Cara Mengatur Penggunaan Sarana dan Prasarana Sesuai Kebutuhan

Ilustrasi mengatur penggunaan sarana dan prasarana sesuai kebutuhan. Sumber: Pexels/Kampus Production

Ketersediaan sarana dan prasarana yang memadai dengan kualitas baik sangat dibutuhkan setiap organisasi untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Maka dari itu, diperlukan cara mengatur penggunaan sarana dan prasarana sesuai kebutuhan.

Istilah sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana dikenal sebagai sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses.

Cara Mengatur Penggunaan Sarana dan Prasarana Sesuai Kebutuhan di Lingkungan Organisasi

Ilustrasi mengatur penggunaan sarana dan prasarana sesuai kebutuhan. Sumber: Pexels/Tima Miroshnichenko

Dikutip dari buku Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana SMK/MAK Kelas XII, Badrus Suryadi, S.Pd.,M.M. dan Sulis Rahmawati, S.Pd. (2021:117), pemanfaatan sarana dan prasarana adalah penyalahgunaan berbagai peralatan dan perlengkapan yang secara langsung dipergunakan untuk menunjang kegiatan organisasi baik secara langsung maupun tidak langsung.

Dengan sarana dan prasarana yang baik diharapkan dapat menciptakan lingkungan organisasi yang bersih, rapi, indah, dan kondisi yang menyenangkan bagi anggota organisasi. Sehingga diperlukan cara untuk mengatur penggunaan sarana dan prasarana sesuai kebutuhan.

Berikut ini tata cara pengaturan penggunaan sarana dan prasarana sesuai kebutuhan yang baik, efektif serta efisien.

1. Perencanaan

Dalam tahapan ini, seseorang akan melakukan kegiatan analisis terhadap segala kebutuhan dan perlengkapan yang dibutuhkan organisasi untuk kegiatan pokok dan kegiatan penunjang. Proses pengadaan sarana dan prasarana memerlukan pertimbangan yang lebih banyak, sehingga semuanya harus bersifat edukatif.

2. Pengadaan

Pengadaan adalah proses kegiatan mengadakan sarana prasarana yang dapat dilakukan dengan cara membeli, menyumbang, dan lain sebagainya. Nantinya, pengadaan harus disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing organisasi dan prosedur yang berlaku.

3. Penginventarisasian

Penginventarisasian adalah kegiatan melaksanakan penggunaan, penyelenggaraan, pengaturan, dan pencatatan barang-barang, menyusun daftar barang yang menjadi milik lembaga atau organisasi ke dalam satu daftar inventaris barang secara teratur. Hal ini bertujuan untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi barang yang dimiliki oleh suatu organisasi.

4. Penggunaan atau Penyimpanan Sarana dan Prasarana

Penggunaan sarana dan prasarana dalam pemanfaatan segala jenis barang sesuai dengan kebutuhan secara efektif dan efisien. Dalam melakukan kegiatan ini harus mempertimbangkan tujuan yang akan dicapai, ketersediaan sarana dan prasarana penunjang, serta karakteristik pekerjaan.

5. Pemeliharaan dan Inventarisasi

Tahapan ini adalah kegiatan merawat, memelihara, menyimpan barang-barang sesuai bentuk dan jenis barangnya sehingga barang tersebut awet dan tahan lama.

Dalam melakukan tahapan ini ada beberapa hal khusus yang harus dilakukan di antaranya membuat tim pelaksana, membuat daftar sarana dan prasarana, menyiapkan jadwal kegiatan perawatan, dan menyiapkan lembar evaluasi untuk menilai hasil kerja perawatan pada masing-masing bagian.

6. Laporan Sarana dan Prasarana

Pada tahapan ini seseorang akan melaporkan keadaan sarana dan prasarana organisasi baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu.

Demikianlah penjelasan mengenai cara untuk mengatur penggunaan sarana dan prasarana sesuai kebutuhan sesuai dengan tahapannya. Semoga Informasi yang disampaikan ini membantu pembaca dalam mengatur prasarana dan prasarana secara efektif dan efisien. (NTA)

Baca juga: Ketahui Sarana dan Prasarana Pencak Silat