5 Fungsi Administrasi Perkantoran beserta Tujuannya

Ilustrasi Fungsi Administrasi Perkantoran. Sumber: Unsplash/Arlington Research

Administrasi perkantoran ialah kegiatan yang berhubungan langsung dengan sistem administrasi dalam ruang lingkup di perkantoran. Terdapat beberapa fungsi administrasi perkantoran yang perlu diketahui.

Administrasi perkantoran menjadi tulang punggung bagi keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai visi dan misinya. Kegiatan administrasi dalam perkantoran biasanya berkaitan dengan perihal surat-menyurat, catatan, pembukuan rekening, agenda, dan lain sebagainya.

Fungsi Administrasi Perkantoran

Ilustrasi Fungsi Administrasi Perkantoran. Sumber: Unsplash/Scott Graham

Pengertian administrasi perkantoran mengutip buku Administrasi Perkantoran untuk Manajer & Staf, Hendi Haryadi (2009:1), adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data secara sistematis. Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administratif di perkantoran. Berikut adalah fungsi administrasi perkantoran.

1. Fungsi Rutin

Fungsi rutin merujuk pada tugas administratif yang memerlukan pemikiran dan keterampilan tertentu. Termasuk kegiatan, seperti pengarsipan dan penggandaan barang perusahaan. Biasanya, dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab dalam kegiatan administrasi sehari-hari.

2. Fungsi Teknis

Pada fungsi teknis ini menekankan pada kebutuhan akan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang tinggi dari para administrator. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi.

3. Fungsi Analisis

Fungsi analisis mencakup kemampuan berpikir kritis dan kreatif, serta kecepatan dan ketepatan dalam mengambil keputusan. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab mendukung keputusan atasannya.

4. Fungsi Interpersonal

Fungsi interpersonal menuntut kemampuan analisis dan penilaian sebagai dasar untuk membuat keputusan, bersama dengan keterampilan komunikasi yang efektif dengan orang lain. Biasanya, dilakukan oleh staf administrasi sebelum menjadi manajer di sebuah organisasi.

5. Fungsi Manajerial

Fungsi manajerial melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan memberikan motivasi kepada karyawan guna mencapai tujuan organisasi. Biasanya, dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem administrasi.

Tujuan Administrasi Perkantoran

Ilustrasi Fungsi Administrasi Perkantoran. Sumber: Unsplash/Studio Repuublic

Selain fungsi administrasi perkantoran, terdapat beberapa tujuan administrasi perkantoran yang perlu diketahui dan dipahami. Tujuan administrasi sangat penting dalam melihat perkembangan sebuah organisasi atau perusahaan. Berikut adalah tujuan administrasi perkantoran.

1. Administrasi memiliki tujuan utama untuk mengawasi dan memantau segala aktivitas atau data yang dimiliki oleh suatu perusahaan atau organisasi. Fungsi administrasi menjadi krusial karena melalui proses ini, setiap kegiatan perkantoran dapat dipantau dengan cermat dan komprehensif.

2. Untuk memungkinkan pengelola usaha melakukan evaluasi dan pelaksanaan kegiatan secara efektif dalam pengorganisasian perusahaan, administrasi menjadi sarana yang tidak tergantikan.

   Dengan adanya administrasi, pengelola dapat memiliki pemahaman yang lebih mendalam tentang setiap langkah yang diambil, membantu dalam mengevaluasi efisiensi, serta mendukung pengambilan keputusan yang lebih terinformasi.

3. Salah satu tujuan administrasi yang signifikan adalah menyusun program pengembangan usaha dan kegiatan pengorganisasian. Melalui administrasi, perusahaan dapat merinci langkah-langkah implementasi program tersebut dan memastikan keterlibatan semua pihak yang terkait.

4. Administrasi juga memegang peran penting dalam mengamankan data, catatan, dan kegiatan usaha serta organisasi perusahaan. Dengan adanya administrasi yang baik, perusahaan dapat menjaga keamanan informasi, mengelola data dengan efisien, dan meminimalkan risiko kehilangan atau kerusakan pada catatan-catatan penting.

Baca juga: Mengenal Ruang Lingkup Administrasi Publik beserta Tujuannya

Itulah beberapa fungsi administrasi perkantoran beserta dengan tujuannya yang perlu diketahui dan dipahami. Melalui pemenuhan fungsi-fungsi tersebut, administrasi perkantoran bertujuan untuk mencapai tujuan organisasi dengan cara yang efisien, efektif, dan terorganisir. (BAI)