Ciri-Ciri Surat Dinas, Pengertian, dan Fungsinya

Ilustrasi Ciri-Ciri Surat Dinas | Sumber: Unsplash/Mediamodifier

Terdapat beberapa jenis surat yang memiliki fungsi berbeda-beda. Salah satunya adalah surat dinas yang isinya adalah masalah kedinasan. Ciri-ciri surat dinas harus diketahui agar bisa membedakan surat dinas dengan surat jenis lainnya.

Surat digunakan untuk alat berkomunikasi dan untuk menyampaikan pesan. Namun, setiap jenis surat memiliki cara penyampaian yang berbeda. Oleh karena itu, materi mengenai surat dinas harus dipelajari.

Pengertian dan Ciri-Ciri Surat Dinas

Ilustrasi Ciri-Ciri Surat Dinas | Sumber: Unsplash/Glenn Carstens Peters

Dikutip dari Penggunaan Ejaan Bahasa Indonesia Dalam Surat Dinas, Ruslan (2021:9-10), surat dinas merupakan surat yang dibuat dalam hubungan kelembagaan, jabatan, atau kedinasan. Surat dinas digunakan untuk hubungan timbal balik antara perorangan, perusahaan, dan instansi pemerintah.

Adapun dalam Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2013, surat dinas dan sembilan belas jenis lainnya disebut sebagai naskah dinas. Naskah dinas diartikan sebagai alat komunikasi tertulis yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

Pada peraturan tersebut juga dijelaskan bahwa surat dinas adalah naskah dinas yang berisikan hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan.

Lantas, apa saja ciri-ciri surat dinas? Dikutip dari 99% Sukses Menghadapi Ulangan Harian SD/MI Kelas 6, Tim Guru Eduka (2015:248), ciri-ciri surat dinas atau surat resmi adalah sebagai berikut.

• Menggunakan bahasa baku

• Bentuk suratnya standar

• Menggunakan kop surat (untuk instansi)

• Menggunakan stempel (untuk instansi)

• Menggunakan nomor surat (untuk instansi)

Fungsi Surat Dinas

Ilustrasi Ciri-Ciri Surat Dinas | Sumber: Unsplash/Kate Macate

Surat dinas memiliki empat fungsi utama, yakni:

1. Sebagai pedoman dalam menjalankan atau melaksanakan suatu kegiatan.

2. Sebagai alat bukti tertulis.

3. Sebagai cerminan kinerja profesional dan kualitas sebuah lembaga atau organisasi.

4. Sebagai bukti historis serta alat pengikat terhadap kegiatan yang sudah dilaksanakan oleh suatu organisasi atau lembaga.

Surat dinas memiliki struktur yang harus diikuti. Struktur tersebut adalah sebagai berikut.

1. Kepala Surat

Bagian ini berisi lambang instansi, nama instansi, alamat, kode pos, telepon, faksimile, laman, dan diakhiri dengan garis tebal tunggal.

2. Pembuka Surat

Pembuka surat dinas terdiri dari beberapa bagian sebagai berikut.

• Nomor surat

• Lampiran surat

• Hal surat

• Tanggal surat

• Alamat tujuan surat

3. Isi Surat

Isi surat dinas terdiri dari:

• Pendahuluan yang berisi kalimat pembuka yang singkat dan jelas.

• Isi pokok yang merupakan uraian inti surat dinas.

• Kalimat penutup yang merupakan kalimat yang mengakhiri isi surat dinas.

4. Penutup Surat

Bagian penutup surat yang berisi nama, NIP, tanda tangan pejabat, dan cap dinas.

Baca juga: Ciri-ciri Surat Pribadi beserta Fungsi dan Contohnya

Ciri-ciri surat dinas, pengertian, dan fungsinya tersebut bisa dipelajari agar bisa memahami bagaimana bentuk surat dinas. (KRIS)