Jenis-jenis Surat beserta Ciri dan Fungsinya
Ragam Info
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Ragam Info tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarSurat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis. Surat juga sering digunakan, baik dalam lingkup perseorangan maupun lembaga. Sehingga, mengetahui jenis-jenis surat menjadi sebuah keharusan.
Terlebih lagi, mayoritas komunikasi yang dilakukan dengan surat bersifat formal. Dengan mengetahuinya juga dapat lebih mudah dalam membuat atau memahami apa yang akan disampaikan.
Jenis-jenis Surat
Dikutip dari buku Get Success UN Bahasa Indonesia oleh Seni Handayani dan Wildan (2008: 42), secara umum surat dibagi menjadi 3 jenis, yakni surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga.
1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah adalah surat yang dikirim oleh perseorangan kepada orang lain dan isinya bersifat pribadi. Surat pribadi dibedakan menjadi surat pribadi yang berisi masalah kekeluargaan, persahabatan, perkenalan, dan surat pribadi yang isinya bersifat resmi, misalnya surat lamaran kerja, surat permohonan kepada instansi pemerintah.
Surat pribadi sendiri memiliki ciri-ciri berupa:
Bahasa yang digunakan bersifat pribadi, ada sapaan, menggunakan kata ganti orang pertama untuk pengirim dan kata ganti orang kedua untuk penerima.
Cara penulisan tidak ada peraturan yang mengikat
Bebas menggunakan perlengkapan surat, sesuai dengan pilihannya baik kertas atau sampul surat.
Adapun fungsi dari surat pribadi adalah untuk mengekspresikan perasaan, mewakili penulis dalam berkomunikasi, sarana penyampaian ide dan gagasan, juga untuk mengembangkan kemampuan penulisan atau tata bahasa seseorang.
2. Surat Dinas
Surat dinas adalah surat yang dikirim oleh perseorangan atau lembaga kepada perseorangan atau lembaga lainnya. Isinya berkaitan dengan soal kedinasan.
Ciri-ciri dari surat dinas berbeda dengan surat pribadi, yakni:
Surat ditulis oleh pribadi atau atas nama lembaga pemerintahan, perusahaan atau organisasi yang ditujukan ke suatu lembaga atau sebaliknya.
Surat dinas bersifat resmi.
Penggunaan bahasa yang singkat, jelas, dan berpola tetap.
Surat dinas tidak terlalu panjang dan bertele-tele.
Surat dinas memiliki bagian mulai dari kepala surat atau kop surat, nama tempat dan tanggal surat, nomor surat, lampiran, perihal, alamat yang dituju, salam pembuka, paragraf pembuka, paragraf isi, paragraf penutup, salam penutup, tanda tangan, nama jelas penanda tangan, jabatan, hingga tembusan.
Surat dinas sendiri memiliki beberapa fungsi, yakni:
Bukti historis,
Bukti autentik,
Pedoman kerja,
Duta atau wakil penulis, atau
Alat pengingat.
3. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau perusahaan untuk kepentingan bisnis (perniagaan). Di dalamnya mungkin berupa penawaran atau permintaan barang, surat penolakan, surat pengantar barang, surat penagihan, dan sebagainya.
Secara umum, surat niaga memiliki ciri-ciri berupa:
Berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan.
Dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik.
Menggunakan kata-kata yang baik serta persuasif untuk menarik perhatian.
Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
Cenderung menggunakan bentuk formulir atau sudah memiliki format tersendiri agar lebih efisien, hemat waktu, tenaga, dan biaya.
Sedangkan fungsi surat niaga sendiri, yakni sebagai berikut:
Bukti perjanjian.
Alat pengingat yang akan diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika memang dibutuhkan.
Duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
Alat promosi.
Bahan untuk mengambil keputusan.
Baca Juga: Siapa yang Diperbolehkan Menulis Surat Dinas? Ini Jawabannya!
Dengan mengetahui jenis-jenis surat hingga ciri dan fungsinya dapat memudahkan membuat atau mengetahui informasi yang disampaikan. Selain itu juga, adanya surat juga sebagai pengingat hingga bukti dalam mengambil keputusan. (MZM)