Ciri-ciri Surat Resmi, Fungsi, dan Jenisnya

Ilustrasi Ciri-ciri Surat Resmi. Sumber: Pexels/RDNEStockproject

Surat resmi umumnya ditulis organisasi, instansi, atau lembaga untuk mengurus keperluan yang bersifat formal. Oleh karena itu, memahami ciri-ciri surat resmi sangat penting agar terhindar dari kesalahan.

Jika diperhatikan, surat resmi mempunyai struktur yang lebih tertata daripada surat pribadi. Penggunaan bahasanya juga harus mengikuti aturan KBBI dan PEUBI, sehingga penulisannya tidak boleh sembarangan.

Ciri-ciri Surat Resmi, Fungsi, dan Jenisnya

Ilustrasi Ciri-ciri Surat Resmi. Sumber: Pexels/RDNEStockproject

Menurut buku Mahir Menulis Surat Resmi dan Surat Pribadi untuk SMP/MTs karya Nadya Safira, Riskika Aidil Fitri, dan Sri Rezeki (2020:14), surat resmi memiliki nomor yang dikeluarkan oleh organisasi, instansi, atau lembaga karena selalu diarsipkan.

Berikut adalah ciri-ciri surat resmi yang penting diketahui:

1. Menggunakan kepala surat jika yang mengeluarkannya adalah organisasi, lembaga, atau instansi.

2. Menggunakan tanggal surat, nomor surat, lampiran, dan perihal.

3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim atau resmi, seperti Assalamualaikum, dengan hormat, hormat kami.

4. Menggunakan bahasa resmi atau baku, sesuai kaidah Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) dan Pedoman Ejaan Umum Bahasa Indonesia (PEUBI).

5. Menggunakan tanda tangan dan cap atau stempel jika berasal dari organisasi, lembaga, atau instansi.

6. Penulisan surat mengikuti format surat tertentu.

Fungsi surat resmi selain untuk keperluan formal, antara lain:

• Media penyampaian informasi atau pemberitahuan yang berhubungan dengan hal tertentu dari satu pihak kepada pihak lainnya.

• Dokumen tertulis yang bisa menjadi bukti dan isi surat tersebut harus dapat dipertanggungjawabkan.

• Panduan kerja untuk melaksanakan kegiatan, mencakup prosedur atau langkah-langkah yang harus dijalankan.

• Menjadi pengingat bagi penerima surat, baik individu, organisasi, lembaga, atau instansi.

• Bukti keberadaan serta penanda waktu yang bisa menjadi rujukan di kemudian hari apabila dibutuhkan untuk keperluan atau kegiatan tertentu.

Adapun jenis-jenis surat resmi yang perlu diketahui sebagai berikut:

1. Surat Keputusan: bertujuan menyampaikan keputusan atasan yang berkaitan dengan organisasi, lembaga, atau instansi.

2. Surat Permohonan: bermaksud menyampaikan permohonan, seperti surat permohonan dana, perceraian, banding, dan lainnya.

3. Surat Perintah: ditujukan memberikan instruksi, seperti surat perintah perjalanan bisnis, lembur kerja, rujukan rumah sakit, dan sebagainya.

4. Surat Kuasa: diperuntukkan memberikan kuasa atau wewenang, seperti surat kuasa pembayaran pajak, dan pengambilan uang di bank.

5. Surat Edaran: berisi informasi mengenai suatu acara atau kegiatan, seperti surat edaran pengambilan rapor, dan rekreasi sekolah.

Memahami ciri-ciri surat resmi, fungsi, dan jenisnya sangat bermanfaat dalam kehidupan profesional. Dengan menguasai pembuatan surat resmi akan meningkatkan kredibilitas komunikasi di organisasi, lembaga, atau instansi. (ALF)

Baca juga: 2 Contoh Surat Pemberitahuan Resmi untuk Berbagai Keperluan