Pemusnahan Arsip di Pemerintah Daerah dengan Retensi di Bawah 10 Tahun
Artikel yang membahas seputar sejarah hingga topik sosial lainnya.
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Sejarah dan Sosial tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarUntuk pemusnahan arsip di lingkungan pemerintah daerah yang memiliki retensi di bawah 10 tahun harus meminta persetujuan kepada siapa merupakan hal penting dalam proses penyusutan arsip yang tertib.
Kepatuhan terhadap prosedur hukum dalam pengelolaan arsip menjadi dasar untuk menjamin validitas tindakan administratif.
Setiap pemusnahan arsip harus dilakukan sesuai dengan ketentuan agar tidak terjadi pelanggaran terhadap tanggung jawab kelembagaan.
Pemusnahan Arsip di Pemerintah Daerah dengan Retensi di Bawah 10 Tahun
Untuk pemusnahan arsip di lingkungan pemerintah daerah yang memiliki retensi di bawah 10 tahun harus meminta persetujuan kepada siapa? Jawabannya adalah Bupati selaku otoritas tertinggi di wilayah administratif yang bersangkutan.
Dikutip dari perpus.ngawikab.go.id, proses ini menjadi tahapan yang wajib dijalankan sebelum kegiatan pemusnahan dilakukan, sebagai bentuk perlindungan terhadap potensi hilangnya data penting yang belum tentu habis nilai gunanya secara substantif.
Permintaan persetujuan ini diawali dengan penyusunan surat permohonan resmi dari kepala organisasi perangkat daerah (OPD) kepada Bupati, setelah Tim Penilai Arsip melakukan kajian dan memberikan rekomendasi melalui surat pertimbangan.
Persetujuan dari Bupati menjadi bentuk legitimasi atas penetapan daftar arsip yang akan dimusnahkan sesuai jadwal retensi yang diatur dalam regulasi daerah.
Diantaranya seperti Peraturan Bupati tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan dan Kepegawaian.
Tahapan selanjutnya adalah penerbitan surat keputusan yang memuat daftar arsip yang telah ditetapkan untuk dimusnahkan, dengan memperhatikan jenis, masa simpan, serta klasifikasi informasi.
Prosedur ini harus melalui pembentukan panitia penilai arsip yang bertugas menyaring dan menilai arsip yang sudah habis masa retensinya berdasarkan acuan peraturan yang berlaku.
Tanpa melalui tahap-tahap ini, proses pemusnahan arsip akan dianggap cacat administrasi dan dapat dikenai sanksi sesuai ketentuan hukum.
Setelah mendapat surat persetujuan dari Bupati, OPD kemudian melakukan pemusnahan secara fisik sesuai ketentuan, dilengkapi dengan berita acara sebagai bukti otentik bahwa kegiatan telah dilakukan berdasarkan mekanisme yang benar.
Dalam pelaksanaannya, bidang perlindungan dan penyelamatan arsip ikut mengawal proses ini untuk memastikan bahwa semua dokumen dimusnahkan secara aman dan tidak disalahgunakan.
Pengawasan ini juga bertujuan menjaga kerahasiaan informasi yang mungkin masih terkandung dalam arsip meskipun telah lewat masa simpannya.
Oleh karena itu, pengelolaan dan pemusnahan arsip bukan hanya soal administratif, tetapi juga menyangkut aspek hukum dan perlindungan data publik.
Pemusnahan arsip yang benar hanya dapat dilaksanakan apabila semua syarat administratif telah dipenuhi, termasuk permohonan yang diajukan secara resmi dan mendapatkan respons tertulis dari pejabat yang berwenang.
Jadi, untuk pemusnahan arsip di lingkungan pemerintah daerah yang memiliki retensi di bawah 10 tahun harus meminta persetujuan kepada siapa, hal ini wajib merujuk pada ketentuan kepala daerah sebagai pengesah akhir. (Shofia)
Baca Juga: Sistem Pemerintahan Menurut UUD 1945 Hasil Sidang PPKI Tanggal 18 Agustus 1945