Ciri-ciri Surat Resmi beserta Fungsi dan Contohnya

Ilustrasi ciri-ciri surat resmi. Sumber foto : pexels/pixabay

Walaupun sekarang ini sudah zaman digital, tapi kegiatan surat menyurat secara resmi masih dilakukan di ruang lingkup instansi pemerintahan, organisasi, komunitas dan lainnya. Oleh karena itu, perlu tahu ciri-ciri surat resmi sebelum membuatnya.

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk berbagai keperluan formal oleh pihak tertentu sebagai bentuk komunikasi yang resmi. Dalam membuatnya, harus mengikuti kaidah dan aturan yang sudah ditentukan seperti menggunakan bahasa baku.

Ciri-ciri Surat Resmi dan Fungsinya

Ilustrasi fungsi surat resmi. Sumber foto : pexels/Castorly Stock

Dikutip dari buku Bahasa Indonesia untuk Perguruan Tinggi karya Alfian Rokhmansyah, Syamsul Rijal, Purwanti (2018:6), dalam suatu instansi selalu dibutuhkan komunikasi yang bertujuan untuk menyampaikan informasi tanpa perlu bertemu langsung dengan orang yang bersangkutan. Komunikasi tertulis disebut dengan surat.

Agar lebih jelas, berikut ini ciri-ciri surat resmi yang perlu diketahui supaya tidak salah membuatnya.

1. Surat resmi selalu menggunakan bahasa baku sesuai kaidah bahasa Indonesia dan ejaan yang disempurnakan (EYD). Ini terdiri dari tata bahasa, kosakata dan frasa.

2. Bahasa yang digunakan dalam surat resmi itu singkat, padat, efektif dan mudah dimengerti apalagi isinya.

3. Surat resmi menggunakan bahasa yang eksplisit

4. Suratnya dibentuk seperti full block baik itu indented block atau semi block.

5. Di bagian kop surat adalah bagian resmi yang menyebutkan pihak pembuat surat resmi

6. Bagian dalam surat resmi yang perlu dicantumkan adalah nomor surat, tanggal, perihal, alamat tujuan dan lampiran

7. Surat resmi membutuhkan stempel atau cap khusus

8. Surat ini memiliki bentuk yang sistematis dan dibuat berdasarkan aturan baku

Lantas bagaimana dengan fungsi surat resmi?

1. Sebagai sarana informasi dan juga pemberitahuan akan hal-hal tertentu yang disampaikan dari satu pihak ke pihak lain

2. Bukti tertulis yang otentik dalam bentuk dokumen di mana isinya bisa dipercaya dan dipertanggungjawabkan.

3. Surat resmi berfungsi sebagai panduan kerja dalam melakukan aktivitas atau kegiatan. Biasanya dalam surat resmi berisi langkah-langkah kerja untuk menjalankan pekerjaan tertentu.

4. Bukti historis dan juga kronologis

5. Sarana pengingat untuk penerima surat baik itu lembaga, organisasi atau instansi.

Contoh Surat Resmi

Ilustrasi contoh surat resmi. Sumber foto : pexels/Omar Markhieh

Setelah mengetahui ciri-ciri surat resmi dan fungsinya, berikut ini contoh yang bisa dijadikan panduan dalam menuliskannya.

SMA Negeri 9 Semarang

Jl. Slamet Riyadi, Bambankerep, Kec. Ngaliyan, Telp [phone], Semarang

02 Januari 2023

Nomor : 1/I/Undangan SMA N 9 Semarang/2023

Lampiran : –

Perihal : Undangan

Yth. Orang Tua/ Wali Murid

Siswa Siswi SMA N 9 Semarang

Di Semarang

Dengan hormat,

Sehubungan dengan sudah berakhirnya masa pembelajaran semester genap tahun ajaran 2022/2023, maka kami bermaksud hendak mengundang Bapak/Ibu/Wali Murid pada;

Hari/tanggal : Selasa, 3 Januari 2023

Pukul : 08.00 – selesai

Tempat : Ruang Auditorium SMA Negeri 9 Semarang

Acara : Pengambilan raport semester genap

Mengingat pentingnya acara tersebut, kami berharap Bapak/Ibu/Wali Murid untuk hadir dalam acara tersebut. Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.

Kepala Sekolah SMA Negeri 9 Semarang

Ttd

Heru Seitono, S.Pd., M.Pd

Baca juga : 5 Ciri-ciri Surat Pribadi dan Perbedaannya dengan Surat Resmi

Pemaparan ciri-ciri surat resmi di atas semoga membantu bagi yang tengah kesulitan mencari cara membuatnya. Dan contoh di atas bisa dijadikan panduan untuk menulis surat resmi yang baik.

(RAN)