Contoh Surat Permohonan yang Ditujukan pada Suatu Instansi beserta Pengertiannya

Ilustrasi Contoh Surat Permohonan. Sumber: www.pixabay.com

Contoh surat permohonan untuk suatu instansi perlu diketahui bagi pegawainya. Secara umum, pengertian surat permohonan adalah surat resmi yang ditulis oleh seseorang, badan usaha, maupun organisasi dengan tujuan meminta suatu hal kepada pihak atau instansi lain.

Surat ini biasanya digunakan dalam lingkungan formal, seperti perusahaan, lembaga pendidikan, dan lain sebagainya. Surat Permohonan merupakan jenis surat yang pemenuhan permintaannya ada di tangan penerima surat dan tidak harus dipenuhi karena hanya merupakan sebuah permohonan.

Contoh Surat Permohonan yang Benar

Ilustrasi Contoh Surat Permohonan. Sumber: www.pixabay.com

Dikutip dalam buku "Ketrampilan Menulis Surat: Bagi Pendidik dan Umum" karya Sri Dinanta Beru Ginting (2019: 44), Surat permohonan adalah surat berisi ajuan untuk memperoleh sesuatu yang sesuai dengan aturan yang berlaku. Jika berkas dilampirkan sudah sesuai dengan prosedur maka surat permohonan dapat dipenuhi.

Dalam surat permohonan yang benar harus ada hal-hal berikut:

Biasanya, kop surat selalu ada dalam surat resmi. Fungsinya adalah menyampaikan informasi kepada penerima tentang pihak atau instansi mana yang mengirimkan

Nomor surat juga sangat penting bagi pihak pengirim dan penerima karena dapat menjadi bukti dokumen serta pengarsipan

Tempat dan tanggal ini berfungsi menjelaskan di mana dan kapan surat permohonan ditulis

Pada bagian ini, dijelaskan inti pokok dari surat permohonan

Bagian ini biasanya dibagi menjadi tiga, yaitu:

1. Pembuka: berisi kata salam, seperti "Dengan hormat", "Salam sejahtera", dan lain-lain. Bagian ini juga biasanya berisi perkenalan pengirim

2. Isi: Menjelaskan informasi utama yang ingin disampaikan dengan kalimat formal

3. Penutup: Berisi kalimat penutup, harapan, dan ucapan terima kasih dari pengirim

Berikut contoh surat permohonan dengan fotmat penulisan yang benar.

No. 192/Inf-HRD-YKGM/Eks/III/2023

Kepada Yth,

Direktur Jenderal Imigrasi

Jl. H.R. Rasuna Said X6/8

Di - Jakarta Selatan

Perihal : Permohonan VITAS dan Merp

Dengan hormat,

Saya yang Bertanda tangan dibawah ini :

Nama : Drs. Muhammad, M.B.A.

Tempat/Tgl Lahir : Yogyakarta, 29 Maret 1956

Kewarganegaraan : Indonesia

No KTP : 3275042911562225

Alamat : Jl. Sedap Malam P1 No. 6 TGI RT/RW: 008/014

Jaka Setia – Bekasi Selatan Bekasi

Bersama ini kami mohon bantuan Bapak/ Ibu untuk dapat memberikan Permohonan Visa Izin Tinggal Terbatas & Multiple Re-Entry Permit bagi Tenaga Kerja Asing yang bekerja di sekolah kami dengan data sebagai berikut :

Nama : Michael JR. Lebajan

Tempat, Tgl Lahir : Norala So Cot, 15 Oktober 1989

Nomor Paspor : P08445497B

Pekerjaan : Guru Bahasa Inggris

Kebangsaan : Thailand

Demikian surat permohonan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila di kemudian hari keterangan diatas ternyata tidak benar, maka kami sebagai penjamin bersedia dituntut sesuai dengan ketentuan undang undangan yang berlaku.

Bekasi, 21 Maret 2023

Drs. Muhammad, MBA.

Ketua Yayasan/Penjamin

Baca Juga: Contoh Surat Permohonan Kerja dan Cara Membuatnya

Demikian contoh surat permohonan yang benar yang perlu untuk dipahami dalam pengajuan suatu hal pada sebuah instansi. (NDA)