Tugas Pengadministrasi Umum dalam Sebuah Instansi

Ilustrasi untuk tugas pengadministrasi umum. Sumber: pexels.com/Pavel Danilyuk

Tugas pengadministrasi umum dalam sebuah instansi di antaranya berkaitan dengan pencatatan dan pengelolaan dokumen administrasi. Seorang pegawai administrasi bertanggung jawab pada segala tugas keadministrasian sebuah instansi.

Administrasi memiliki peranan penting dalam berjalannya operasional perkantoran. Tugas-tugas administrasi harus dilakukan dengan baik agar fungsi perkantoran dapat berjalan dengan lancar.

Ketahui Tugas Pengadministrasi Umum

Ilustrasi untuk tugas pengadministrasi umum. Sumber: pexels.com/RDNE Stock Project

Menurut buku Administrasi Umum untuk SMK/MAK Kelas X oleh Dra. Enny Pujiasri, M.M., Tuginem, S.Pd., M.Pd., Badrus Suryadi, S.Pd., M.M. (2018: 2), administrasi berasal dari bahasa latin, yaitu ad+midnistrare yang berarti melayani, membantu, dan memenuhi. Pengertian administrasi dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu administrasi secara sempit dan secara luas.

Secara sempit, administrasi disamakan dengan kegiatan Tata Usaha yang berarti suatu pekerjaan yang sifatnya mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan tulis menulis, surat menyurat, dan mencatatat atau membukukan semua perubahan yang terjadi dalam organisasi.

Secara luas, administrasi merupakan kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan semua sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi umum adalah sekumpulan kegiatan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan dengan mendayagunakan SDM untuk mencapai tujuan organisasi.

Tugas-tugas pengadministrasi umum mencakup unsur-unsur berikut ini:

1. Organisasi

Rangkaian kegiatan mengelompokkan orang-orang, tugas, wewenang, dan tanggung jawab serta hubungan di antara para pekerja atau unit-unit tugas.

2. Manajemen

Rangkaian kegiatan menggerakkan orang-orang dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama tercapai secara optimal.

3. Komunikasi

Rangkaian kegiatan menyampaikan warta dari satu pihak kepada pihak lain baik internal maupun eksternal dalam usaha kerjasama yang bersangkutan.

4. Kepegawaian

Kepegawaian merupakan rangkaian kegiatan mengelola tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama yang bersangkutan, mulai dari proses penerimaan, penempatan, pendayagunaan, sampai pada pensiun/pemberhentian.

5. Keuangan

Rangkaian kegiatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama yang meliputi penentuan sumber biaya, cara memperoleh, serta mempertanggungjawabkannya.

6. Perbekalan

Rangkaian kegiatan merencanakan, mengadakan, mengatur, penggunaan, mendaftar/menginventarisasi, memelihara, sampai pada menyingkirkan barang-barang perlengkapan yang sudah tidak dipergunakan lagi, dalam usaha kerja sama.

7. Tata Usaha

Rangkaian kegiatan pelayanan terhadap penyelenggaraan kerja sama yang kegiatannya meliputi menghimpun, pencatatan, mengolah, menggandakan, mengirim, pengelolaan dokumen administrasi, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

8. Hubungan Masyarakat

Rangkaian kegiatan untuk menciptakan hubungan yang harmonis dengan publik, baik internal maupun eksternal agar mendapat dukungan secara sadar dan sukarela agar tujuan kerja sama yang telah ditentukan dapat tercapai secara optimal.

Secara singkat, tugas-tugas pengadministrasi umum adalah sebagai berikut:

Itulah penjelasan mengenai tugas-tugas pengadministrsi umum dalam sebuah instansi. Semoga dapat menambah wawasan mengenai tugas-tugas yang berkaitan dengan administrasi umum.(IND)

Baca juga: 6 Tugas Pengadministrasi Perkantoran yang Wajib Diketahui