7 Tugas Administrasi Perkantoran yang Perlu Diketahui

Ilustrasi Tugas Administrasi Perkantoran. Sumber: Pexels/TimoMiroshnichenko

Tugas administrasi perkantoran memegang fungsi penting dalam kelancaran operasional perusahaan. Dengan manajemen administrasi yang baik, aktivitas harian kantor akan menjadi lebih terstruktur.

Jika tidak, bisa berdampak pada penurunan efisiensi kerja perusahaan. Bagi yang berkarier di bidang ini, perlu untuk memahami setiap tugas yang diberikan.

Ketahui Tugas Administrasi Perkantoran

Ilustrasi Tugas Administrasi Perkantoran. Sumber: Pexels/YanKrukau

Menurut buku Administrasi Perkantoran karya Yani Dwi Restanti, S.Sos., M.Si. (2024:17), ada banyak tugas administrasi perkantoran, mulai dari membuat agenda kantor hingga menyusun laporan secara berkala.

Adapun tujuan dari admin kantor adalah membantu perusahaan mencapai target secara efisien dan efektif, serta memenuhi syarat dari hal ekonomi, teknis, dan psikologis.

Berikut penjelasan rinci mengenai tugas admin kantor:

1. Membuat Agenda Kantor

Seorang admin kantor harus membuat jadwal pertemuan dengan tim internal dan eksternal perusahaan, sehingga perlu memiliki keterampilan komunikasi yang baik.

2. Menyiapkan Surat Menyurat

Admin kantor juga bertanggungjawab atas surat perusahaan, meliputi surat perintah kerja, surat domisili, surat pembelian, surat penjualan, surat perpanjangan kontrak, dan lainnya.

3. Mengelola Dokumen Perkantoran

Dokumen perusahaan, seperti laporan keuangan, notulen rapat, dan sebagainya harus dikelola dengan baik. Oleh karena itu, seorang admin kantor harus memiliki keterampilan pengarsipan, pembukuan, dan penelitian.

4. Melakukan Penginputan, Pengarsipan, dan Perekapan Data

Input data, pengarsipan data, dan rekapitulasi data merupakan tugas admin kantor. Tujuannya untuk memudahkan proses pengambilan keputusan dan analisis perusahaan di masa mendatang.

5. Menerima Panggilan Telepon

Seorang admin kantor juga menjadi penghubung antara pihak eksternal dengan karyawan internal perusahaan melalui panggilan telepon. Baik dalam hal menangani keluhan atau permintaan kerjasama.

6. Menyiapkan Akomodasi dan Inventaris Kantor

Tidak hanya membuat agenda, admin kantor juga bertugas menyiapkan akomodasi agar tidak berbenturan dengan kegiatan lainnya. Selain itu, juga memastikan ketersediaan inventaris kantor.

7. Menyusun Laporan secara Berkala

Laporan biasanya dibuat setiap bulan, kuartal, atau tahunan, yang berfungsi sebagai pembanding antara rencana kerja dengan realisasinya. Dengan demikian, seorang admin kantor bisa mengevaluasi pekerjaan yang telah selesai dilakukan.

Tugas administrasi perkantoran mungkin terlihat sederhana, tetapi berperan vital dalam menjaga keseimbangan operasional perusahaan. Seorang admin kantor tidak hanya membutuhkan ketelitian, melainkan juga manajemen waktu dan komunikasi yang baik. (ALF)

Baca juga: Ciri-ciri Administrasi Perkantoran beserta Unsurnya