Mengenal Jenis Surat Resmi beserta Ciri dan Fungsinya

Jenis surat resmi. Gambar hanya ilustrasi. Sumber: Pixabay

Surat adalah media komunikasi tertulis antara dua orang atau lebih. Jenis-jenis surat dibagi menjadi dua, yaitu surat resmi dan surat pribadi. Jenis surat resmi dibuat hanya untuk suatu kebutuhan tertentu.

Dalam hal ini, cara penulisannya pun berbeda dengan jenis surat pribadi. Surat resmi digunakan untuk keperluan yang bersifat formal. Surat resmi memiliki berbagai ciri tertentu yang harus tercantum di dalam isinya.

Jenis Surat Resmi

Jenis surat resmi. Gambar hanya ilustrasi. Sumber: Pixabay

Dikutip dari buku Bahasa Indonesia untuk Perguruan Tinggi, Alfian Rokhmansyah, M.Hum dkk (2018: 147), pengertian surat resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi pemerintah/swasta.

Surat tersebut ditujukan kepada instansi lain maupun perorangan untuk kepentingan administrasi pemerintahan dan kedinasan. Jenis surat resmi adalah sebagai berikut.

1. Surat Undangan

Surat undangan merupakan jenis surat yang termasuk ke dalam surat resmi. Surat tersebut digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang ke suatu acara. Contoh surat undangan yaitu, undangan pernikahan, undangan kepolisian, undangan bisnis dan lain-lain.

2. Surat Pengantar

Jenis surat lainnya yaitu surat pengantar. Surat pengantar merupakan salah satu jenis dari surat resmi yang biasanya digunakan untuk kepentingan pribadi, seperti ketika membutuhkan pengantar untuk pembuatan e-KTP dan lain sebagainya.

3. Surat Perintah

Surat resmi merupakan jenis surat yang paling banyak digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Di dalam surat tersebut biasanya memuat instruksi dari atasan kepada bawahan untuk melakukan suatu tugas. Contohnya, surat perjalanan dinas dan sejenisnya.

4. Surat Permohonan

Surat permohonan termasuk ke dalam golongan surat resmi. Surat ini digunakan saat suatu pihak menyampaikan suatu permohonan kepada pihak lain. Contoh surat permohonan, yaitu surat permohonan perceraian, permohonan bantuan dana, dan masih banyak lagi.

5. Surat Edaran

Surat resmi termasuk jenis surat formal yang dapat berbentuk surat edaran. Surat edaran berisi pemberitahuan tentang kegiatan atau masalah tertentu yang dikirimkan kepada pihak lain.

Surat tersebut banyak digunakan oleh lembaga pendidikan seperti sekolah atau perguruan tinggi. Contoh suratnya yaitu, surat pengumuman edaran tentang hari libur, acara sekolah dan lain-lain.

6. Surat Keputusan

Surat keputusan digunakan untuk menyampaikan keputusan dari atasan yang berkaitan dengan hal-hal yang selama ini belum jelas. Contoh surat keputusan adalah surat keputusan panitia dari kepala sekolah, surat keputusan pengangkatan pegawai, dan lain sebagainya.

7. Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat yang berisi penjelasan tentang pemberian wewenang atau kuasa dari satu pihak tertentu kepada pihak lain. Surat tersebut diberikan karena si pemberi kuasa tidak dapat melaksanakan sendiri suatu kegiatan.

Dengan alasan tersebut suatu kegiatan dilimpahkan ke penerima kuasa yang ditunjuk. Surat kuasa dibagi menjadi dua, yaitu: surat kuasa umum dan surat kuasa khusus.

Baca juga: 6 Jenis Surat Lamaran Pekerjaan dan Penjelasannya

Ciri dan Fungsi Surat Resmi

Jenis surat resmi. Gambar hanya ilustrasi. Sumber: Pixabay

Surat resmi memiliki ciri-ciri yang membedakannya dengan jenis surat pribadi. Ciri-ciri surat resmi adalah sebagai berikut:

• Memiliki kop surat yang menandakan bahwa instansi atau lembaga yang mengeluarkan surat resmi tersebut

• Dilengkapi dengan cap atau prangko surat sebagai bukti keaslian surat

• Penulisan surat dilengkapi dengan nomor surat, tanggal, alamat tujuan, perihal, dan lampiran sesuai dengan preferensi surat

• Kalimat yang digunakan adalah bahasa baku dan sopan sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD)

• Surat resmi harus ditulis dengan bahasa yang singkat, padat dan efektif

Adapun fungsi dari surat resmi, yaitu:

• Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus

• Sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan

• Sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, lembaga atau organisasi

• Sebagai bukti historis dan kronologis jika suatu saat diperlukan

• Sebagai pedoman kerja dalam melakukan aktivitas pekerjaan yang berisi tentang langkah-langkah kerja untuk keperluan tertentu

Itulah penjelasan dari berbagai jenis surat resmi yang dapat diketahui. Semoga dapat menambah wawasan lebih banyak mengenai jenis-jenis surat. (MAE)