Contoh Rundown Acara Gathering dan Cara Pembuatannya
Ragam Info
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Ragam Info tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarSaat ingin menyelenggara acara gathering, panitia perlu melihat contoh rundown acara gathering serta memahami cara pembuatannya terlebih dahulu. Jika rundown yang dibuat tidak sesuai, besar kemungkinan acara sulit berjalan dengan lancar.
Disebut juga sebagai susunan acara, rundown dibuat agar kegiatan yang diselenggarakan berjalan sesuai dengan rencana dan berlangsung teratur. Karena itu, rundown sangat penting untuk dibuat panitia saat mempersiapkan acara, termasuk acara gathering.
Contoh Rundown Acara Gathering
Dikutip dari buku Otomatisasi dan Tata Kelola Humas dan Keprotokolan untuk SMK/MAK Kelas XII, Tuginem dan Trisiyani (2021:158), rundown diartikan sebagai susunan program yang sistematis dari sebuah acara yang dibatasi oleh durasi.
Rundown umumnya dibuat oleh panitia suatu acara. Biasanya rundown berbentuk tabel dan digunakan dalam berbagai acara, termasuk acara gathering.
Sebelum mencoba membuat rundown acara gathering, sebaiknya pahami dulu contohnya agar lebih terbayang seperti apa rundown acara gathering yang benar.
Berikut contoh rundown acara gathering yang bisa menjadi referensi dalam membuat rundown.
Rundown Acara Gathering Kantor di Lembah Hijau
06:30-07:00 Peserta kumpul di lapangan parkir kantor (PIC seluruh panitia)
07:00-07:45 Berangkat menuju Lembah Hijau (PIC panitia divisi transportasi)
07:45-08:00 Koordinasi tiket masuk (PIC panitia divisi acara)
08:00-08:10 Pembukaan acara (PIC MC acara)
08:10-08:15 Sambutan Ketua Panitia Gathering Kantor (PIC panitia divisi LO)
08:15-08:30 Doa pembuka (PIC panitia divisi LO)
08:30-09:00 Pengumuman award kantor (PIC panitia divisi acara)
09:00-09:30 Perlombaan games kekompakan (PIC panitia divisi acara)
09:30-10:00 Perlombaan games outbond (PIC panitia divisi acara)
10:00-12:00 Barbeque (PIC panitia divisi konsumsi)
12:00-13:00 Ishoma (PIC MC acara)
13:00-14:00 Tukar kado (PIC panitia divisi acara)
14:00-14:30 Pengumuman pemenang lomba (PIC panitia divisi acara)
14:30-14:45 Penutupan acara (PIC MC acara)
14:45-15:30 Pulang menuju kantor (PIC panitia divisi transportasi)
Cara Pembuatan Rundown Acara Gathering
Setelah memahami contohnya, berikut cara pembuatan rundown acara gathering yang perlu diketahui dan dibuat panitia sebelum menyelenggarakan acara gathering.
Buat dan atur kegiatan secara sistematis berdasarkan tema acara bersama tim.
Lakukan koordinasi dan mendata pihak yang terkait dengan acara, mulai dari tamu undangan, narasumber, hingga peserta acara gathering.
Susun semua aktivitas dengan durasi waktu tertentu yang akan dilaksanakan saat acara gathering.
Tambahkan penentuan lokasi acara dan penanggung jawab dari setiap aktivitas yang akan dilaksanakan.
Sampaikan rundown acara gathering yang sudah dibuat pada saat rapat koordinasi acara bersama semua anggota. Biasanya dalam kesempatan ini akan ada berbagai masukkan sehingga perlu direvisi.
Jika sudah ditetapkan dan tidak ada revisi, koordinasikan rundown acara gathering yang sudah jadi kepada seluruh panitia.
Baca juga: Contoh Susunan Acara Silaturahmi Keluarga Besar
Demikian ulasan mengenai contoh rundown acara gathering beserta cara pembuatannya. Semoga penjelasan di atas dapat menjadi panduan sekaligus referensi bagi panitia acara gathering dalam menyusun rundown. (YAS)