Ketahui Apa yang Dimaksud Dengan Dokumentasi

Ilustrasi Apa yang Dimaksud Dengan Dokumentasi. Sumber: Pexels/Pixabay

Dalam setiap kegiatan, terdapat suatu hal yang cukup penting untuk mengabadikan kegiatan tersebut atau disebut juga dengan dokumentasi. Lalu, sebenarnya apa yang dimaksud dengan dokumentasi?

Pada dasarnya, dokumentasi berfungsi sebagai sumber informasi yang penting bagi individu atau organisasi dalam mencapai tujuan. Tujuan utamanya adalah untuk menyimpan informasi secara terstruktur dan mudah diakses, baik untuk pengguna saat ini maupun untuk referensi di masa mendatang.

Apa yang Dimaksud dengan Dokumentasi Kegiatan?

Ilustrasi Apa yang Dimaksud Dengan Dokumentasi. Sumber: Pexels/Sam J

Dokumentasi adalah sesuatu yang tak asing dan sering ditemukan dalam berbagai bidang. Mulai dari penelitian, kesehatan, teknologi informasi, dan bisnis, tentu membutuhkan dokumentasi. Akan tetapi, apa yang dimaksud dengan dokumentasi?

Mengutip Buku Ajar Asuhan Kebidanan Kehamilan, Ratih Mega Septiasari, dkk (2023:157), dokumentasi adalah suatu proses pencatatan, penyimpanan informasi data atau fakta yang bermakna dalam pelaksanaan kegiatan. Sedangkan menurut KBBI, dokumentasi adalah pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan.

Dokumentasi dapat berupa catatan tertulis, gambar, video, atau media lainnya yang digunakan untuk mendokumentasikan suatu subjek, kegiatan, atau proses. Berikut adalah beberapa contoh dokumentasi.

1. Dokumentasi Proyek

Ini termasuk dokumen yang mencakup rencana proyek, jadwal, anggaran, dan catatan pertemuan. Dokumentasi proyek membantu dalam pelacakan kemajuan, mengidentifikasi risiko, dan memastikan kualitas hasil akhir proyek.

2. Dokumentasi Produk

Dokumentasi produk adalah informasi terkait dengan produk tertentu, seperti spesifikasi teknis, petunjuk penggunaan, panduan pemeliharaan, dan garansi. Dokumentasi produk membantu pengguna memahami cara menggunakan produk dengan benar dan efisien.

3. Dokumentasi Perangkat Lunak

Dokumentasi ini mencakup dokumentasi teknis seperti dokumen desain, kode sumber, manual pengguna, dan dokumentasi API (Application Programming Interface) untuk perangkat lunak. Dokumentasi perangkat lunak memfasilitasi pengembangan, penerapan, dan pemeliharaan sistem perangkat lunak.

4. Dokumentasi Jaringan

Dokumentasi jaringan termasuk diagram jaringan, skema arsitektur, catatan konfigurasi, dan kebijakan keamanan. Dokumentasi jaringan membantu dalam merencanakan, mengelola, dan memelihara infrastruktur jaringan yang kompleks.

5. Dokumentasi Kebijakan dan Prosedur

Ini mencakup panduan, kebijakan perusahaan, dan prosedur operasional standar (SOP) yang mengatur berbagai aspek dari organisasi. Dokumentasi ini membantu memastikan konsistensi, kepatuhan, dan efisiensi dalam operasi sehari-hari.

6. Dokumentasi Penelitian

Dokumentasi dalam sebuah penelitian ini termasuk laporan penelitian, artikel ilmiah, dan catatan eksperimen. Dokumentasi ini nantinya akan berisi hasil dan temuan dari studi atau penelitian tertentu.

Baca juga: 2 Fungsi Dokumentasi beserta Jenisnya

Itulah penjelasan mengenai apa yang dimaksud dengan dokumentasi. Dokumentasi yang baik membantu dalam pelacakan progres, komunikasi efektif, dan pengambilan keputusan yang tepat. (BAI)