Arsip Dinamis Menjadi Tanggung Jawab Siapa? Simak Penjelasan Lengkapnya di Sini
Artikel yang membahas seputar sejarah hingga topik sosial lainnya.
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Sejarah dan Sosial tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarArsip dinamis menjadi tanggung jawab siapa menjadi pertanyaan mendasar dalam sistem penyelenggaraan kearsipan yang baik dan tertib di lingkungan lembaga pemerintahan.
Pemahaman terhadap tanggung jawab ini sangat penting untuk menjaga kesinambungan informasi yang dibutuhkan dalam pelaksanaan tugas administrasi publik.
Keberhasilan pengelolaan arsip dinamis sangat bergantung pada kejelasan pelaku utama dalam proses penciptaan hingga penyusutan arsip tersebut.
Arsip Dinamis Menjadi Tanggung Jawab Siapa
Arsip dinamis menjadi tanggung jawab siapa? Dikutip dari jembranakab.go.id dan anri.go.id, pengelolaan arsip dinamis secara hukum merupakan tanggung jawab pencipta arsip, yaitu satuan kerja perangkat daerah atau SKPD.
Pihak ini wajib menjamin bahwa setiap arsip yang tercipta dari aktivitas kelembagaan disusun, dirawat, dan dipelihara sesuai dengan prinsip kearsipan nasional yang tertib dan sistematis.
Tanggung jawab ini mencakup pengendalian penuh atas arsip vital yang menentukan kelangsungan operasional lembaga dan arsip aktif yang sering diakses.
Selain itu juga arsip inaktif yang penggunaannya menurun namun masih memiliki nilai hukum atau administratif.
Pencipta arsip harus menyusun sistem klasifikasi arsip yang sesuai dengan tugas dan fungsi kelembagaannya agar proses pencarian kembali informasi berjalan efektif.
Tak hanya itu, satuan kerja harus memiliki tata naskah dinas, jadwal retensi arsip, serta standar keamanan dan akses untuk menjamin keaslian dan keutuhan arsip dinamis.
Dalam hal pemindahan arsip, satuan kerja diwajibkan memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan agar tidak membebani ruang dan memudahkan pengelolaan.
Tugas ini bukan sekadar administratif, melainkan upaya strategis untuk menjaga memori kelembagaan agar tidak hilang atau rusak akibat kelalaian atau kesalahan teknis.
Penggunaan dan pemeliharaan arsip dinamis juga merupakan bagian dari kewajiban SKPD, di mana lembaga harus menyusun daftar arsip dan menjamin keselamatan dokumen tersebut dari kerusakan fisik maupun kebocoran informasi.
Kategori arsip pun dibagi antara arsip terjaga dan arsip umum, yang masing-masing memerlukan pendekatan perlindungan berbeda.
Selain melindungi isi informasi, pengelola arsip wajib menyediakan akses arsip bagi pihak yang berwenang dengan tetap mengutamakan prinsip keamanan dan kerahasiaan.
Kepatuhan terhadap peraturan ini akan menentukan legitimasi dan integritas lembaga dalam mempertanggungjawabkan tindakannya kepada publik dan negara.
Dalam pelaksanaan penyusutan arsip, pencipta arsip harus merujuk pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang disusun berdasarkan nilai guna administrasi, hukum, dan informasi.
Penyusutan ini mencakup pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip statis, di mana setiap tahap harus disertai prosedur yang benar agar tidak terjadi kehilangan atau penghancuran arsip yang masih bernilai.
Tanggung jawab ini juga mencakup pembuatan dokumentasi formal saat arsip dimusnahkan atau diserahkan ke lembaga kearsipan.
Apabila prosedur ini dilanggar, maka konsekuensi hukum dapat dikenakan kepada pimpinan lembaga yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip tersebut.
Pengelolaan arsip dinamis menjadi bagian penting dari akuntabilitas publik yang wajib dijalankan secara berkelanjutan.
Arsip dinamis menjadi tanggung jawab siapa pun yang bertugas dalam struktur satuan kerja, khususnya pihak yang diberi mandat formal sebagai pengelola kearsipan. (Shofia)
Baca Juga: Sistem Pemerintahan Menurut UUD 1945 Hasil Sidang PPKI Tanggal 18 Agustus 1945