Pengelolaan Arsip Dinamis: Pengertian dan Tahapannya

Ilustrasi pengelolaan arsip dinamis. Sumber: Pexels/Engin Akyurt

Pengelolaan arsip dinamis menjadi bagian penting dalam sistem kearsipan modern, terutama di lembaga pendidikan dan lingkungan pemerintahan. Pengelolaan tersebut bisa menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.

Arsip dinamis bersifat aktif dan sering diakses. Oleh karena itu, pengelolaan arsip harus terstruktur agar informasi bisa disimpan, ditemukan, dan digunakan kembali dengan mudah serta cepat.

Pengertian Pengelolaan Arsip Dinamis

Ilustrasi pengelolaan arsip dinamis. Sumber: Pexels/Alex Andrews

Ruang lingkup pengelolaan arsip di sektor publik maupun privat meliputi dua jenis arsip, salah satunya arsip dinamis. Arsip jenis ini bisa digunakan secara langsung, baik digunakan langsung dalam kegiatan penyimpanan ataupun penciptaan arsip jangka panjang.

Pengelolaan arsip jenis dinamis yaitu proses mengendalikan dan mengatur arsip secara efisien, efektif, dan sistematis. Tujuannya untuk memastikan arsip mudah diakses, digunakan, dipelihara, dan diamankan, baik dalam bentuk fisik maupun digital.

Dikutip dalam buku Manajemen Arsip Dinamis oleh Sovia Rosalin (2017:11-12), pengertian pengelolaan arsip dinamis yaitu proses pengendalian arsip dinamis secara efektif dan efisien, serta sistematis yang meliputi penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip, serta penyusutan arsip. Pengelolaan arsip jenis dinamis meliputi:

• Arsip vital: Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak bisa diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

• Arsip aktif: Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus menerus.

• Arsip tidak aktif: Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Tahapan Pengelolaan dalam Arsip Dinamis

Ilustrasi pengelolaan arsip dinamis. Sumber: Pexels/Anete Lusina

Tahapan pengelolaan dalam arsip dinamis meliputi empat kegiatan utama yaitu penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Adapun penjelasannya yaitu sebagai berikut.

1. Penciptaan Arsip

Penciptaan arsip bisa diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa. Rekaman tersebut dapat berupa media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

2. Penggunaan Arsip

Penggunaan arsip merupakan aktivitas pemanfaatan arsip yang masih aktif secara langsung dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi, baik untuk kepentingan internal maupun eksternal. Aktivitas ini memerlukan sejumlah ketentuan seperti:

• Ketentuan prosedur peminjaman arsip

• ketentuan waktu peminjaman

• Prosedur pengembalian arsip termasuk sanksi apabila terjadi kehilangan arsip

3. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan sesuai dengan standar untuk mencegah kerusakan arsip yang bisa terjadi karena faktor intrinsik maupun ekstrinsik. Pemeliharaan arsip ini dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin keamanan informasi dan fisik arsip.

4. Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip yaitu pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip tidak aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Dalam penyusutan ini juga terjadi pemusnahan arsip yang tidak bernilai, dan penyerahan arsip statistik kepada lembaga kearsipan.

Dengan memahami pengertian pengelolaan arsip dinamis serta tahap pengelolaannya secara tepat dari penciptaan hingga penyusutan, setiap organisasi bisa memastikan arsip tetap tertata, mudah diakses, dan mendukung pengambilan keputusan. (MRZ)

Baca juga: 5 Sistem Kearsipan dalam Penyimpanan Arsip Secara Umum