Contoh Surat Permohonan yang Ditujukan pada Suatu Instansi beserta Pengertiannya
Ragam Info
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Ragam Info tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarContoh surat permohonan untuk suatu instansi perlu diketahui bagi pegawainya. Secara umum, pengertian surat permohonan adalah surat resmi yang ditulis oleh seseorang, badan usaha, maupun organisasi dengan tujuan meminta suatu hal kepada pihak atau instansi lain.
Surat ini biasanya digunakan dalam lingkungan formal, seperti perusahaan, lembaga pendidikan, dan lain sebagainya. Surat Permohonan merupakan jenis surat yang pemenuhan permintaannya ada di tangan penerima surat dan tidak harus dipenuhi karena hanya merupakan sebuah permohonan.
Contoh Surat Permohonan yang Benar
Dikutip dalam buku "Ketrampilan Menulis Surat: Bagi Pendidik dan Umum" karya Sri Dinanta Beru Ginting (2019: 44), Surat permohonan adalah surat berisi ajuan untuk memperoleh sesuatu yang sesuai dengan aturan yang berlaku. Jika berkas dilampirkan sudah sesuai dengan prosedur maka surat permohonan dapat dipenuhi.
Dalam surat permohonan yang benar harus ada hal-hal berikut:
Kop Surat
Biasanya, kop surat selalu ada dalam surat resmi. Fungsinya adalah menyampaikan informasi kepada penerima tentang pihak atau instansi mana yang mengirimkan
Nomor Surat
Nomor surat juga sangat penting bagi pihak pengirim dan penerima karena dapat menjadi bukti dokumen serta pengarsipan
Tempat dan Tanggal Surat Dibuat
Tempat dan tanggal ini berfungsi menjelaskan di mana dan kapan surat permohonan ditulis
Perihal
Pada bagian ini, dijelaskan inti pokok dari surat permohonan
Isi
Bagian ini biasanya dibagi menjadi tiga, yaitu:
1. Pembuka: berisi kata salam, seperti "Dengan hormat", "Salam sejahtera", dan lain-lain. Bagian ini juga biasanya berisi perkenalan pengirim
2. Isi: Menjelaskan informasi utama yang ingin disampaikan dengan kalimat formal
3. Penutup: Berisi kalimat penutup, harapan, dan ucapan terima kasih dari pengirim
Nama dan Tanda Tangan di atas Materai
Berikut contoh surat permohonan dengan fotmat penulisan yang benar.
No. 192/Inf-HRD-YKGM/Eks/III/2023
Kepada Yth,
Direktur Jenderal Imigrasi
Jl. H.R. Rasuna Said X6/8
Di - Jakarta Selatan
Perihal : Permohonan VITAS dan Merp
Dengan hormat,
Saya yang Bertanda tangan dibawah ini :
Nama : Drs. Muhammad, M.B.A.
Tempat/Tgl Lahir : Yogyakarta, 29 Maret 1956
Kewarganegaraan : Indonesia
No KTP : 3275042911562225
Alamat : Jl. Sedap Malam P1 No. 6 TGI RT/RW: 008/014
Jaka Setia – Bekasi Selatan Bekasi
Bersama ini kami mohon bantuan Bapak/ Ibu untuk dapat memberikan Permohonan Visa Izin Tinggal Terbatas & Multiple Re-Entry Permit bagi Tenaga Kerja Asing yang bekerja di sekolah kami dengan data sebagai berikut :
Nama : Michael JR. Lebajan
Tempat, Tgl Lahir : Norala So Cot, 15 Oktober 1989
Nomor Paspor : P08445497B
Pekerjaan : Guru Bahasa Inggris
Kebangsaan : Thailand
Demikian surat permohonan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila di kemudian hari keterangan diatas ternyata tidak benar, maka kami sebagai penjamin bersedia dituntut sesuai dengan ketentuan undang undangan yang berlaku.
Bekasi, 21 Maret 2023
Drs. Muhammad, MBA.
Ketua Yayasan/Penjamin
Baca Juga: Contoh Surat Permohonan Kerja dan Cara Membuatnya
Demikian contoh surat permohonan yang benar yang perlu untuk dipahami dalam pengajuan suatu hal pada sebuah instansi. (NDA)