Pengertian TOR beserta Manfaat dan Struktur Penulisannya

Ilustrasi TOR adalah. Sumber: pexels.com/Karolina Grabowska

TOR adalah singkatan dari term of references. Pengertian TOR adalah dokumen atau berkas yang berisi penggambaran serta perjanjian-perjanjian antara para pihak dalam proyek, dengan kata lain, TOR adalah acuan dalam pelaksanaan sebuah proyek.

Dalam Bahasa Indonesia, TOR adalah Kerangka Acuan Kerja atau KAK. TOR dibuat oleh tim project manajemen yang sudah dipercaya untuk menyusun TOR dalam pelaksanaan proyek.

Pengertian dan Manfaat TOR

Ilustrasi TOR adalah. Sumber: pexels.com/Tiger Lily

Mengutip buku Manajemen Pelatihan oleh Dr. June Kuncoro Hadiningrat, M.Sc., M.Si (2023: 88), TOR adalah penjelasan lengkap dalam bentuk berkas atau dokumen tentang landasan, tujuan, dan struktur suatu proyek.

TOR juga berisi perjanjian, jadwal, pertemuan, dan negosiasi yang sudah atau akan dilakukan oleh pihak-pihak yang terkait dengan proyek tertentu. Tujuan dan manfaat pembuatan TOR adalah sebagai berikut:

Struktur Penulisan TOR

Ilustrasi TOR adalah. Sumber: pexels.com/Mikhail Nilov

Secara umum dapat dipahami bahwa TOR berisi penggambaran lengkap mengenai rencana besar sebuah proyek. Namun, sebenarnya apa saja isi dari struktur sebuah TOR?

Ada beberapa elemen penting yang harus ada dalam setiap pembuatan atau penyusunan TOR yang sesuai dengan kaidah What, Why, Who, When, Where, How, dan How Much. Struktur TOR adalah sebagai berikut:

1. Latar Belakang

Latar belakang mewakili konsep Why. Latar belakang berisi penjelasan mengenai latar belakang pelaksanaan sebuah proyek atau program dengan rinci dan detail. Bagian ini menjabarkan mulai dari landasan, ide sampai dengan konsepnya. Dasar hukum dan kebijakan juga dijelaskan pada bagian latar belakang ini.

2. Uraian Kegiatan

Uraian kegiatan adalah bagian yang menjelaskan mengenai apa jenis kegiatan proyek atau program (How) yang akan dilaksanakan dengan menyertakan batasan-batasan kegiatan.

3. Maksud dan Tujuan

Sama seperti latar belakang, maksud dan tujuan juga sebagai gambaran dari Why. Bagian ini harus dapat menerangkan apa saja maksud dan tujuan dari dilaksanakannya proyek tersebut. Juga menuliskan apa hasil akhir yang diharapkan dan manfaat yang bisa didapatkan dari proyek atau program tersebut.

4. Metode dan Tahapan

Metode dan tahapan menjelaskan mengenai bagaimana (How) proyek atau program tersebut akan dilaksanakan. Metode apa yang akan digunakan, apa saja tahapan pelaksanaannya mulai dari awal sampai akhir, termasuk komponen-komponen penting yang dapat mendukung pencapaian proyek.

Cantumkan juga materi berupa dokumen pendukung, hasil wawancara, data, workshop, Focus Group Discussion (FGD) dan laporan hasil observasi yang sudah atau perlu dilakukan terkait dengan rencana proyek atau program.

5. Jadwal dan Tempat

Tuliskan jadwal (When) dan tempat (Where) yang sudah disetujui untuk melakukan pertemuan, pra-kunjungan, dimulainya proyek di lapangan, sampai dengan jadwal pertemuan penting dengan pihak klien.

Bisa juga dengan menyertakan time table yang berisi kapan, berapa lama, dan di mana proyek atau program tersebut akan dilaksanakan.

6. Produk atau Jasa (Output)

Jika ada output atau produk (What) yang dihasilkan dari proyek atau program tersebut perlu menuliskan segala sesuatunya. Ini mulai yang berhubungan dengan perencanaan produksi atau jasa, prosesnya, workshop, hingga dengan siapa yang akan mempresentasikan produk tersebut.

7.Tim Evaluasi

Tim Evaluasi (Who) memuat spesifikasi siapa saja yang akan tergabung dalam tim pengerjaan proyek atau program. Mulai dari data diri masing-masing anggota tim, keterampilan atau kemampuan khusus yang dimiliki, pengalaman mengerjakan proyek atau program lain sebelumnya, dan berapa jumlah keseluruhan anggota tim yang akan bekerja.

8.Logistik dan Anggaran

Logistik dan anggaran adalah bagian yang memuat Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang disusun secara detail dan lengkap. RAB akan dibutuhkan selama proyek berjalan dan memuat rincian mengenai berapa (How much) nominal gaji, akomodasi perjalanan, penggantian biaya.

Dan juga apa saja fasilitas yang dibutuhkan untuk memperlancar jalannya proyek atau program, seperti transportasi, hotel, konsumsi, alat tulis (ATK) dan komputer/laptop, layanan jaringan internet dan sebagainya.

9.Pelaksana dan Penanggung Jawab

Selain tim yang akan bekerja, pelaksana dan penanggung jawab juga perlu dirinci dalam TOR.

Baca juga: Manfaat Proposal Usaha dan Strukturnya

Dalam penyusunannya, TOR adalah proses yang harus dibuat dengan baik dan sedetail mungkin. Struktur juga harus dituliskan secara lengkap. Semoga penjelasan ini dapat membantu menyusun TOR atau term of reference terkait proyek yang akan dilaksanakan.(IND)