Fase Penciptaan Arsip Dinamis yang Efektif dan Efisien

Ilustrasi fase penciptaan arsip. Sumber: pexels.com/AneteLusina.

Fase penciptaan arsip dinamis penting untuk diketahui agar dapat menyelenggarakan pengelolaan arsip yang rapi dan terjamin keasliannya. Arsip memang berarti penyimpanan tapi bukan berarti dipendam atau dikubur.

Praktik arsip yang baik adalah apabila dokumen yang disimpan mudah ditemukan dan diakses. Untuk menghasilkan arsip yang seperti itu maka harus dilakukan beberapa tahap penciptaan arsip.

Fase Penciptaan Arsip Dinamis yang Baik

Ilustrasi fase penciptaan arsip. Sumber: pexels.com/Element5.

Dikutip dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) di www.anri.go.id, arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.

Pengelolaan arsip dinamis dilakukan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan. Arsip tersebut berfungsi sebagai alat bukti yang sah dan bahan akuntabilitas kinerja kegiatan.

Pengelolaan arsip dinamis, meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip. Untuk fase penciptaan arsip dinamis, berikut ini adalah tahapan yang harus dilakukan.

1. Tata Naskah Dinamis

Tata naskah dinamis mengatur jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

Karena itu, ada keseragaman secara mendetail dalam semua naskah yang dikeluarkan oleh sebuah dinas. Perbedaan yang terdapat dalam sebuah naskah membuat keabsahannya diragukan sehingga harus dilakukan klarifikasi lebih dahulu sebelum menjadi arsip.

2. Klasifikasi Arsip

Klasifikasi dilakukan dengan mengatur arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi yang berkaitan. Dalam klasifikasi tersebut dibuat beberapa kategori yang sesuai dengan fungsi dan tugas sebuah instansi.

3. Jadwal Retensi Arsip

Retensi arsip adalah jangka waktu wajib penyimpanan arsip sebelum dimusnahkan atau disimpan selamanya. Dinas yang berkaitan harus menetapkan jadwal retensi berdasarkan jenis-jenis arsipnya sehingga petugas arsip tidak bisa membuat perlakuan yang berbeda-beda.

4. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip

Arsip yang berada di lingkungan pemerintahan harus bisa diakses oleh publik. Hal ini untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan publik.

Namun untuk menjamin keamanan arsip secara fisik, maka aksesnya harus diatur. Contohnya adalah dengan melakukan scan terhadap surat-surat keputusan kementerian, lalu mengunggahnya di website kementerian yang bersangkutan agar bisa diakses publik.

Fase penciptaan arsip dinamis memang tidak sederhana. Arsip tidak sekedar dibuat tapi juga harus dipikirkan bentuknya sejak awal untuk memudahkan penyimpanan dan aksesnya. (lus)

Baca juga: 5 Sistem Kearsipan dalam Penyimpanan Arsip Secara Umum