Pengertian Notulen dan Fungsinya yang Perlu Diketahui
Ragam Info
·waktu baca 2 menit
Tulisan dari Ragam Info tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarNotulen adalah catatan singkat mengenai jalannya suatu rapat serta yang hal yang dibahas dan diputuskan. Notulen biasanya dibuat oleh seorang notulis yang bertanggung jawab untuk mencatat dengan teliti setiap detail yang dibahas dalam pertemuan tersebut.
Menurut buku Komunikasi Bisnis, edisi 3, Djoko Purwanto, M.B.A (2006:268), notulen mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Laporan pertemuan adalah suatu laporan resmi yang cakupan bahasannya lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konferensi penting.
Fungsi Notulen yang Perlu Diketahui
Bisa dikatakan notulen adalah hasil suatu pembicaraan rapat yang telah ditulis dengan rapi. Fungsi utama notulen adalah untuk menjaga dan merekam informasi penting agar tidak hilang atau terlupakan.
Dalam bisnis atau organisasi, notulen memiliki peran yang sangat penting. Notulen bersifat ringkas, padat, dan sistematis. Ia harus dapat mencakup keseluruhan pembahasan rapat dengan bahasa yang mudah dipahami dalam waktu singkat.
Berikut beberapa fungsi notulen rapat yang yang perlu diketahui.
1. Sebagai Bukti Tertulis Rapat atau Sidang
Fungsi utama notulen, yakni sebagai bukti tertulis bahwa suatu rapat atau sidang telah dilaksanakan. Baik itu telah mencapai kesimpulan atau belum mencapai kesimpulan.
2. Dapat Mengukur Kesuksesan Rapat atau Sidang
Apa pun hasil dari sebuah rapat atau sidang perlu dicatat dalam notulen. Catatan ini berfungsi untuk mengukur sukses atau tidaknya suatu rapat atau sidang.
3. Menjadi Pedoman Pelaksanaan Hasil Keputusan
Dalam sebuah rapat atau sidang, biasanya ada keputusan yang diambil di akhir. Notulen berfungsi menjadi pedoman dilaksanakannya sebuah hasil keputusan rapat atau sidang.
Baca juga: Pengertian dan Langkah-langkah Metode Ilmiah
Seperti Apa Susunan Penulisan Notulen yang Baik?
Notulen ditulis secara real-time seiring dengan berjalannya rapat dan berkonsentrasi pada hasil serta tindakan yang berorientasi pada tujuan rapat. Berikut susunan penulisan notulensi.
1. Kepala Notulen
Isi dari kepala notulen adalah sebagai berikut.
Nama organisasi atau komite atau perusahaan atau kelompok
Nama dan tema yang dibahas
Hari dan tanggal
Waktu pelaksanaan
Tempat pelaksanaan
Peserta rapat (seluruh orang yang mengikuti rapat tanpa terkecuali dan jabatannya)
2. Isi Notulen
Isi notulen secara umum:
Pembukaan notulen
Poin-poin diskusi
Hasil rapat
Waktu berakhirnya rapat
3. Akhir Notulen
Akhir notulen diisi dengan:
Agenda yang diusulkan untuk pertemuan berikutnya
Waktu diadakan pertemuan berikutnya
Penandatanganan notulen (nama, jabatan, dan tanda tangan)
Jadi, dalam sebuah pertemuan, pengertian notulen adalah sebagai bukti dari jalannya sebuah rapat dan hal-hal penting yang disampaikan dalam rapat tersebut. Semoga ulasan ini dapat memberi manfaat! (VAN)