Pengertian, Fungsi, beserta Jenis Surat Niaga

Ilustrasi Jenis surat niaga. Sumber: Pexels/Pixabay

Surat niaga biasa digunakan pada aktivitas usaha dan dunia bisnis. Terdapat berbagai jenis surat niaga dengan fungsinya yang berbeda. Selain itu, cara penulisan surat niaga juga berbeda bergantung pada kepentingan dan rencananya.

Secara umum, pengertian surat niaga adalah surat resmi yang dibuat oleh pemilik usaha, yang bisa berupa perseorangan maupun perseroan, sebagai media komunikasi dengan pihak klien maupun pihak lain yang berhubungan pada bisnis tersebut.

Fungsi Surat Niaga

Ilustrasi Jenis surat niaga. Sumber: Pexels/Andrea Piacquadio

Berdasarkan berjudul jurnal Pemaragrafan Dalam Surat Niaga Bahasa Indonesia, Soeisniwati Lidwina, (2009: 81), surat niaga memiliki beberapa fungsi, di antaranya adalah sebagai bukti nyata perjanjian hitam di atas putih dan sebagai arsip.

Selain itu, surat niaga juga dapat berfungsi sebagai perwakilan dalam berurusan dengan lawan bicara. Tidak jarang juga, surat niaga difungsikan sebagai pedoman dalam menjalankan tugas, media promosi, maupun bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan.

Jenis Surat Niaga

Ilustrasi Jenis surat niaga. Sumber: Pexels/Karolina Grabowska

Interaksi yang terjadi dalam bisnis sangatlah beragam. Dengan demilikan, jenis surat niaga yang digunakan juga akan berbeda dan disesuaikan dengan kebutuhan kondisi dan kebutuhan bisnis.

Berikut ini adalah beberapa jenis-jenis surat niaga dengan penjelasan singkatnya.

1. Surat Niaga Perkenalan

Surat niaga perkenalan adalah jenis surat yang dibuat dengan tujuan memperkenalkan barang atau jasa yang ditawarkan oleh perusahaan. Surat jenis ini akan mencantumkan kelebihan produk, harga, serta beberapa promo yang sedang berlangsung.

2. Surat Niaga Penawaran

Surat niaga penawaran adalah surat yang dibuat oleh pihak penjual untuk menawarkan barang dan jasa. Surat ini juga bertujaun untuk menjadi dokumentasi proses permintaan dan penawaran suatu produk.

3. Surat Niaga Permintaan Penawaran

Surat niaga permintaan penawaran adalah surat yang dibuat calon pembeli kepada penjual supaya pihak penjual dapat menawarkan produknya. Pihak calon pembeli akan menyanyakan harga, spesifikasi, dan lain sebagainya.

4. Surat Niaga Pesanan

Surat niaga pesanan adalah surat yang dibuat setelah surat permintaan penawaran jika pihak calon pembeli berminat memesan produk. Calon pembeli akan menyampaikan berbagai permintaan pada pihak penjual tentang produk atau jasa.

5. Surat Niaga Penolakan Penawaran

Surat niaga penolakan penawaran adalah surat yang dibuat jika pada proses negosiasi terjadi ketidakcocokan. Surat ini tetap harus ditulis dengan menggunakan bahasa yang sopan sehingga tidak ada kesan merendahkan antara kedua belah pihak.

6. Surat Niaga Konfirmasi Pesanan

Surat niaga konfirmasi pesanan adalah surat yang dibuat oleh penjual untuk memastikan jenis barang atau jasa yang dipesan, metode pembayaran, serta detail pengiriman lainnya.

Baca juga: 6 Jenis Surat Lamaran Pekerjaan dan Penjelasannya

Perlu diketahui bahwa surat niaga merupakan jenis surat resmi dan harus ditulis dengan bahasa baku. Beberapa hal yang penting dicantumkan dalam surat niaga adalah kop, nomor surat, perihal, tanggal, alamat, salam pembuka, isi, salam penutup, tanda tangan, dan jabatan pengirim. (REY)