Susunan Format Surat Resmi dan Penjelasannya

Ilustrasi susunan format surat resmi. Sumber foto: Unplash

Surat resmi menjadi alat komunikasi yang sangat penting sejak dulu sampai saat ini. Meskipun teknologi komunikasi sudah berkembang pesat, tetapi peranan surat resmi belum dapat digantikan. Oleh karena itu, penting bagi orang-orang untuk tahu susunan format surat resmi sebelum membuatnya.

Surat resmi adalah surat yang menyangkut masalah resmi sehingga digunakan untuk berbagai keperluan formal. Dalam penulisannya, surat resmi memiliki berbagai ciri tertentu yang harus ada di dalam isinya.

Susunan Format Surat Resmi

Ilustrasi susunan format surat resmi. Sumber foto: Unplash

Mengutip dari buku Mahir Menulis Surat Resmi dan Surat Pribadi Untuk SMP/MTs, Nadya Safira, dkk. (hal 8), penulisan sebuah surat resmi yang baik mengandung bagian-bagian yang memenuhi persyaratan sebuah unsur surat yang sesuai.

Susunan format surat resmi terdiri dari kepala surat, tanggal surat, nomor surat, lampiran, perihal, alamat, salam pembuka, pembuka surat, isi surat, penutup surat, salam penutup, tanda tangan pengirim, nama jabatan penanda tangan surat, dan tebusan. Adapun penjelasan dari susunan format di atas bisa diketahui sebagai berikut ini.

1. Kepala Surat

Pada setiap surat resmi selalu dicantumkan kepala atau kop surat. Biasanya, bentuk kop tersebut harus menyolok, disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik, berisikan indentitas penulis atau pengirim surat, terdapat informasi tentang organisasi, dan dijelaskan tentang nama kantor, alamat lengkap, serta nomor telepon dan lambang.

2. Nomor Surat

Surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi selalu disertai dengan penomoran surat. Ada beberapa komponen yang harus termuat di dalam nomor surat sesuai dengan kepentingan substansi surat, yaitu nomor surat keluar, nomer kode, dan tahun.

3. Tanggal Surat

Tanggal surat berfungsi untuk menunjukkan kapan surat ditulis. Tanggal surat tidak perlu didahului nama kota karena sudah tercantum pada kepala surat.

4. Lampiran

Setiap pembuatan surat resmi, biasanya menyertakan lampiran. Lampiran adalah penjelas atas jumlah dokumen yang disertakan dalam surat.

5. Perihal

Perihal adalah salah satu elemen penting dalam pembuatan surat resmi. Perihal berfungsi untuk memudahkan penerima mengetahui persoalan isi pokok surat. Maka dari itu, bagian surat ini diisi sesuai dengan maksud surat.

6. Alamat Tujuan Surat

Alamat tujuan dimaksudkan sebagai pengontrol siapa yang berhak menerima surat.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka adalah salah satu elemen penting dalam membuat surat sebagai salah satu tanda penghormatan dan pintu komunikasi terhadap orang yang diharapkan. Salam pembuka yang lazim digunakan dalam surat resmi adalah dengan hormat. Cara penulisannya diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

8. Isi Surat

Isi surat merupakan bagian terpenting dari keseluruhan bagian surat resmi. Secara umum, isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu pembuka, isi, dan penutup.

9. Salam Penutup

Salam penutup merupakan tanda atau ungkapan rasa hormat dari penulis surat, sekaligus sebagai pemberitahuan bahwa surat sudah selesai. Cara penulisannya diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

10. Penanggung Jawab Surat

Penanggung jawab surat adalah siapa yang bertanggung jawab atas surat yang ditulis tersebut. Bagian ini meliputi tanda nama, tangan pengirim, nama jabatan penandatangan surat, dan nomor identitas penulis (jika ada).

11. Tembusan

Tembusan berfungsi sebagai penunjuk bahwa ada pihak lain yang terkait, sehingga harus mengetahui isi surat secara lengkap. Tembusan tidak perlu dituliskan kata pertinggal, arsip, file dan Yth.

Baca juga: 2 Contoh Surat Undangan Resmi Beserta Struktur

Pemaparan susunan format surat resmi di atas bisa dijadikan sebagai panduan untuk menulis surat resmi yang baik. Semoga membantu. (NTA)