Prosedur Pengawasan Kearsipan Dilakukan melalui Kegiatan Apa?

Ilustrasi prosedur pengawasan kearsipan dilakukan melalui kegiatan. Sumber: pexels.com/cottonbro.

Prosedur pengawasan kearsipan dilakukan melalui kegiatan resmi yang diatur dalam undang-undang. Arsip dalam suatu instansi atau lembaga harus ditata dan dikelola dengan prosedur standar.

Arsip resmi tidak bisa dilihat sembarang orang. Pengawas suatu sistem kearsipan ditetapkan secara khusus, termasuk dengan batasan-batasan kegiatan yang boleh dilakukan.

Prosedur Pengawasan Kearsipan Dilakukan Melalui Kegiatan

Ilustrasi prosedur pengawasan kearsipan dilakukan melalui kegiatan. Sumber: pexels.com/PavelDanilyuk.

Dikutip dari Bimbingan Teknis, Supervisi dan Pengawasan Kearsipan, oleh Siti Nur Aeni (Arsip Nasional RI) di anri.go.id, pengawasan kearsipan adalah kegiatan untuk menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan.

Pengawasan kearsipan dilakukan oleh tim pengawasan internal dan eksternal. Masing-masing tim terdiri dari pengarah, penanggung jawab, ketua dan anggota. Sedangkan instansi yang diawasi, antara lain lembaga negara, pemerintah daerah, PTN dan sebagainya.

Prosedur pengawasan kearsipan dilakukan melalui kegiatan perencanaan program, pelaksanaan dan pelaporan. Berikut ini penjelasannya.

1. Perencanaan Program

Perencanaan kegiatan dilakukan setahun sekali yang dituangkan dalam Program Kegiatan Pengawasan Kearsiapan Tahunan (PKPKT). PKPKT nasional disusun oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). PKPT instansi atau lembaga disusun oleh instansi terkait.

Sistematika PKPT terdiri dari pendahuluan, dasar penyusunan, program kerja dan penutup. Sedangkan PKPT tersebut meliputi:

1. Jadwal pelaksanaan.

2. Objek pengawasan.

3. Prioritas.

4. Anggaran.

5. Jenis dan metode pengawasan.

6. Langkah kerja.

2. Pelaksanaan Pengawasan Kearsipan

Pelaksanaan pengawasan kearsipan meliputi kegiatan audit dan monitoring. Sedangkan urutan proses pelaksanaannya adalah sebagai berikut.

1. Persiapan: Kegiatannya meliputi melengkapi kebutuhan administrasi tim audit kearsipan dan penyusunan Rencana Kerja Audit (RKA) Kearsipan.

2. Pelaksanaan: Kegiatannya meliputi entry meeting, pengisian formulir audit kearsipan, penyusunan Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS) atau Risalah Hasil Monitoring Sementara (RHMS) dan exit meeting.

3. Pelaporan Hasil Pengawan Kearsipan

LAKE (Laporan Audit Kearsipan Eksternal) dan LAKI (Laporan Audit Kearsipan Internal) harus dilaporkan pada ANRI paling lambat tanggal 31 Agustus tiap tahun. LAKE disusun berdasarkan RHAS, sedangkan LAKI disusun berdasarkan RHMS.

Sistematika pelaporannya adalah:

1. Pendahuluan.

2. Uraian Hasil Pengawasan.

3. Kesimpulan.

LAKE ditandangani oleh Kepala Pusat Akreditasi atau Sekretaris Daerah, dan disampaikan pada pimpinan objek pengawasan. Sedangkan LAKI ditandatangani oleh pengarah tim pengawas dan kepala unit kearsipan, dan disampaikan pada tiap objek pengawasan.

Prosedur pengawasan kearsipan dilakukan melalui kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan yang terstruktur. Bagi yang belum paham, ANRI memberikan banyak bimtek melalui pertemuan langsung, artikel di situsnya dan akun YouTube. (lus)

Baca juga: 5 Sistem Kearsipan dalam Penyimpanan Arsip Secara Umum