5 Contoh Kegiatan Otomatisasi Perkantoran beserta Penjelasannya

Ilustrasi contoh kegiatan otomatisasi perkantoran adalah. Sumber: Pixabay/Patrice_Audet

Contoh kegiatan otomatisasi perkantoran adalah penggunaan sistem pengolah kata seperti microsoft word. Sistem ini membantu manusia dalam menyelesaikan pekerjaan terkait kata atau teks atau dokumen serta surat-menyurat dan lainnya.

Secara sederhana otomatisasi dapat diartikan sebagai penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasanya dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya disingkat dengan OA (office automation).

Contoh Kegiatan Otomatisasi Perkantoran

Ilustrasi contoh kegiatan otomatisasi perkantoran adalah. Sumber: Pixabay/RonaldCandonga

Dikutip dalam buku Administrasi Perkantoran Berbasis Teknologi Informasi oleh Sovia Rosalin, dkk (2022:224) otomatisasi perkantoran adalah sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas pekerjaan.

Contoh otomatisasi ini terlihat pada penggunaan teknologi perangkat keras maupun lunak di lingkungan kantor seperti komputer. Contoh kegiatan otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut.

1. Penggunaan Sistem Pengolahan Kata

Sistem pengolahan kata merupakan program perangkat lunak yang mampu membuat, menyimpan, dan mencetak dokumen teks. Contohnya seperti microsoft word, google docs, motepad, WPS writer.

Ini memungkinkan manusia bisa menulis dan memodifikasi teks, menampilkannya di layar, menyimpannya secara elektronik, dan mencetaknya.

2. Penggunaan Sistem Manajemen Basis Data

Sistem manajemen basis data (DBMS) adalah suatu sistem perangkat lunak untuk membuat dan mengelola basis data yang diminta banyak pengguna. Contohnya seperti Microsoft Access, SQLite, Oracle, PostgreSQL.

BMS memungkinkan pengguna akhir untuk membuat, melindungi, membaca, memperbarui, dan menghapus data dalam database .

3. Penggunaan Sistem Spreadsheet

Spreadsheet merupakan salah satu program komputer pengolah data, dari kalkulasi sederhana hingga analisis data otomatis. Sistem ini umum digunakan pada bidang akuntansi. Contoh dari sitem ini yaitu google spreadsheet, microsoft excel, SPSS, PSPP

4. Penggunaan Video Conferense

Penggunaan video conference memungkinkan 2 orang atau lebih dapat berkomunikasi secara langsung tanpa mengenal batasan waktu dan tempat. Contohnya skype, google meet, zoom meet, gotomeeting, join.me, dan lainnya.

5. Penggunaan Media Sosial untuk Beriklan

Saat ini mempromosikan produk yang dihasilkan dapat dilakukan dengan mudah melalui media sosial seperti facebook, instagram, ataupun google ads. Cukup hanya memahami teknik pemasaran di era digital menjadi langkah nyata memperkenalkan produk.

Banyak manfaat yang dapat diperoleh dari beriklan melalui media sosial di antaranya jangkauan pasar sangat luas sehingga bisa menarik lebih banyak konsumen, mempermudah komunikasi dengan pelanggan, dan lainnya.

Dapat disimpulkan bahwa contoh kegiatan otomatisasi perkantoran adalah penggunaan sistem pengolahan data, sistem manajemen basis data, sistem spreadsheet, video confrences, dan media sosial untuk beriklan. (MRZ)

Baca juga: 5 Fungsi Administrasi Perkantoran beserta Tujuannya