Merawat Ingatan Kota, dari Penjilidan hingga Digitalisasi
Dosen Komunikasi Terapan di Universitas Sebelas Maret
·waktu baca 7 menit
Tulisan dari Rony K Pratama tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarDi meja pelatihan, buku lama tidak lagi dilihat sekadar sebagai benda rusak. Punggung buku yang mulai lepas, kertas yang rapuh, halaman yang sobek, dan dokumen yang menguning justru menjadi pintu masuk untuk membicarakan hal yang lebih besar: bagaimana sebuah informasi dapat bertahan, tetap terbaca, dan terus dimanfaatkan.
Bagi pengelola informasi, kerusakan koleksi bukan hanya persoalan fisik. Ketika bahan pustaka rusak, naskah rapuh, atau arsip sulit dibuka kembali, yang terancam bukan semata bendanya, melainkan juga pengetahuan yang tersimpan di dalamnya. Dalam konteks kota seperti Surakarta, persoalan itu menjadi semakin penting karena banyak koleksi lokal, naskah, dan sumber informasi budaya yang nilainya tidak selalu bisa digantikan.
Kesadaran tersebut menjadi dasar kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat yang diselenggarakan oleh Riset Grup Media Informasi dan Perpustakaan, Program Studi D3 Perpustakaan Sekolah Vokasi Universitas Sebelas Maret, bekerja sama dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta. Kegiatan bertema “Peningkatan Kompetensi Preservasi Informasi Berbasis Kearifan Lokal bagi Pengelola Informasi di Kota Surakarta” ini berlangsung pada Kamis–Jumat, 25–26 Juni 2026, di Aula Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta.
Kegiatan tersebut diikuti oleh 30 peserta dari berbagai lembaga pengelola informasi di Kota Surakarta. Mereka berasal dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta, Perpustakaan Masjid Agung Surakarta, Pura Mangkunegaran, Sasana Pustaka Keraton Surakarta, Perpustakaan Kampung Serengan, Perpustakaan Kampung Sumber, dan Perpustakaan Kampung Gandekan.
Preservasi yang Sering Datang Terlambat
Kerusakan koleksi biasanya tidak terjadi secara tiba-tiba. Ia datang pelan-pelan. Lem buku yang melemah, kertas yang menguning, debu yang menempel, kelembapan ruang yang tidak terkontrol, hingga cara memegang dan menyimpan koleksi yang kurang tepat. Karena berlangsung perlahan, kerusakan seperti ini kerap baru disadari ketika kondisinya sudah cukup berat.
Padahal, dalam dunia perpustakaan dan pengelolaan informasi, mencegah sering kali jauh lebih penting daripada memperbaiki. Preservasi tidak hanya berarti menambal halaman yang sobek atau menjilid ulang buku yang lepas. Preservasi juga berarti membuat keputusan sejak awal: koleksi mana yang perlu diprioritaskan, bahan apa yang aman digunakan, bagaimana cara menyimpan, dan kapan sebuah koleksi perlu dialihmediakan.
Ketua tim pengabdian, Katrin Setio Devi, menekankan bahwa kegiatan ini dirancang untuk memperkuat keterampilan praktis para pengelola informasi. Menurutnya, preservasi tidak berhenti pada upaya merawat bahan pustaka secara fisik, tetapi juga memastikan informasi di dalamnya tetap dapat dimanfaatkan secara berkelanjutan.
“Acara ini menjadi bentuk kolaborasi untuk memperkuat kompetensi preservasi informasi bagi pengelola informasi di Kota Solo. Harapannya, koleksi perpustakaan, arsip, maupun naskah kuno yang dikelola dapat tetap terjaga, sehingga informasi di dalamnya bisa terus dimanfaatkan oleh masyarakat, baik sekarang maupun pada masa mendatang,” kata Katrin.
Pernyataan itu menempatkan preservasi sebagai kerja jangka panjang. Ia tidak selalu terlihat mencolok, tetapi menentukan apakah sebuah koleksi masih bisa diakses lima, sepuluh, atau puluhan tahun lagi. Di titik inilah keterampilan pengelola informasi menjadi penting. Koleksi yang sama dapat bertahan lebih lama apabila ditangani dengan pengetahuan dan teknik yang tepat.
Solo sebagai Kota Budaya
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta, Heny Ermawati, menyambut baik kegiatan tersebut. Ia melihat kerja sama antara D3 Perpustakaan UNS dan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta sebagai langkah yang dapat terus dikembangkan.
Bagi Heny, Surakarta memiliki kekayaan budaya yang besar. Kota ini menyimpan banyak cerita, arsip, naskah, koleksi, dan sumber informasi lokal yang perlu dijaga. Kekayaan tersebut tidak hanya bernilai historis, tetapi juga memiliki nilai pengetahuan dan potensi pemanfaatan yang tinggi apabila dikelola dengan baik.
“Kerja sama ini sangat baik dan ke depan bisa terus dikembangkan. Kota Solo adalah kota budaya. Banyak hal yang kita miliki dan perlu dilestarikan. Jika koleksi dan informasi itu dirawat dengan baik, nilainya akan semakin tinggi dan manfaatnya bisa dirasakan lebih luas,” ujar Heny.
Pernyataan itu menjadi pengingat bahwa kota budaya tidak hanya dibangun melalui pertunjukan, bangunan bersejarah, atau agenda pariwisata. Kota budaya juga membutuhkan kerja sunyi di ruang perpustakaan, ruang arsip, dan tempat penyimpanan koleksi. Di sanalah ingatan kota dirawat, disusun, dan dijaga agar tidak hilang bersama kerusakan bahan fisiknya.
Buku Bukan Sekadar Tumpukan Kertas
Hari pertama pelatihan dibuka dengan materi penjilidan oleh Rr. Iridayanti Kurniasih, dilanjutkan praktik bersama Bachrul Ilmi. Dari sesi ini, peserta diajak melihat buku sebagai struktur yang saling terhubung, bukan sekadar tumpukan kertas yang disatukan.
Ketika sebuah buku rusak, penanganannya tidak bisa dilakukan sembarangan. Halaman yang lepas, punggung buku yang melemah, atau susunan majalah yang tidak berurutan membutuhkan perhatian berbeda. Menjilid ulang buku bukan hanya soal membuatnya tampak rapi kembali, tetapi juga memastikan koleksi tetap kuat, aman digunakan, dan tidak kehilangan susunan informasinya.
Dalam praktik, peserta belajar bahwa setiap keputusan teknis memiliki konsekuensi. Salah mengukur sampul dapat membuat hasil penjilidan tidak presisi. Salah memilih teknik dapat membuat koleksi tampak selesai diperbaiki, tetapi sebenarnya rentan rusak kembali. Bahkan dalam pekerjaan yang terlihat sederhana, ketelitian menjadi bagian penting dari preservasi.
Sesi berikutnya membahas enkapsulasi dan mending. Zahrina Roseliana Mazidah menjelaskan prinsip perlindungan dokumen rapuh, termasuk perbedaan antara laminasi dan enkapsulasi. Perbedaan ini penting karena tidak semua dokumen boleh diperlakukan dengan cara yang sama. Ada koleksi yang membutuhkan perlindungan tanpa harus menempel langsung pada bahan pelindung.
Praktik mending dipandu oleh Nurlistiani. Peserta belajar menambal bagian dokumen yang sobek, menyambung bagian yang rusak, dan memahami mengapa kerusakan kecil perlu segera ditangani. Sobekan kecil dapat melebar apabila dibiarkan. Lubang kecil pada kertas dapat berkembang menjadi kerusakan yang lebih serius. Dalam preservasi, kepekaan terhadap kerusakan kecil sering kali menjadi awal dari penyelamatan koleksi.
Perlindungan Sederhana yang Sering Diremehkan
Hari kedua berfokus pada portepel dan digitalisasi. Katrin Setio Devi menyampaikan materi tentang portepel sebagai media pelindung koleksi. Sekilas, portepel tampak sederhana. Namun dalam praktik preservasi, media pelindung semacam ini memiliki fungsi penting.
Tidak semua koleksi harus langsung diperbaiki dengan tindakan besar. Sebagian koleksi justru membutuhkan perlindungan yang tepat agar tidak semakin rusak. Portepel dapat membantu melindungi dokumen, naskah, atau koleksi khusus dari debu, gesekan, lipatan, tekanan fisik, dan penanganan langsung yang berulang.
Praktik pembuatan portepel dipandu oleh Siti Nurkamilah. Peserta belajar membuat media pelindung sesuai kebutuhan koleksi. Dalam sesi ini, hal-hal kecil seperti ukuran, lipatan, bahan, dan cara menempatkan dokumen menjadi bagian penting. Media pelindung yang tidak sesuai justru dapat menekan koleksi atau membuatnya sulit diakses. Sebaliknya, media pelindung yang tepat dapat memperpanjang usia koleksi dan memudahkan penyimpanan.
Sesi terakhir membahas digitalisasi yang dipandu oleh Rahmat Setiawan Saefullah. Digitalisasi diperkenalkan bukan sebagai pengganti koleksi fisik, melainkan sebagai cara menjaga nilai informasi dan memperluas akses. Melalui pemindaian, pemeriksaan kualitas, pengelolaan file, dan penyimpanan digital, informasi dalam koleksi dapat dimanfaatkan tanpa harus selalu menyentuh bahan aslinya.
Bagi buku langka, naskah lama, atau koleksi yang rentan, digitalisasi dapat mengurangi risiko kerusakan akibat penggunaan berulang. Namun digitalisasi juga tidak selesai pada proses memindai. File digital perlu diberi nama yang jelas, disimpan dalam struktur yang rapi, dilengkapi informasi deskriptif, dan diamankan melalui cadangan data. Tanpa pengelolaan yang baik, koleksi digital pun dapat hilang, rusak, atau sulit ditemukan kembali.
Menjaga Akses, Bukan Hanya Menjaga Benda
Selama kegiatan berlangsung, peserta aktif mengikuti sesi praktik. Pertanyaan yang muncul banyak berangkat dari persoalan nyata di lembaga masing-masing: bagaimana menangani buku lama, apa yang harus dilakukan pada dokumen yang sobek, bahan apa yang aman digunakan, dan bagaimana memulai digitalisasi dengan alat yang tersedia.
Pertanyaan-pertanyaan itu menunjukkan bahwa preservasi bukan persoalan jauh dari kerja sehari-hari pengelola informasi. Ia hadir di rak koleksi, ruang baca, ruang arsip, lemari penyimpanan, dan meja kerja. Tantangannya pun beragam, mulai dari keterbatasan alat, bahan, ruang, waktu, hingga anggaran.
Karena itu, pelatihan seperti ini tidak dimaksudkan untuk menyelesaikan seluruh persoalan preservasi dalam dua hari. Namun kegiatan ini dapat membuka kesadaran dan memberi bekal awal yang dapat diterapkan. Dari penjilidan, enkapsulasi, mending, portepel, hingga digitalisasi, peserta melihat bahwa perawatan koleksi membutuhkan kombinasi pengetahuan, ketelitian, dan keputusan yang tepat.
Pada akhirnya, preservasi adalah pekerjaan yang sering tidak tampak, tetapi dampaknya panjang. Ia mungkin tidak selalu menghasilkan perubahan besar yang langsung terlihat. Namun dari pekerjaan yang telaten itulah buku yang rusak dapat kembali digunakan, dokumen rapuh dapat lebih aman disimpan, dan informasi penting tetap dapat diakses.
Di kota seperti Surakarta, pekerjaan ini memiliki arti lebih luas. Merawat koleksi berarti merawat ingatan kota. Menjaga arsip, bahan pustaka, dan naskah berarti menjaga jalan bagi masyarakat untuk mengenali sejarah, budaya, dan pengetahuannya sendiri.
Preservasi, dengan demikian, bukan hanya urusan masa lalu. Ia adalah cara memastikan pengetahuan tetap hidup, informasi tetap dimanfaatkan, dan warisan budaya tetap memiliki masa depan.