Pengertian Asas Kearsipan, Kelebihan dan Kelemahannya

Ilustrasi asas kearsipan adalah. Sumber: Unsplash/Viktor Talashuk

Asas kearsipan adalah prinsip-prinsip penting arsip yang menjadi pedoman dalam pengelolaan arsip. Dalam manajemen arsip, terdapat beberapa kelebihan dan kelemahan yang dapat memengaruhi pengambilan keputusan suatu kegiatan.

Dikutip dari Buku Manajemen Perkantoran Profesional, Wildan Zulkarnain dkk, (2015: 214), arsip harus selalu tersedia ketika diperlukan dan kecepatan penemuan kembali sangat diutamakan. Penemuan kembali akan dimudahkan dengan penyimpanan arsip yang relatif dekat penggunaan informasi.

Pengertian Azas Kearsipan

Ilustrasi asas kearsipan adalah. Sumber: Unsplash/Jan Antonin Kolar

Pengertian asas kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan yang memiliki nilai kegunaan, dengan terencana dan teratur. Asas ini menjadi pedoman dalam pengelolaan arsip untuk memastikan bahwa arsip dapat diakses, digunakan, dan dipelihara dengan efektif.

Asas-asas kearsipan membantu dalam menjaga keutuhan dan keamanan dan keberlanjutkan arsip. Beberapa asas kearsipan yang umum diantaranya yaitu:

1. Asas Sentralisasi

Asas ini merupakan asas dalam kegiatan pengelolaan surat yang mengatur surat masuk dan keluar melalui satu unit kerja secara terpusat atau sentral.

Asas sentralisasi juga disebut asal satu pintu atau one door yang mempermudah dalam pengendalian dan penelusuran arsip.

2. Asas Desentralisasi

Asas desentralisasi merupakan asas pengelolaan surat masuk dan keluar yang sepenuhnya dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam satuan organisasi. Setiap unit kerja mempunyai tanggung jawab untuk melakukan penerimaan, pendistribusian, pencatatan, serta pengiriman surat.

3. Asas Kombinasi atau Gabungan

Asas ini merupakan gabungan antara asas sentralisasi dan asas desentralisasi, artinya sentralisasi terhadap prosedur, peralatan, sistem, dan juga SDM kearsipan yang dilakukan unit kearsipan, sedangkan desentralisasi dalam pelaksanaannya.

Kelebihan dan Kelemahan Asas Kearsipan

Ilustrasi asas kearsipan adalah. Sumber: Unsplash/Maarten van de Heuvel

Penerapan asas kearsipan memberikan beberapa kelebihan dan kelemahan bagi organisasi. Berikut adalah diantaranya.

1. Kelebihan Asas Kearsipan

• Keamanan data: Asas memastikan arsip terlindungi dari kerusakan atau kehilangan, baik yang disebabkan faktor internal maupun eksternal.

• Efisien: Dengan asas yang jelas, pengelolaan arsip menjadi lebih terstruktur, sehingga memudahkan dalam pencarian dan penggunaan kembali arsip tersebut.

• Pelestarian sejarah: Asas keberlanjutan membantu dalam pelestarian dokumen-dokumen penting yang memiliki nilai sejarah bagi organisasi.

2. Kelemahan Asas Kearsipan

• Risiko teknologi: Ketergantungan pada teknologi untuk pengelolaan arsip digital bisa menjadi kelemahan jika terjadi kegagalan sistem atau serangan siber.

Asas kearsipan adalah prinsip-prinsip yang menjadi dasar dalam pengelolaan arsip untuk memastikan arsip dapat diakses, digunakan, dan peliharan dengan efektif dan efisien. Penerapannya memberikan kelebihan dan kelemahan yang perlu dipertimbangkan organisasi. (ERI)

Baca juga: 5 Fungsi Administrasi Perkantoran beserta Tujuannya