Sarana Penataan Arsip Inaktif Sebagai Fasilitas Fisik Pengarsipan

Ilustrasi. Sarana penataan arsip inaktif adalah. Sumber: Pexels / Element5 Digital

Arsip merupakan salah satu hal penting untuk mengamankan dokumen yang telah digunakan atau telah terjadi sebagai bentuk inventaris. Arsip secara fungsi terbagi menjadi dua macam yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Adapun sarana penataan arsip inaktif adalah salah satu pengarsipan yang dilakukan.

Arsip dapat mempermudah siapa pun termasuk di dalamnya lembaga negara maupun organisasi masyarakat untuk menyampaikan berbagai hal yang telah terjadi sebelumnya.

Sarana Penataan Arsip Inaktif Adalah Fasilitas Fisik Pengarsipan

Ilustrasi. Sarana penataan artsip inaktif adalah. Sumber: Pexels / Pixabay

Dikutip dari website resmi djkn.kemenkeu.go.id, arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai macam bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi massa dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Arsip terbagi menjadi dua macam yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis menjadi salah satu macam arsip yang cukup banyak digunakan di era saat ini. Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung oleh pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.

Arsip dinamis memiliki beberapa jenis yang salah satu jenisnya yaitu arsip inaktif. Arsip inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Pada arsip inaktif terdapat sarana penataan arsip yang digunakan untuk mengamankan dokumen yang sudah jarang digunakan.

Sarana penataan arsip inaktif adalah perlengkapan dan fasilitas yang mendukung proses pengaturan fisik dan pengelolaan informasi arsip yang jarang digunakan. Sebagai contoh yakni boks arsip, map gantung, ordner, rak arsip dan lemari arsip serta sistem informasi dan dokumen pendukung termasuk daftar arsip inaktif dan records center sebagai tempat penyimpanan terpusat.

Sarana penataan arsip inaktif memiliki beberapa fungsi penting untuk menjaga berkas tetap aman dan terjaga. Berikut beberapa fungsi sarana penataan arsip inaktif.

1. Penyimpanan yang aman dan tahan lama.

2. Pengaturan fisik.

3. Pendataan dan informasi

4. Aksesibilitas dan efisiensi.

Demikian informasi mengenai sarana penataan arsip inaktif adalah salah satu cara untuk mengamankan berkas atau dokumen melalui berbagai sarana fisik. Semoga dapat menambah informasi dan dapat bermanfaat. (RFL)

Baca juga: Pengelolaan Arsip Dinamis: Pengertian dan Tahapannya