncakan. Semakin detail rundown, akan semakin mudah pula untuk mengatur sebuah acara. (MRZ)