9 Contoh Arsip Dinamis dan Jenisnya

Contoh Arsip Dinamis (Foto hanya ilustrasi) Sumber: unsplash.com/ Wesley Tingey

Arsip merupakan dokumen penting yang berisi data atau laporan kegiatan tertentu. Jenis arsip ini ada beberapa, salah satunya arsip dinamis. Untuk contoh arsip dinamis misalnya laporan kegiatan harian yang dilaksanakan dalam proyek pembangunan gedung.

Arsip dinamis memiliki dua kategori lagi yang didasarkan pada sifatnya. Ada yang bersifat aktif dan ada yang bersifat inaktif. Arsip tersebut sama-sama berguna untuk menyimpan data yang kelak dapat digunakan di masa depan.

Pengertian, Contoh Arsip Dinamis beserta Jenisnya

Contoh Arsip Dinamis (Foto hanya ilustrasi) Sumber: unsplash.com/ Romain Dancre

Mengutip dari buku Pengelolaan Arsip Berbasis Otomasi oleh Mulyadi, S.Sos.I, M.Hum (2023:32), pengertian arsip dinamis adalah arsip yang memiliki nilai penting karena dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi negara.

Adapun jenis arsip dinamis dibedakan menjadi dua kategori, yaitu arsip aktif dan arsip inaktif.

1. Arsip Dinamis Aktif

Arsip dinamis aktif yaitu arsip yang secara langsung dan terus menerus dibutuhkan dan dipakai dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengelola. Biasanya disediakan ruangan khusus untuk arsip.

2. Arsip Dinamis Inaktif

Arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang tidak selalu diperlukan dan tidak secara langsung dipakai dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Pengelolanya adalah pusat arsip.

Adapun contoh arsip dinamis yaitu sebagai berikut.

1. Laporan pembelajaan harian

2. Dokumen publikasi perkembangan proyek pembangunan gedung

3. Catatan transaksi operasional

4. Data penjualan harian

5. Laporan pajak tahunan lama

6. Dokumen perjanjian kerja sama antara dua pihak yang berkolaborasi

7. Catatan notulen rapat anggota

8. Laporan dana kas keluar

9. Laporan pemasukan bulanan dari berbagai sektor

Arsip memuat data penting yang berguna untuk keberlangsungan kegiatan administrasi di dalam negara maupun perusahaan. Karena keberadaannya yang penting itulah, biasanya arsip ditata dengan baik dan terstruktur.

Penataan yang terstruktur tersebut dimaksudkan agar mudah sekali untuk menemukan arsip dan data yang dibutuhkan sewaktu-waktu. Sehingga tidak membuang waktu hanya untuk mencari data di tumpukan arsip yang tidak tertata.

Beberapa contoh arsip dinamis yang telah disebutkan di atas seringkali digunakan dalam kegiatan operasional sehari-hari. Arsip berguna untuk melihat kembali kegiatan atau laporan yang telah berlalu pada masa lampau. (IMA)

Baca juga: Pengertian Asas Kearsipan, Kelebihan dan Kelemahannya